Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – характерні для всіх документів, незалежно від їх типу і виду.

Соціальна суть і функції документа

Поняття «документ» являється центральним, фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває признаки реально існуючих предметів, слугуючи об’єктами практичної діяльності по створенню, відбору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню та використанню документної інформації в суспільстві. Це поняття широко використовується в усії сферах суспільної діяльності. Майже в кожній структурі знання є одна чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об’єктів, яким надається статус документа.

Як і будь-яка система, документ створюється суспільством лише стільки, скільки він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції.

Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, ціль, задача. Документ – полі функціональний об’єкт, виконуючий ряд взаємопов’язаних соціальних функцій.

Весь спектр соціальних функцій документа можна поділити на три групи:

· Головну;

· Спільну;

Спеціальну.

Головна найбільш розповсюджуючи функція документа – це зберігання і передача інформації в часі чи просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою розповсюдженої документної інформації.

Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – характерні для всіх документів, незалежно від їх типу і виду.

Спеціальні функції не для всіх, а для конкретних типів документів, де вони проявляються в великій степені в відповідності з соціальними потребами суспільства. До них відносяться: управлінська, пізнавальна (освітня), правова, суспільно культурна, меморіальна, гедонічна та ін. функції.