Правила составления и оформления распорядительных документов.Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. Организационно-распределительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления (по вертикали). Виды распорядительных документов: · Указы · Распоряжения · Постановления · Приказы · Решения · Указания Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов: · Изучение управленческого вопроса · Подготовка проекта распорядительного документа · Согласование документа · Подписание документа Выбор вида документа зависит от двух факторов: · Порядок принятия управленческого решения · Уровень органа управления или власти, компетенции должностного лица. Классификация распорядительных документов с точки зрения порядка принятия решений: · Документы, издаваемые в условиях коллегиальности – постановления, решения · Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений – приказы, распоряжения, указания.
Классификация распорядительных документов с точки зрения уровня органа управления ил власти, компетенцией должностного лица: 1. Президент РФ издает: указы, распоряжения 2. Федеральные органы исполнительной власти РФ издают нормативные правовые акты: постановления, приказы, распоряжения 3. Руководители учреждений, организаций и предприятий издают: приказы, распоряжения, указания.
01.04.2013 Документирование деятельности коллегиальных органов. 1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний. 2. Структура доклада. Корректурные знаки и правила их применения. 3. Требования к составлению и оформлению протоколов. Формы коллегиальной деятельности: съезды, конференции, пленумы, собрания, заседания, совещания. Совещание – вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее установленном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по ранее поставленным вопросам. Классификация совещаний по видам: 1. В зависимости от состава участников: - международные - всероссийские (студенческая конференция) - областные - городские - внутриучережденческие 2. В зависимости от сложности и объема вопросов: - многодневные (съезды) - однодневные (общие собрания профсоюзных организаций) - несколько часов - в пределах 1-1,5 часа (еженедельное планирование)
Организационно-технические мероприятия: · Подготовка · Обслуживание Подготовка: 1. Определение времени совещания и выработка повестки дня 2. Определение места совещания 3. Организация рабочей группы 4. Определение списка участников и оповещение участников совещания 5. Уточнение списка участников 6. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании 7. Определение финансовых расходов (источников) 8. Проведение организационных мероприятий 9. Проверка готовности помещения. Обслуживание: 1. Встреча участников 2. Регистрация участников 3. Документирование совещания Регламент – организационный документ, определяющий порядок проведения заседаний, в котором определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. 1. Определение времени совещания и выработка повестки дня. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квартальные планы. Повестка дня – первый документ, который составляется при подготовке совещания. Указывается: · Вопросы, выносимые на обсуждение · Фамилии, инициалы и должности людей, докладывающих каждый вопрос. Способы оформления вопросов: · Нумеруются, начинаются с предлога О, Об. · Формируется в именительном падеже. Пример: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Состояние финансовой дисциплины в организации. Доклад заместитель директора В. П, Павлова. 2. Итого международной деятельности в 2009 году. Доклад начальник международного отдела. 2. определение места совещания: Оперативные совещания – в кабинете руководства Заседания постоянно действующих коллегиальных органов – в специально предназначенных залах заседания. Для маленького совещания дополнительно 2-3 стула. Для большого – дополнительно 15-20 мест. Учитывается возможность применения технических средств.
3. Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей. Назначается ответственный за проведение совещания. Предложение о создании рабочей группы. При больших совещаниях – приказ руководства. 4. Определение списка участников и их оповещение Список участников – второй документ. Если постоянный коллегиальный орган – то список уже имеется, к нему добавляются приглашенные лица. В определенной форме: Список включает: · ФИО · Какую организация представляет · Дата и способ направления приглашения · Подтверждение доставки приглашения и подтверждение участия · Узнать об участии и времени доклада · Нуждается ли в гостинице · Нуждается ли в билетах · Регистрация убытия (будет являться и регистрационным листом) Оповещение включает: - составление приглашения - передача приглашения 5. Уточнение списка участников. Для учета участников, количества мест. 6. подготовка материалов: · Основное сообщение доклада (докладчик или его помощник) · Справочно-информационные материалы (должны быть растиражированы) · Проект решения (распорядительный документ, готовится по результатам, рассылается накануне совещания) За 48 часов все документы должны быть собраны. 7. Определение финансовых расходов: Составляется смета расходов: - Зарплата с начислениями всех участников - Командировочные расходы - Аренда помещения и демонстрационных средств - Покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды - Организация кофе-паузы - Размножение инфляционных материалов для участников совещания и др. 8. Проведение организационных мероприятий - Заказ гостиницы - Заказ транспорта - Организация кофе-паузы - Организация культурно-массовых мероприятий - Закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов. 9. Проверка готовности помещения. Количество мест, исправность мебели и технического оборудования. Обслуживание: 1. Встреча участников. Встреча, размещение, трансферт. 2. Регистрация 3. Документирование На этапе подготовки: Подготовка материалов
На совещании
Структура доклада: Основные правила и требования:
|