Система автоматизации документооборота ЭСКАДО

Пакет ЭСКАДО (Электронная Система Комплексной Автоматизации ДокументоОборота) построен на основе сервера коллективной работы Lotus Notes компании IBM. Разработка системы ЭСКАДО в фирме «Интерпроком ЛАН» началась в 1996 году. Ее целью сразу же было поставлено создание коммерческого продукта. В настоящее время эта система успешно используется многими организациями для обеспечения документооборота, планирования работ и управления ими.

Адаптация к административной структуре компании в системе ЭСКАДО достигается различными способами.

Система ЭСКАДО логически поделена на четыре различных модуля: «Канцелярия», «Организации», «Персонал» и «Справочник», каждый из которых обеспечивает выполнение одной из основных задач, возникающих при работе с документами на предприятии. На рис. 1 на закладках «перекидной записной книжки» видны названия этих подсистем; в реальной системе щелчок мыши на любой из них вызывает соответствующий компонент.

Модуль «Канцелярия» является основной составляющей системы ЭСКАДО. Он предназначен непосредственно для регистрации документов и контроля их прохождения.

Возможен просмотр документов по различным критериям выборки, например всех входящих по дате регистрации. Помимо регистрации, из этого модуля осуществляется отслеживание прохождения документов и контроль их исполнения.

Контроль взаимодействия с другими компаниями осуществляется посредством модуля «Организации». Этот компонент системы ЭСКАДО позволяет отслеживать контракты и проекты с другими компаниями, а также вести историю телефонных разговоров, встреч, обмена факсимильными сообщениями и переписки с различными адресатами.

Особого внимания заслуживают средства планирования работ (проектов) и управления ими. Благодаря этой возможности пользователи системы ЭСКАДО могут:

• определять задачи, создавать и назначать ресурсы, необходимые для их выполнения;
• назначать ответственных и исполнителей и отправлять им сообщения по электронной почте;
• определять стоимость всего проекта и отдельных его этапов;
• рассчитывать разницы во времени и в стоимости между планируемыми и фактическими данными;
• вести расписание отдельных задач проекта;
• синхронизировать расписание отдельных задач проекта или всего проекта целиком.

Информация о любом проекте может быть представлена как в стандартном виде, предлагаемом системой Lotus Notes, так и в виде графа. На рис. 2 и 3 один и тот же проект представлен в двух видах.

Ведение учетной информации о сотрудниках сосредоточено в модуле «Персонал». Помимо анкетных данных о каждом сотруднике, здесь хранится его табель и ведется учет отпусков. Данная информация о сотруднике может быть автоматически использована в системе автоматизации коммерческой деятельности (СКАТ), речь о которой пойдет далее, для расчета зарплаты.

Работа со справочной и вспомогательной информацией осуществляется при помощи модуля «Справочник». Эта часть системы ЭСКАДО служит для хранения информации о партнерах и клиентах, здесь содержатся шаблоны документов и договоров, хранится информация о курсах валют.

В целях наиболее полного моделирования процессов, связанных с документооборотом, система ЭСКАДО содержит также средства настройки параметров автоматизации. Для этого в системе существует ряд программ-агентов, посредством которых можно задавать различные нюансы работы с документами, например: определять, сколько времени отводится одному сотруднику на визирование. Таким образом, программы-агенты позволяют осуществить настройку системы на специфику конкретного предприятия.

Для каждого документа в системе ЭСКАДО могут быть заданы исполнитель и контролер. Это гарантирует, что документ не потеряется и его состояние всегда можно будет проверить. Более того, для конкретного документа может быть разрешено его изменение отдельными сотрудниками организации в процессе визирования.

Эти и другие возможности системы ЭСКАДО позволяют наиболее полно организовать работу с документами и максимально точно смоделировать все процессы реального документооборота.

Рассылка и визирование документов являются двумя основными способами работы с ними в системе ЭСКАДО. Рассылка представляет собой передачу документа всем нуждающимся в нем сотрудникам и не требует от них какой-либо обязательной реакции на него. Визирование представляет собой более сложный способ работы с документами.

При визировании каждый из сотрудников, к которому пришел документ, обязан поставить специальную отметку — визу, говорящую о том, что он работал с этим документом и документ может быть передан на визирование далее. В режиме визирования прохождение документа по сотрудникам может осуществляться как последовательно, так и параллельно, что позволяет организовать работу над документом оптимальным образом.

Более того, каждый из сотрудников, если ему предоставлены соответствующие полномочия, может изменить маршрут движения документа: например начальник подразделения перед визированием может отправить документ на рассмотрение своим заместителям.

Пакет ЭСКАДО содержит развитые средства для организации гибкого поиска документов. Например, документ может быть найден по входящим в него словам, или по имени отправителя, или по дате создания и по многим другим критериям.

Планирование мероприятий в системе ЭСКАДО осуществляется из модуля «Персонал». На рис. 4 показаны различные мероприятия. Отдельное мероприятие может быть задано как личное, то есть для конкретного лица, либо для группы сотрудников. При этом для мероприятия могут быть заданы дата и время, когда лица, задействованные в нем, получат соответствующее оповещение (например, перед его началом).

Следует особо отметить, что в системе ЭСКАДО под термином «мероприятие» подразумевается не только некое организационное собрание, совещание или встреча, но и напоминание о чем-либо или конкретная производственная задача.

Контроль прохождения документов является важной частью работы с ними. Система ЭСКАДО предоставляет для этого различные средства. Прежде всего для этой цели могут быть использованы специальные программы-агенты, о которых говорилось выше. Так, например, для документа может быть затребовано оповещение контролера по электронной почте при визировании документа конкретным сотрудником.

Кроме того, в пакете ЭСКАДО ведется журнал изменений, позволяющий контролировать прохождение документа в системе и работу сотрудников с ним.

Ввод документов в систему ЭСКАДО может быть осуществлен из различных источников, каковыми могут являться файлы различных прикладных систем, сообщения, полученные по электронной почте, факсимильные сообщения. Следует отметить, что при помощи агентов ввод документов в систему ЭСКАДО из электронной почты или с электронного факса может быть автоматизирован.

В системе ЭСКАДО реализован интерфейс с популярным пакетом распознавания текстов Fine Reader, благодаря которому ввод документов с бумаги осуществляется автоматически.

Материал предоставлен компанией Интерпроком ЛАН. Тел.: (095) 129-83-01, 129-80-33, www.ipclan.rosmail.com.

КомпьютерПресс 4'2000