Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Технология выставочного мероприятия




Организация выставочного мероприятия – это система мероприятий, направленных на демонстрацию товаров по определенной тематике, в заранее определенном месте и в заранее определенные сроки.

Организацию выставочной деятельности разделяют на три этапа:

1. Предвыставочный этап.

2. Выставочный этап – стадия работы выставки.

3. Поствыставочная деятельность.

Предприятие может принимать участие в выставках внутри страны и за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, павильон страны). От способа участия в выставке зависят методы его организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат.

Предприятие самостоятельно участвует в той или иной выставке внутри страны или за рубежом всегда по собственной инициативе и под свою ответственность, и, таким образом, принимает на себя все организационные заботы и, как правило, самостоятельно несет все расходы. В промышленно развитых странах разработана система содействия и экономической поддержки предприятий, главным образом, экспортеров, по принципу: «как можно больше частного участия в как можно большем количестве выставок, проводимых в различных странах».

1. Предвыставочный этап.

Это этап подготовки участия предприятия в выставке. Планирование участия предприятия в выставке – сложный процесс, но необходимый для эффективного участия. Поэтому начинать планирование надо как можно раньше.

В первую очередь планирование участия предполагает разработку плана, по этапам которого будет осуществляться подготовка к выставке. План включает в себя следующие стадии:

1. Заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги. В течении предвыставочного периода фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки.

2. Формирование бюджета выставки. Предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в выставке. Бюджет выставки, как правило, включает в себя восемь статей.

3. Отбор и подготовка персонала для участия в выставке. Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

4. Подготовка и оформление экспозиции, выбор экспонатов, составление плана выставочного стенда. Стенд представляет собой единый комплекс площади, которую устроитель выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.

5. Изготовление рекламно-информационных материалов: информационных листов, плакатов, буклетов, проспектов, технических описаний, прайс-листов, папок стендистов.

Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

· разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

· составление перечня выставляемых продуктов;

· разработка планов коммерческой работы и протокольных мероприятий;

· выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

· определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

· подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

· разработка тематического плана экспозиции;

· заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

2. Выставочный этап.

В рамках осуществления выставочного периода проводятся следующие мероприятия:

1) изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность;

2) бесплатная раздача мелких сувениров;

3) раздача образцов товаров;

4) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации);

5) передача музыкальных программ;

6) демонстрация видеофильмов, слайдов;

7) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.

Работа персонала на выставке.

Основная роль в обеспечении успешного участия фирмы в выставке принадлежит персоналу, занятому в работе данного мероприятия. Первоочередными задачами персонала является привлечение как можно большего числа посетителей стенда, и устанавливая контакты с посетителями, выявление среди них, существующих и потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективной предпринимательской деятельности представительства. К второстепенным задачам работы персонала относятся:

– изучение специфики выставки в целях участия в её работе и в будущем;

– изучение товаров фирм конкурентов, их цен и каналов распределения;

– генерация идей о разработке новых товаров;

– поиск новых посредников;

– поиск новых стратегических партнеров;

– исследование путей и возможностей продвижения товаров на целевые рынки.

3. Поствыставочная деятельность.

На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) Анализ контактов, осуществленных за период работы стенда.

2) Проверка результатов участия.

3) Составление отчета об участии.

4) Оценка эффективности участия предприятия в выставке.

Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия выставки и включает в себя:

– классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены;

– непосредственную проверку «личности» посетителей;

– активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки;

– своевременную подготовку и рассылку образцов (по обязательствам);

– немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных;

– направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них.

Участие в выставке является для предприятия своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели.

Показатели выставочной эффективности.

· Показатели коммерческой эффективности – характеризуют соотношение финансовых затрат и результатов, обеспечивающих требуемую норму доходности. Основным показателем служит финансовый поток реальных денежных средств. Рассчитывается как разность между их притоком и оттоком по каждому виду инвестиционных проектов за период их осуществления.

· Показатели бюджетной эффективности – отражают влияние осуществляемого проекта на повышение доходов и снижение расходов соответствующего бюджета, как федерального, так регионального или местного уровня управления. Здесь основной показатель – бюджетный эффект. Он определяется как превышение доходов соответствующего бюджета над его расходами за период осуществления данного проекта.

· Показатели экономической эффективности – определяют основные экономические результаты проекта с учетом интересов государственных, федеральных, отраслевых и других организаций и хозяйственных субъектов.


Поможем в написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой





Дата добавления: 2015-08-12; просмотров: 707. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2022 год . (0.044 сек.) русская версия | украинская версия
Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7