Зберігання та облік трудових книжок

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності і видаються працівникам на руки лише в разі звільнення під розписку в особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України і Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656) та книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

На практиці власник або уповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання копії трудової книжки, засвідчені підписом відповідальної особи та печаткою підприємства (служби персоналу).

Згідно з пунктом 2.20 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, трудові книжки працівників, які працюють за трудовим договором в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються:

у м. Києві - в Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв;

в Автономній Республіці Крим - у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти;

в областях - в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або на підприємствах, визначених облдержадміністраціями;

у м. Севастополі - в Севастопольській міській державній адміністрації.

Трудові книжки працівників, що працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються безпосередньо у цих працівників.

Бланки трудових книжок (вкладишів до них) зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт посадовій особі, яка відповідає за ведення і зберігання трудових книжок.

Облік руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться службою персоналу або спеціально уповноваженою посадовою особою у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277; далі - Наказ № 277. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову.