Складання особистих офіційних документів

 

Особистий листок з обліку кадрів – документ, в якому містяться основні відомості про працівника. Він заповнюється працівником і має типову форму.

Автобіографія – це життєпис особи, який складено особою власноруч. Форма викладу тексту довільна. Автобіографія – документ з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання, полягають насамперед в невичерпності потрібних відомостей і в лаконізмі викладу

В автобіографії обов'язково вказуються:

Ø прізвище, ім'я, по батькові

Ø дата народження

Ø місце народження

Ø відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, в яких довелось навчатися)

Ø відомості про трудову діяльність (коротко у хронологічній послідовності перелічити місця праці та посади)

Ø відомості про громадську роботу (всі її види)

Ø короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)

Назву документу (Автобіографія) пишуть посередині рядка, трохи нижче верхнього поля. Кожне нове повідомлення має починатись з абзацу.

Усі дати пишуться за таким зразком: 13 грудня 2002 року, у березні 1998 року, протягом 1997/1998 навчального року.

Дату написання ставлять ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч.

Доручення – це письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі (фізичні чи юридичній) при здійсненні якихось юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей., іншими словами, доручення – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Доручення поділяють на офіційні та особисті.

Офіційні доручення уповноважують особу на виконання організаційних дій. Вони поділяються на такі види:

1. Разові – одноразові дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей)

2. Спеціальні – надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних вчинків: на представництво в органах суду, на здійснення транспортних, господарських, банківських операцій у межах певного періоду часу

3. Загальні – надає право здійснення операцій, пов'язаних з управлінням майном

Особисті доручення – надають повноваження однієї особи іншій (право на одержання заробітної плати, поштового переказу).

Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство. Воно має такі реквізити:

Ø назва підприємства (організації), яка видає доручення (позначена на бланку або на проставленому штампі зіва вгорі аркуша);

Ø назва виду документа (доручення);

Ø номер, дата, місце видачі;

Ø посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається доручення;

Ø назва підприємства (організації), від якої повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності;

Ø номер і дата видачі супровідного документа (наряду, розрядки);

Ø термін дії доручення;

Ø зразок підпису особи, якій видано доручення;

Ø назва документа, що посвідчує особу, якій видано доручення одержувача цінностей (паспорт, посвідчення);

Ø підписи службових осіб, які видали доручення;

Ø печатка підприємства (організації), що видала доручення.

Особисті доручення складаються окремими фізичними особами.

Обов'язкові реквізитиособистого доручення такі:

Ø назва виду документу (доручення);

Ø прізвище, ім'я, по батькові особи, що видала доручення;

Ø прізвище, ім'я, по батькові особи, що їй видане це доручення (довіреної особи);

Ø термін дії документу;

Ø дата складання, підпис особи і довірителя;

Ø засвідчення підпису організацією, де працює, навчається довіритель.

ДОРУЧЕННЯ м. Київ, сьоме лютого дві тисячі шостого року Я, Петренко Олександр Павлович, адреса м. Київ, вул. Грушевського, 24, кв.3, доручаю громадянці Кирилюк Нині Степанівні, що мешкає в місті Луцьку по вулиці Миру 18, кв.3 продати будинок, який є моєю власністю в селі Боровичі Волинської області, по вулиці Лісові під номером 15 за ціну і на умовах, які будуть доцільні на її розсуд, одержувати всі необхідні довідки і документи, подавати від мого імені заяви, підписати договір про купівлю-продаж, одержати належні за проданий будинок гроші, розписатися за мене і виконувати всі дії, пов'язані з виконанням цього доручення. 2006 року ще доручення засвідчено мною, Павловим Г.М., секретарем виконкому Волинської міської ради народних депутатів. Доручення підписано гр.. Петренко Олександром Павловичем у моїй присутності, особа його встановлена, дієздатність перевірена.   Гербова печатка виконкому Секретар ______________________ (підпис) Зареєстровано в реєстрі за № 2718/2 Сплачено державного збору П.А.Іваненко

 

 

ДОРУЧЕННЯ Я, Григоренко Іван Кирилович, доручаю Близнюк Тамарі Іванівні одержати в касира управління належну мені зарплату за лютий 2006 року Доручення дійсне до 1 квітня 2006 року 07.02.2006 року Інженер Григоренко І.К. засвідчую: __________ І.К.Григоренко (підпис) Начальник управління виробничо-технологічної компанії _________О.М. Петренко (підпис) 07.02.2006 р.

 

 

Заява – це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви.

В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати у такій послідовності:

1) праворуч на останній третині рядка пишуть назву організації або установи, куди подається заява; прізвище, ініціали керівної особи

2) нижче конкою викладають відомості про того, хто подає заяву: посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса.

3) ще нижче, посередині рядка пишеться слово заява

4) через один рядок з абзацу з великої літери починається текст заяви, в якому чітко викладається прохання коротким його обґрунтуванням

5) під текстом з нового рядка пишуть перелік додатків із зазначенням кількості сторінок

6) ліворуч ставиться дата, праворуч – підпис особи, котра писала заяву (підписувати слід чітко і розбірливо)

Варто пам'ятати: під час написання тексту заяви спостерігаються варіанти в таких деталях оформлення: прізвища керівника установи або закладу, до якого звертаються із заявою, може вказуватися або не вказуватися; серед даних про освіту особи, котра звертається із заявою, номер і серія паспорта ставляться лише тоді, коли у заяві йдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються, може починатися словами: ДО ЗАЯВИ ДОДАЮ (тоді назви даних документів ставляться у знахідному відмінку: довідку, автобіографію), може починатися словами: ДО ЗАЯВИ ДОДАЮТЬСЯ ТАКІ ДОРКУМЕНТИ: (далі назви документів у називному відмінку) або словом ДОДАТОК: 1___________, 2____________, 3_______________.

У тексті заяви, коли є кілька паралельних способів висловлення, вибирати потрібно найточнішу граматичну форму.

Характеристика – документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Характеристика має такі реквізити: назва документа; прізвище, ім'я, по батькові; рік народження; освіта; текст; підпис керівної особи; печатка організації, яка видала характеристику; дата складання.

У тексті характеристики необхідно зазначати, з якого часу працює особа, як ставиться до виконання своїх службових і громадських обов'язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фаховий рівень, який авторитет має у колективі тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири логічно пов'язані між собою частини. Перша – анкетні дані. Вони йдуть за назвою документа, в них зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду, вчений ступінь і звання, освіту. Їх прийнято розміщувати у стовпчик праворуч. Друга – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві або в організації, просування п службі, рівень професійної майстерності). Третя– власне характеристика, в якій розглядаються ставлення до виконання своїх посадових обов'язків, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові нагороди або заохочення. Четверта – призначення характеристики.

Характеристика видається працівникові на руки або з його відому пересилається до підприємства, установи (організації, які надіслали запит на неї)

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.

Розписка – письмовий документ, що підтверджує якусь дію, що відбулась, найчастіше одержання грошей, або матеріальних цінностей від установи, організації або приватної особи. Складається довільно. Одержану суму грошей вказують цифрами, а в дужках – прописом. іноді вказуючи свідків, у присутності яких вина написана. У такому випадку останні завіряють документ своїми підписами.

Перепустка – це посвідчення особи, що дає право на вхід до організації, має типову форму, друкується типографським способом, або має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

Резюме – документ, в якому подаються відомості про громадянина, який шукає роботу, окрім загальних відомостей про себе, переліку посад, які особа займала та видів робіт, які вона виконувала, особливо в останні роки, вказуються захоплення людини, професійні навички, знання іноземних мов тощо.