Покупка, хранение и отпуск материалов

Установление оптимального уровня запасов имеет первостепенное значение для их контроля, однако наша главная задача в данной главе - рассмотреть процедуры производственного учета сырья и материалов.

Заведующий складом (и/или отдел снабжения) несет ответственность за обеспечение оптимального уровня запасов по каждому виду находящихся на хранении материалов, и ему необходимо вести строгий учет количества наличных материалов по каждому виду. Эта учетная информация собирается в складской карточке. Когда запасы тех или иных материалов достигают уровня, когда необходимо пополнение, заведующий сладом заполняет требование для отдела снабжения - приобрести данный материал в размере оптимального заказа.

Отдел снабжения составляет заказ на поставку, где указывает перечень и требуемое количество. Служащий, ответственный за закупки, выбирает соответствующего поставщика, основываясь на информации экспертов, которой располагает отдел, а затем составляет заказ на поставку (договор), в котором содержится просьба к поставщику поставить материалы, перечисленные в заказе.

При отгрузке материалов, поставщик выписывает счет-фактуру (накладную, инвойс), где проставляются все необходимые реквизиты. Покупатель выписывает материально-ответственному лицу (экспедитору) доверенность, на право получения материалов от поставщика.

Когда материал поступил, отдел приемки товара определяет количество, качество поставщика и номер заказа на закупку, к которому он относится. Полная информация о материале заносится в извещение о получении материалов или приходный ордер. При приемке материалов отделом материальных запасов (отделом хранения или складом) их осматривают, сверяют с данными счет-фактуры (накладной) на груз, заполненной поставщиком, и копией заказа на поставку. Известив о получении материалов бухгалтерию (счет-фактура на груз, копия приходного ордера), делаются необходимые записи в соответствующей карточке складского учета.

Планово-производственный отдел (планово-экономический отдел) отвечает за осуществление производственного процесса в соответствии с производственными планами и запланированными уровнями запасов. Формальным основанием для того, чтобы приступить к производству, является заказ на производство (производственное задание, наряд). Планово-экономический отдел также определяет количество и перечень материалов, необходимых для выполнения наряда.

Материалы, отпущенные производственным цехам, отпускаются и контролируются посредством требований на отпуск материалов или лимитно-заборных карт.

Последний этап состоит из следующих операций, осуществляемых бухгалтерией:

• сокращение запасов сырья путем внесения записей об отпущенных ценностях в счета книги запасов;

• фиксация количества и суммы отпущенных материалов на счете, где отражаются данные о материальных затратах на выполняемые в производстве заказы или на счете накладных расходов.

Карточка складского учета может фиксировать только количественные показатели, а стоимостную величину отпуска можно вывести исходя из применяемого метода оценки отпущенных материалов (ФИФО, ЛИФО и т.д.).

Себестоимость товарно-материальных запасов включает в себя все затраты на приобретение и транспортно-заготовительные расходы, связанные с доставкой товарно-материальных запасов к месту их расположения и приведением в надлежащее состояние.

Расходы на приобретение товарно-материальных запасов включают в себя стоимость приобретения, импортных таможенных пошлин и сборов, расходы по сертификации продукции, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям, налоги (кроме тех, которые предприятие в последующем получает обратно в виде зачета, как, например, налог на добавленную стоимость), а также транспортно заготовительные расходы, обслуживание и другие затраты, непосредственно связанные с приобретением запасов. Торговые дисконты, скидки и другие подобные вычеты производятся при определении затрат на приобретение товарно-материальных запасов.

В идеале затраты на транспортировку, требуемые поставщиками должны включаться в закупочную стоимость материалов, если можно эти расходы рассматривать как прямые. Обычно плата за доставку проставляется отдельно в накладной к партии доставленных материалов. Распределение таких расходов между различными материалами в партии должно производиться в соответствии либо со стоимостью, либо с весом материалов. Если эти расходы незначительны (несущественны), то можно упростить учет и отнести их к Производственным накладным расходам.

Затраты на перемещение материалов после оприходования на склад - это затраты, связанные с приемкой, складированием, выдачей и передвижением грузов внутри предприятия после их первоначального оприходования, Куда включать такие затраты? Один подход заключается в том, чтобы включать эти расходы в затраты на материалы, установив отдельную норму расходов на перемещение материалов в зависимости от их стоимости. Альтернативный подход заключается в установлении нормы расходов на перемещение материалов в зависимости от их веса. Однако установление отдельной нормы расходов на перемещение материалов требует слишком много времени и средств, плюс ко всему эта норма может часто пересматриваться, и по этой причине многие компании включают эти расходы в производственные накладные расходы, руководствуясь принципом "затраты-выгоды".