Технологія Ініціації

Правильно проведена Ініціація є надзвичайно важливим етапом Проекту, який допомагає критично осмислити ситуацію та підійти до формулювання специфічних цілей-завдань. Часто важливість цього етапу проектної діяльності недооцінюється — команди поспішають перейти до планування та виконання. Водночас, при цьому можуть забувати про такі важливі речі як критичний розгляд ситуації, генерацію всіх можливих ідей, розгляд альтернатив, висвітлення всіх інших важливих аспектів всього ринкового та внутрішнього контексту в якому перебуває організація.

Також Ініціація є надто важливою річчю для формування справжньої команди, щоб її ігнорувати. Саме під час процесів Ініціації — презентацій, обговорення, дискусій, тренінгів — швидко виявляється «хто є хто» в команді, хто яку користь може принести, які компетенції необхідні та взаємодоповнюючі, яка в кого мотивація і т.д. Наприклад, чітке усвідомлення такого обмеження як нестача професійних кадрів або специфічних знань, людей зі стратегічним мисленням тощо в процесі вироблення стратегії дозволяє переглянути склад команди, змістити традиційний фокус з перших замів (директорів) на нижчий рівень, наприклад в маркетинговий відділ або в технічний департамент, або ж спробувати включити людей зі сторони (консалтинг) і т.д.

Правильно проходячи шлях Ініціації, лідер команди може забезпечити собі справжню, ефективну та віддану команду на весь період існування проекту. Або навпаки, — при невдалій чи поспішній Ініціації, лідер отримує «команду», як джерело постійної головної болі та нову воронку поглинання ресурсів, часу та власної енергії.

Табл. 1 наведена вище наочно показує, що кількість завдань для керівника проекту та його команди не менша, а, насправді, — ще більша в порівнянні з іншими етапами. Коротко зупинимось на деяких важливих практичних моментах, які стосуються конкретних заходів щодо проведення Ініціації:

• Роль початкового тренінгу (1-2 дні). Оскільки команда формується з керівників та спеціалістів різних підрозділів, необхідно зробити декілька важливих речей, які, власне, і проходять під час тренінгу. По-перше, необхідно «вирівняти» розуміння тематики — як самого процесу розробки Стратегій, так і використовуваних методів проектного управління. Потрібно, щоб люди заговорили на одній мові, залишаючи при цьому більш вузьку та глибоку термінологію спеціалістам. По-друге, такий тренінг мотивує та зближує команду, ставить перед ними виклики, але які надихають та налаштовують команду на виконання спільної місії — це роль командоутворення. Також, окремі елементи цього тренінгу повинні зачіпати тему розвитку проектної культури. Особливо важливо це для компаній, в яких бізнес є частково або повністю проектним.
• Уроки попередніх проектів та стратегічних планів. Спільне обговорення цих речей на етапі ініціації з метою зробити конкретні висновки (уроки) дає багато для команди. Навіщо знову повторювати ті самі помилки, яких ми вже допускались в декількох минулих планах? Чому не врахувати в цьому проекті кращий досвід проекту Х, який тільки що закінчився? Яким чином застрахуватись від неточних аналізів та помилкових припущень, які були минулого разу… Ці та подібні інші питання є основою не тільки для здійснення спільних важливих висновків, а також допомагають сформувати команду, виявити ініціаторів змін, людей з аналітичним чи стратегічним мисленням тощо…
• Максимальна генерація нових та свіжих ідей. Це одне з головних завдань Ініціації як в рамках визначення всього контексту ситуації (врахування всіх аспектів), так і в рамках колективного усвідомлення стратегічних викликів компанії. Як правило, мозкові штурми, відкриті дискусії є хорошим методом для виконання такого завдання. Знову ж таки, в них, як правило, добре проявляються ролі різних членів команди — «генератори», «критики», «аналітики», «експерти» і т.п. які надалі необхідно буде спрямувати в необхідне русло.
• Правильне позиціонування експертів. В проекті розробки Стратегії до таких відносяться керівники та ведучі спеціалісти департаментів з продажу та маркетингу, проектного офісу (якщо існує), і, звичайно, вище керівництво з бізнес-освітою. Ці люди, як правило, фахово і набагато глибше володіють специфічними питаннями розробки Стратегій, розуміння ринкових тенденцій, використання інструментів стратегічного планування та-чи проектного управління. Щоб не поглиблювати бар'єри між ними та іншими залученими керівниками, важливо зразу відвести їм властиві їм ролі аналітиків, комунікаторів, каталізаторів і, зрештою, планувальників (Г. Мінцберг). Залишаючи при цьому велике поле для залучення інших керівників в питаннях генерації нових ідей за всіма напрямками, критичного розгляду наданих аналізів та оцінки ситуації, пошуку нових шляхів розвитку, зокрема в інноваційних речах (продукти, напрямки, партнери, персонал) тощо.

Підсумовуючи, зазначимо — правильно проведена Ініціація допомагає:

• повно та глибоко визначити контекст проекту у всіх його аспектах;
• сформувати справжню та дієздатну команду, включно з правильним розподілом ролей-функцій;
• усвідомлено та відповідально підійти до написання проектних документів (як мінімум, — Статут, бюджет, план-графік);
• визначити та уточнити цілі проекту;
• визначити підходи щодо питань розробки стратегії — ітерації та комбінації «Зверху вниз» та «Знизу вверх», необхідність залучення консультантів, межі проекту тощо.