Стадії автоматизації документообігу

 

Система автоматизації документообігу (система електронного документообігу – СЕД) — організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширенняелектронних документів в комп'ютерних мережах, а також що забезпечує контроль над потоками документів в організації.

Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».

Основні принципи електронного документообігу:

· Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.

· Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання.

· Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).

· Єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.

· Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.

· Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних із звітів.

У процесі автоматизації документообігу можна умовно виділити такі стадії: паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг.

При застосуванні паперового документообігу документ проходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використовуються журнали, картки.

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки іреєстрації документів. На даному етапі виникає поняття електронного документа, тобто такого документа, який зберігається машинних носіях. За відсутності локальної мережі переваги паперового документа не реалізуються. Передавання, узгодження та затвердження документів здійснюється у паперовому вигляді.

Змішаний документообіг означає, що комп'ютери, об'єднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, передавання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому вигляді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому вигляді.

Підготовка проекту документа здійснюється у електронному вигляді, потім документ надходить секретарю, який його реєструє, роздруковує і надає керівництву на затвердження. Керівник вносить правки і віддає документ виконавцю на доопрацювання. Після того, як документ затверджений, він розсилається локальною мережею всім виконавцям.

Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з документами виконуються у електронному вигляді, юридична сила документа засвідчується електронним цифровим підписом.

Найпотужніші системи електронного документообігу в Україні (платні СЕД):

· Система електронного документообігу "MasterDoc" (www.bkc.com.ua)

· Система електронного документообігу "ДІЛО" (www.eos.com.ua)

· Програмно-методичний комплекс класу управління документами (Enterprise Content Management) і бізнес-процесами (Business Process & Workflow Management) - ІНТАЛЄВ: Корпоративні документи і процеси (www.intalev.ua)

· Система електронного документообігу ru:FossDoc (www.fossdoc.com.ua)