Оформлення дубліката трудової книжки

Дублікат трудової книжки видається за місцем останньої роботи, якщо трудова книжка стала непридатною (обгоріла, забруднена, розірвана) або втрачена (загублена) підприємством чи працівником. У першому випадку на титульному аркуші трудової книжки робиться запис «Замість видано дублікат», у другому - «Дублікат».

Звернути увагу У разі втрати трудової книжки підприємством працівникові має бути обов’язково видано її дублікат, а працівник при цьому повинен надати допомогу в одержанні відомостей про його попередню роботу.

Якщо працівник втратив трудову книжку після звільнення, він зобов’язаний заявити про це за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після подання ним заяви, а в разі ускладнень - в інші строки йому має бути видано дублікат. Обов’язок одержання документів, що підтверджують роботу на попередніх підприємствах, у цьому випадку лежить безпосередньо на працівникові, що випливає зі змісту Інструкції № 58.

Роботодавець за останнім місцем роботи в цьому випадку виконує лише такі обов’язки:

- вносить у дублікат трудової книжки (вкладиша до неї) відомості про роботу, нагородження, заохочення за останнім місцем роботи на підставі раніше виданих наказів та відповідних документів;

- сприяє працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж роботи, що передувала влаштуванню на роботу на це підприємство;

- вносить до дубліката трудової книжки запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство на підставі поданих документів, а також записи про прийняття, переведення, звільнення, якщо вони підтверджені документами.

Під час заповнення дубліката слід дотримувати таких правил:

- спочатку в розділі «Відомості про роботу» (графа 3) на підставі запису в пункті 7 особової картки працівника (форма № П-2) робиться запис про загальний стаж роботи працівника до влаштування на підприємство, де видається дублікат (вказується кількість років, місяців, днів) без зазначення найменувань підприємств, часу і посад (професій), на яких працював у минулому власник трудової книжки;

- потім загальний стаж роботи, затверджений належно оформленими документами, записується за періодами роботи на різних підприємствах. Ці записи, як і запис про загальний стаж роботи, не нумеруються. Робиться запис про дату (прийняття, переведення, звільнення);

- після цього записують назву підприємства, яке видає дублікат, вносять відомості із зазначенням порядкових номерів і дат про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівника.

Записи засвідчуються підписом посадової особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печаткою підприємства (служби персоналу).

Внесення записів до розділу «Відомості про роботу»

Прийняття на роботу

Запис про прийняття на роботу (призначення на посаду) вноситься у такому порядку:

у графі 3 як заголовок записують повне найменування підприємства;

у графі 1 нижче заголовка зазначають порядковий номер запису;

у графі 2 вказують дату прийняття на роботу;

у графі 3 пишуть: Прийнятий (призначений) до... (відділу, підрозділу... і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робіт, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».

у графі 4 зазначають номер і дату наказу (розпорядження).

Варто звернути увагу на деякі особливості щодо внесення записів під час прийняття на роботу. Відповідно до пункту 2.18 Інструкції № 58 окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів (до запису про найменування підприємства) вносяться відомості, зокрема, про*:

*час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

*час навчання у професійних навчально-виховних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

*час навчання у вищих навчальних закладах (у т. ч. і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики), час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі (якщо трудова книжка оформляється при прийнятті на роботу після закінчення навчального закладу);

*час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у т. ч. за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

*період проживання дружин осіб офіцерського складу, прапорщиків, мічманів і військовослужбовців надстрокової служби з чоловіками в місцевостях, де була відсутня можливість їх працевлаштування за спеціальністю, але не більше 10 років.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки робиться запис, що підтверджує право на пенсію, на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць (має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення). Показники, зазначені у цих Списках, обов’язково повинні бути підтверджені в карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватися в дужках.

Витяг із зазначеного наказу додається до трудової книжки працівника, професія чи посада якого внесена до Списку.