Общие сведения. Серийные письма (составные документы)— это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам

Серийные письма (составные документы)— это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Команда Сервис– Слияние позволяет автоматически объединять текст документа с именами, адресами и другой информацией для создания персонализированных писем, почтовых наклеек и другой печатной продукции.

Чаще всего эта команда используется для создания писем, конвертов и почтовых наклеек. Тем не менее, поскольку поля могут быть вставлены в любой текстовый документ, и документы можно форматировать в соответствии с конкретными потребностями, ее можно использовать для создания каталогов, заказов, телефонных списков и многих других документов.

Для создания составного документа необходимо наличие двух объектов:

1. Основного документа, содержащего подлежащий распространению текст, а также поля слияния, указывающие на места подстановки данных из второго документа — Источника данных,

2. Источника данных, содержащего имена, адреса и другую информацию, подлежащую вставке в документ. Источник данных представляет собой таблицу, первая строка которой — имена полей слияния. Остальные строки, называемые записями, включают информацию, которая будет отличать одно письмо от другого. Источниками данных могут быть файлы Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft OutLook и файлы многих других типов

При выполнении слияния эти два объекта объединяются, формируя составные документы, отличающиеся для каждого из адресов или других записей в источнике. Создается по одной копии документа для каждой записи, содержащейся в файле источника данных, другими словами, количество составных документов определяется количеством строк в источнике данных.

Если не требуется создавать отдельные документы для каждой из записей источника данных, перед выполнением слияния можно выполнить сортировку или применить фильтр к данным источника.