Использование полей Word
Кроме полей слияния, определяющих используемые при слиянии поля источника данных, можно вставлять в основной документ поля Word, обеспечивающие дополнительные возможности по автоматизации документа. Например, с их помощью можно вставить в документ рисунки, номера страниц, текущую дату, время и другие дополнительные сведения. Для вставки поля Word необходимо выполнить следующие действия. Установить курсор в требуемое место основного документа. Нажать кнопку Добавить поле Word на панели инструментов «СЛИЯНИЕ» (рис. 4). Появится список полей Word. Выбрать поле Word, вставляемое в документ. При вставке большинства полей Word, требуется задать его параметры в соответствующем диалоговом окне. Список полей Word состоит из: ASK и FILLIN, IF (If...Then...Else...), SET, MERGEREC, MERGESEQ, NEXT. Поля ASK и FILLIN, выводят запрос, который заполняется при слиянии каждой записи данных с основным документом (рис. 7).
Рис. 7. Окно поля Fillin В поле СООБЩЕНИЕ вводится вопрос, поясняющий назначение вводимого текста. «Ответ по умолчанию» позволяет ввести типовой текст. Флажок «Только один раз» определяет режим вывода окна диалога только один раз, а введенный текст вставляется во все документы составного письма. Ответы записываются в документ, полученный в результате слияния с записью данных. Например, требуется вывести запрос для ввода времени визита, отличающегося для каждого клиента. Поле { FILLIN "Введите время визита, назначенное { MERGEFIELD ИмяКлиента }:"} выводит окно диалога (рис.8). Для добавления поля ИмяКлиента сначала необходимо вставить поле FILLIN в основной документ, а затем добавить поле слияния ИмяКлиента в код поля, т.е. в режиме пока кодов полей, который устанавливается сочетанием клавиш ALT + F9.
Рис. 8. Окно запроса поля FILLIN, выводимого при слиянии Поле IF (If...Then...Else...) выводит сведения только при выполнении указанных условий (рис. 9). «Поле» – задает поле слияние, в зависимости от значения которого выводится определенный текст сообщения. «Оператор» – позволяет выбрать операцию сравнения: равно, меньше, больше и.т.д. «Значение» – задает текст, с которым будет выполнено сравнение. «Вставить следующий текст» – требует ввода текста, который следует вставить в случае выполнения условия. «В противном случае вставить следующий текст» – требует ввода текста, который следует вставить в случае не выполнения условия.
Рис. 9. Окно диалога поля IF Например, поле IF можно использовать, чтобы послать поздравительные письма, меняя обращение в зависимости от того, кому они отправляются: другу или подруге. Для достижения этой цели можно использовать поле Пол (рис. 10).
Рис. 10. Пример окна поля IF
Рис. 11. Окно поля SET «Закладка» – требует ввода имени новой или уже созданной ранее закладки, «Значение» – используется для ввода значения, подлежащего вставке в документ. Например, изменить название товара, введя новое в виде поля SET. Поля MERGEREC, MERGESEQ вставляют в основной документ номера записи данных, число записей данных, успешно слитых с основным документом. Поле NEXT, означает переход к следующей записи данных, не начиная новый составной документ. Поле NEXTIF. В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ (рис. 12). Поля слияния, следующие после поля NEXTIF в основном документе, заменяются значениями полей из следующей (а не из текущей) записи данных. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ.
Рис. 12. Окно поля NEXTIF Поле SKIPIF. В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ (рис. 13). В случае ложности результата переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ.
Рис. 13. Окно поля SKIPIF
Варианты задания Номер Вашего варианта соответствует последним двум цифрам зачетной книжки. Если число, которое образуют две последние цифры номера Вашей зачетной книжки, превышает 20, то предварительно вычтете из него эту величину требуемое число раз. Вариант 1 Написать письмо в деканаты БГУЭП о необходимости сформировать команду из 6 человек для участия в студенческой олимпиаде по некоторому предмету. Письмо должно содержать поля: название факультета; предмета, по которому проводится олимпиада; ФИО ответственного за мероприятие лица; дату; время и место проведения. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о допустимости формирования двух команд (использовать поле Word Fillin). Вариант 2 Написать письмо студентам 1, 2, 3 курсов заочного обучения факультетов БГУЭП о дате начала сессии. Письмо должно содержать поля: название факультета; ФИО студента; дату начала и окончания сессии; названия предметов и количество часов. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из студентов о количестве задолженностей по предметом (использовать поле Word Fillin). Вариант 3 Написать письмо в деканаты БГУЭП, в котором ДЦ Октябрьский сообщает о начале работы новых секций: легкой атлетики и футбола. Письмо должно содержать поля: название факультета; ФИО тренера, ведущего занятия на данном факультете; дни недели и время занятий. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о необходимлсти привлечь конкретных студентов (использовать поле Word Fillin). Вариант 4 Написать письмо в деканаты БГУЭП о проведении семинара по использованию новых методик преподавания. Письмо должно содержать поля: название факультета; ФИО инспектора. Указать время; место и дату проведения мероприятия; фамилию преподавателя, ведущего семинар. