ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93

Нормативные и нормативно-методические документы общегосударственного действия:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

- основные правила работы архивов организаций

- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и др.

 

 

1. Виды документов

Вид документа – обозначение наименования документа

Организационно-распорядительные документы (ОРД) включают три группы:

- организационные (устав, инструкция, штатное расписание…)

- распорядительные (приказы, указания, постановления, решения …)

- информационно-справочные (служебные письма, справки, обзоры …)

По стадиям создания:

- черновик

- беловик (чистовик)

- подлинник или оригинал

- копия документа (факсимильная или свободная)

- отпуск (который остается в организации)

- дубликат (второй экземпляр подлинного документа)

- выписка (копия части документа)

- автограф

По срокам хранения:

- постоянного (бессрочного) хранения

- документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет)

- документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет)

По месту составления:

- внутренние

- внешние (входящие и исходящие)

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1. Юридическую силу документов

2. Оперативное и качественное их исполнение и поиск

3. Возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники

4. Качество документов как исторических источников

Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р 6.30-2003

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа

Формуляр документа – совокупность реквизитов, из которых состоит документ

Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов.

Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

 

Состав реквизитов документов и правила их оформления

01 – Государственный герб Российской федерации (строго по центру над наименованием организации, многоцветное, одноцветное и без геральдического щита) Законом «О Государственном гербе Российской Федерации» допускается изображение герба в многоцветном, одноцветном варианте и без геральдического щита в виде главной фигуры – двуглавого орла с атрибутами: в правой лапе орла – скипетр, в левой – держава.

02 – Герб субъекта Российской федерации

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Располагаются либо над наименованием организации, либо слева от наименования организации.

04 – код организации – автора документа. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется:

- общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ)

Если унифицированная форма, то в правом верхнем углу, если нет – то по ширине.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (13 знаков). присваивается налоговыми органами.

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (10 знаков/9 знаков)

07 – код формы документа

08 – наименование организации – автора документа. В соответствии с учредительными документами организации. Если в уставе есть краткое, то в под наименованием в скобках.

09 – справочные данные об организации – авторе документа

Может быть почтовый адрес, сначала улица, дом, город, индекс.

Электронная почта, номер лицензии, факс или телефон.

10 – наименование вида документа. Ниже наименования организации через 2 интервала. «Письмо не указывается».

11 – дата документа

Способы оформления даты а организационно-распорядительных документах:

- цифровой способ (10 знаков) – арабскими цифрами: 18.02.2013

- словесно-цифровой способ: 18 февраля 2013 г.

12 – регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (проставляется только на ответных письмах)

14 – место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизиту «наименование организации».

15 – адресат. Располагается в правой верхней части документа. Адресатом может быть организация, структурное подразделение, руководитель. При адресовании юридическому лицу (наименование организации, структурного подразделения и кому) инициалы указываются перед фамилией и ставиться пробел между фамилией и инициалами. А при адресовании физическому лицу инициалы находятся за фамилией. На одном документе указывается не более 4 адресов. Если постоянный корреспондент или вышестоящая организация, то адрес не указывается.

04.03.2013

16 – Гриф утверждения документа. Располагается в верхней правой части документа. Максимально состоит из следующих элементов (разделяется между собой 1,5 междустрочным интервалом)

1. Ключевой глагол (утвержден).

УТВЕРЖДЕН

Приказом Министра

здравоохранения России

от 15.05.2012 №36

2. Утверждение должностным лицом. Форматирование по левому краю или по центру по самой длинной строке. Инициалы перед фамилией.

УТВЕРЖДАЮ

Президент ОАО «»

Подпись Е. А. Султанов

15.05.2012

 

3. Дата. Цифровой или словесно-цифровой способ (если заранее, то число проставляется от руки)

 

17 – резолюция. Оформляется в верхней правой части документа. Обычно от руки. Оформляется инициалы за фамилией. Если несколько исполнителей, то первым указывается ответственный исполнитель.

Каревой Я. Д.

Свяжитесь с музеем…

Личная подпись

28.07.2012

 

18 – заголовок к тексту. Если формат А4 то есть всегда. Содержит краткое описание текста. Оформляется с предлога о или об. В конце заголовка точка не ставится.

Письмо – Об открытии фирмы

Протокол – заседания правления

19 – отметка о контроле. Данный реквизит означает, что срок выполнения документа контролируется службой ДОУ. Отметку о контроле проставляют на верхнем поле документа справа, как правило с помощью штампа «Контроль»

20 – текст документа. Тексты оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Должен быть написан деловым стилем: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. Страницы проставляются в верхней части посередине.

21 – отметка о наличие приложения. Приложения бывают:

1. Документы-приложения, направляемые с сопроводительным письмом, а так же документы, дополняющие основной (таблицы, диаграммы…)

2. Документы приложения к нормативным или распорядительным документам, которые ими или утверждены, или приводятся в действие. (инструкция, правила..)

1. Если приложения упомянуты в тексте, то Приложение: на 2 л. в 3 экз.

2. Если в тексте не названы, то Правила по составлению… на 10 л. в 2 экз.

3. Если к приложению есть приложение, то Письмо Минздрава… и приложение к нему, всего на 12 л.

4. Если документ по нескольким адресам, но приложение только в одно, то на 5 л. в 1. экз. в первый адрес

5. Если приложение сброшюровано, то количество страниц не указывается, только количество экземпляров.

 

Если приложение к распорядительным документам, то справа вверху. Или флаговым методом, или относительно самой длинной строки

ПРИЛОЖЕНИЕ №3

К приказу директора университета

От 21.06.2012 №38

22 – подпись. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Инициалы перед фамилией.

Состоит из: наименование должностного лица, личная подпись, расшифровка подписи.

Если документ на бланке, то в название должности не требуется указывать наименование организации.

Если должности в научных или учебных учреждениях, то должность дополняется ученой степенью и званием.

Если на время выпуска документа должностное лицо отсутствует, то И. о. генерального директора или Исполняющий обязанности генерального директора.

При подписании несколькими лицами, то подписи располагаются одна под другой в последовательности занимаемой должности. Если равные по должности, то на одном уровне столбиком. Если комиссия, то должности не указываются, а указывается должность в составе комиссии.

23 – гриф согласования документа. Внешнее согласование с другой организацией. Располагается ниже реквизита текст, в нижней левой части документа.

Гриф согласования документа имеет два варианта оформления:

· согласование с конкретным должностным лицом

· Согласование с другим документом, чаще всего письмом, протоколом.