Документы по подготовке экспортной и импортной продукции

 

В процессе подготовки коммерческой сделки на основе прямых связей между контрагентами продавец может использовать различные способы установления контактов с потенциальными покупателями, а именно:

- направить предложение (оферту) непосредственно одному (твердую) или нескольким возможным иностранным покупателям;

- принять и подтвердить заказ покупателя;

- направить покупателю предложение в ответ на его запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта;

- принять участие в торгах путем представления тендера организаторам торгов;

- направить возможному покупателю коммерческое письмо с информацией о намерениях вступить в переговоры по поводу заключения конкретной сделки;

- направить проформу контракта уже известному покупателю как результат согласования условий контракта по телефону, телетайпу или телексу или на основе предшествующих договоренностей;

-поместить рекламные объявления в средствах информации. Рассмотрим сопутствующие этим способам основные документы.

1. Оферт. Под офертой в коммерческой практике понимается письменное предложение продавца, направленное возможному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях.

Оферта содержит все основные условия предстоящей сделки: наименование товара, количество, качество, цену, условия поставки, срок поставки, условия платежа, характер тары и упаковки. Текст оферты должен быть кратким, четким и ясным.

2. Подтверждение заказа. Подтверждение заказа – это коммерческий документ, представляющий собой сообщение экспортера о принятии условий заказа покупателя без оговорок.

3. Контракт купли-продажи. Договор купли-продажи товаров в материально-вещественной форме в международной коммерческой практике называется контрактом.

В процессе подготовки импортной сделки покупатель может использовать следующие способы установления контактов с потенциальным продавцом-экспортером, а именно:

- направить потенциальному или уже известному продавцу заказ;

- направить запрос производителю интересующих покупателя (импортера) товаров;

- объявить торги с приглашением к участию фирм, которые могут принять и выполнить условия организаторов торгов (машины и оборудование);

- направить возможному производителю коммерческое письмо о намерениях в ответ на его рекламу или информацию; - направить экспортеру безоговорочный акцепт его предложения. Рассмотреть предложения экспортеров на товары, представленные на ярмарках и выставках, и провести переговоры о их закупке. Рассмотрим конкретные документы и их содержание.

1. Заказ. Заказ – это коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки. Покупатель может в качестве приложения к заказу направить экспортеру спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке и маркировке, информации по поставке и распределению документов. Заказчик может указать количество и размеры частичных поставок. В случае, если поставка товара будет поручена фирме-экспедитору, то следует указать: наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона и телекс, средство транспорта, если известно, то и наименование перевозчика.

2. Запрос. Запрос – это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанных в нем товаров, уточняющий некоторые желательные условия, касающиеся поставки, адресуемый будущему поставщику с целью получения предложения. В запросе обычно указывается точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество и запрашивается как можно более подробная информация о товаре, условия доставки и платежа. Запрос рассылается нескольким фирмам с целью получения конкурентных предложений.

3. Заявка на инструкции по поставке. Заявка на инструкции по поставке – документ, выдаваемый поставщиком с просьбой к покупателю сообщать инструкции в отношении поставки заказанных товаров.

4. Письмо о намерениях. Письмо о намерениях – документ, при помощи которого покупатель информирует продавца о принятии в принципе его предложения и намерении начать переговоры по заключению контракта. Это приглашение к переговорам.

5. Тендерная документация. Тендерная документация – определяет требование заказчика в отношении содержания ожидаемых предложений на торгах и включает тендерные условия, проформу тендера, условия проведения торгов, технико-экономическую документацию, перечисление видов и объемов работ.

Тендерные условия содержат конкретные требования заказчика к участнику торгов: наименование и количество товара, его технико-экономические характеристики, основные коммерческие и технические условия, включая срок поставки, условия платежа, цены условия арбитража, штрафов, гарантий.