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о целесообразности участия в семинаре преподавателей факультета (использовать поле Word Fillin). Вариант 5 Написать письмо клиенткам об открытии филиала шейпинг-клуба. Письмо должно содержать поля: ФИО клиента; адрес. Указать название шейпинг-клуба; адрес нового филиала; фамилии тренеров; время занятий; плату за занятия. Предусмотреть дополнительное сообщение для постоянных клиенток о скидках (использовать поле Word Fillin). Вариант 6 Написать приглашение на день рождения. Письмо должно содержать поля: имя приглашаемого и его пол; место; время дату проведения мероприятия. Предусмотреть дополнительное сообщение для девушек о вечерних нарядах (использовать поле Word If…then…else). Вариант 7 Написать поздравление с каким-нибудь событием (например, день рождения; юбилей фирмы). Письмо должно содержать поля: обращение (дорогой и т.д.); имя поздравляемого; адрес; заключение (с уважением и т.д.). Текст письма должен меняться в зависимости от события (использовать поле Word Fillin). Вариант 8 Написать приглашение на собрание акционеров какой-либо компании. Письмо должно содержать поля: название фирмы; адрес; тему собрания; место; время и дату проведения мероприятия; обращение (уважаемый и т.д.); ФИО акционера; заключение (с уважением и т.д.). Вариант 9 Написать приглашение на участие в выставке в Байкал Бизнес Центре. Письмо должно содержать поля: название фирмы, проводящей выставку, ее адрес, тематику выставки, время и дату проведения мероприятия, обращение (уважаемый и т.д.), ФИО приглашаемого, заключение (с уважением и т.д.). Вариант 10 Написать приглашение на участие в выставке собак. Письмо должно содержать поля: название выставки, клуба, проводящего выставку, место, время и дату проведения мероприятия, ФИО владельца собаки, породу собаки. Предусмотреть дополнительное сообщение для владельцев собак определенной породы о приезде ведущего специалиста – судьи этой породы (использовать поле Word Fillin). Вариант 11 Написать письмо в деканаты БГУЭП о необходимости сформировать команду из 6 человек для участия в соревнованиях по теннису. Письмо должно содержать поля: название факультета, ФИО инспектора, ФИО ответственного за мероприятие лица. Указать дату, время и место проведения. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о допустимости формирования двух команд (использовать поле Word Fillin). Вариант 12 Написать письмо в деканаты БГУЭП о необходимости сформировать команду из нескольких человек для подготовки и проведения студенческого новогоднего вечера. Письмо должно содержать поля: название факультета, ФИО инспектора, ФИО ответственного за мероприятие лица. Указать дату, время и место проведения. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о необходимости продумать оформление зала (использовать поле Word Fillin). Вариант 13 Написать письмо в деканаты БГУЭП о необходимости сформировать команду из нескольких человек для подготовки и проведения осеннего студенческого бала. Письмо должно содержать поля: название факультета, ФИО инспектора, ФИО ответственного за мероприятие лица. Указать дату, время и место проведения. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о необходимости продумать оформление зала (использовать поле Word Fillin). Вариант 14 Написать письмо из деканата БГУЭП в учебный отдел, предоставляющее информацию о студентах, имеющих более 2 задолженностей. Письмо должно содержать поля: ФИО студента, курс, количество предметов, названия предметов, ФИО преподавателей. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из студентов об уважительной причине (например, из-за болезни) (использовать поле Word Fillin). Вариант 15 Написать письмо от диспетчерской в деканаты БГУЭП об изменении расписания по отдельным предметам. Письмо должно содержать поля: название факультета, курс, группа, день недели, время и аудиторию, предмет и фамилию преподавателя. Предусмотреть напоминание по отдельному предмету, что расписание изменено на два занятия (использовать поле Word Fillin). Вариант 16 Написать письмо в деканаты БГУЭП с просьбой предоставить сведения о малоимущих студентах. Письмо должно содержать поля: название факультета, курс, группа, ФИО студентов. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о количестве задолженников по оплате обучения (использовать поле Word Fillin).
Вариант 17 Написать письмо-приглашение на участие в семинаре по теме "Кадровое делопроизводство". Письмо должно содержать поля: название организации – получателя, ее адрес, должность получателя. Указать место, дату и время проведения мероприятия, размер оплаты. Для отдельных организаций предусмотреть дополнительное сообщение о целесообразности участия ее сотрудников в семинаре (использовать поле Word Fillin). Вариант 18 Написать письмо-приглашение на презентацию новой серии косметики фирмы «Mary Кay». Письмо должно содержать поля: частное лицо или организация, название организации – получателя или ФИО клиента, адрес, профессия. Указать место, дату и время проведения мероприятия. Для частных клиенток предусмотреть дополнительное сообщение о возможности получения скидок в течении месяца (использовать поле Word Fillin). Вариант 19 Написать письмо-приглашение на участие в семинаре по теме "Информационное обеспечение банковской деятельности". Письмо должно содержать поля: название организации – получателя, адрес, ФИО должностного лица, должность. Указать место, дату и время проведения мероприятия. Для отдельных должностных лиц предусмотреть сообщение, дополнительно заинтересовывающее их в участии в семинаре (использовать поле Word Fillin). Вариант 20 Написать письмо о возможности предоставления товаров и услуг какой-либо фирмы. Письмо должно содержать поля: название организации – получателя, адрес, ФИО должностного лица, должность. Указать название фирмы, ее адрес, телефон, факс, E-mail, расценки. Для отдельных организаций предусмотреть сообщение о возможности получения дополнительных скидок (использовать поле Word Fillin).
|
