Как заполнять журнал кассира-операциониста
(Форма КМ-4)
Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств (в нем фиксируются данные о поступившей выручке). В данной статье мы расскажем, как заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).
Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Для этого пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов", заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.
В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Разница между этими показателями и является дневной выручкой.
Основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены).
Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.
Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила. При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка "исправлено" с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.
Обратим подробное внимание, как оформляется возврат денежных средств покупателям, а также оприходуются чеки, ошибочно пробитые кассиром (на неправильные суммы). 1) Покупатель должен обязательно предоставить чек. 2) Чек должен быть за текущую смену и Z-отчет еще не должен быть снят или запись в журнале кассира-операциониста еще не сделана. 3) Никакие чеки возврата или тому подобное на кассе не пробивается! 4) Чек прикладывается к акту по форме КМ-3. Акт по форме КМ-3 представляет собой документ, в котором Вы должны будете указать номера и суммы чеков, по которым были возвращены денежные средства покупателям или которые были ошибочно пробиты кассиром. Акт составляется в одном экземпляре, к нему прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат, подписывается кассиром, членами комиссии и сдается на хранение в бухгалтерию. Подписи налогового инспектора или мастера ЦТО на форме КМ-3 не требуются. Скачать Форму КМ-3 (Акт о возврате денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам).
В случае, если кассир случайно пробил чек не на ту сумму, то чек откладывается для оформления формы КМ-3, а покупателю пробивается новый чек. Ошибочные чеки не терять! Если в чеке пробивалось несколько покупок, но одна из них неправильная и чек уже пробит, то его нужно отложить в сторону для оформления формы КМ-3 на весь чек, а покупателю пробить новый чек.
Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста. Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше». Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов. Переходим к заполнению журнала.
Графа 1: Дата (смена) Записывается дата смены, которая указана в Z-отчете.
Графа 2: Номер отдела (секции) Записывается номер отдела (данная запись делается, если есть разбивка на отделы или секции). Практически, никогда не заполняется, чтобы не вносить путаницу в цифры.
Графа 3: Фамилия, Имя, отчество кассира. Записывается ФИО кассира. Если кассир один и тот же, то можно записать один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить ----//----.
Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены). Записывается порядковый номер Z- отчета (его можно прочитать на самом Z-отчете).
Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика. По поводу этой графы очень много разногласий. Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то - порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т.к. она не несет никакого финансового и налогового смысла. Мы рекомендуем не заполнять ее.
Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп. Указывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены (информацию для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за предыдущий день). Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену.
Графа 7: Подпись кассира. Тут все ясно. Обязательно за каждую смену.
Графа 8: Подпись администратора. Тут тоже все ясно. Обязательно за каждую смену.
Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп. Записывается необнуляемый итог на конец смены (данные для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за текущую смену).
Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле: Графа 10 = Графа 9 – Графа 6 ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31. Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.
Графа 11: Сдано наличными, руб. коп. Записывается сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены. Если не было оплат по кредитным карточкам и не было возврата покупателям или ошибочно пробитых чеков, но значение Графы 11 = Графе 10 В общем случае, значение Графы 11 вычисляется по формуле: Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15
Графа 12: Оплачено по документам, количество. Отражается количество розничных продаж по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), т.е не за наличные деньги. Хотим отметить, что отгрузки организациям по счетам, оплаченным по безналичному расчету не относятся к розничной торговле и не отражаются в журнале кассира-операциониста.
Графа 13: Оплачено по документам, сумма, руб. коп. Записывается пробитая сумма по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), указанным в Графе 12.
Графа 14: Сдано всего, руб. коп. Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену. Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10. Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то Графа 14 = Графа 10 – Графа 15
Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. Отражается сумма, возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течение смены и обязательно оформленная актом по форме КМ-3. ВНИМАНИЕ! Кассовый чек на возврат не пробивается. Вернуть покупателям деньги можно только по кассовым чекам, пробитым за текущую смену и предоставленным покупателем. В противном случае возврат оформляется через главную кассу предприятия через Расходный кассовый ордер.
Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира. Обязательно подписывать на каждую смену.
Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора. Обязательно подписывать на каждую смену.
Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя. Обязательно подписывать на каждую смену. Допускается подписывать Графу 17 и Графу 18 одной подписью.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста для приведенного ниже случая:
19.11.2010: кассовый аппарат зарегистрирован в налоговой инспекции и установлен на торговой точке.
20.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0002. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 13550-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13551-11.
За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было. В Графе 1 пишем «20.11.10» В Графе 2: “ --- “ В Графе 3: ФИО кассира В Графе 4: «0002» В Графе 5: “ --- “ В Графе 6: «1-11» записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (Z-отчет № 0001 снимается при регистрации в налоговой инспекции на сумму 1-11). В Графе 7 и Графе 8 подписи. В Графе 9: «13551-11» указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену. В Графе 10: «13550-00» Рассчитываем по формуле: Графа 10 = Графа 9 – Графа 6 13551,11 – 1,11 = 13550,00 Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета) Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет. В Графе 11: «13550-00» Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 13550,00 - 0,00 - 0,00 = 13550,00 В Графе 12 “ --- “ (Оплат по картам не было) В Графе 13 “ --- “ (Оплат по картам не было) В Графе 14: «13550-00» Т.к. не было оплат по картам, то Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 13550,00 – 0,00 = 13550,00 В Графе 15 “ --- “ (возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм) В Графе 16, 17 и 18 – подписи.
21.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.
22.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.
23.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0003. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 200-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13751-11.
За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился. В Графе 1 пишем «23.11.10» В Графе 2: “ --- “ В Графе 3: “ --- “ В Графе 4: «0003» В Графе 5: “ --- “ В Графе 6: «13551-11» записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 20.11.2010). В Графе 7 и Графе 8 подписи. В Графе 9: «13751-11» указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену. В Графе 10: «200-00» Рассчитываем по формуле: Графа 10 = Графа 9 – Графа 6 13751,11 - 13551,11 = 200,00 Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета) Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет. В Графе 11: «200-00» Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 200,00 - 0,00 - 0,00 = 200,00 В Графе 12 “ --- “ (Оплат по картам не было) В Графе 13 “ --- “ (Оплат по картам не было) В Графе 14: «200-00» Т.к. не было оплат по картам, то Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 200,00 – 0,00 = 200,00 В Графе 15 “ --- “ (возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм) В Графе 16, 17 и 18 – подписи.
24.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0004. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 20516-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 34267-11.
Во время смены покупателем был возвращен товар, купленный в эту смену, сумма чека составила 5154,00. По кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился. В Графе 1 пишем «24.11.10» В Графе 2: “ --- “ В Графе 3: “ --- “ В Графе 4: «0004» В Графе 5: “ --- “ В Графе 6: «13751-11» записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 23.11.2010). В Графе 7 и Графе 8 подписи. В Графе 9: «34267-11» указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену. В Графе 10: «20516-00» Рассчитываем по формуле: Графа 10 = Графа 9 – Графа 6 34267,11 - 13751,11 = 20516,00 Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета) Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет. В Графе 11: «15362-00» Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям, но были возвраты денег покупателям, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 20516,00 - 0,00 – 5154,00 = 15362,00 В Графе 12 “ --- “ (Оплат по картам не было) В Графе 13 “ --- “ (Оплат по картам не было) В Графе 14: «15362-00» Т.к. не было оплат по картам, но были выплаты покупателям, то Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 20516,00 – 5154,00 = 15362,00 В Графе 15 “ 5154-00 “ (сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм) В Графе 16, 17 и 18 – подписи.
25.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0005. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 3000-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 37267-11.
За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было. Была произведена одна оплата кредитной картой на сумму 500 рублей. Кассир не изменился. В Графе 1 пишем «25.11.10» В Графе 2: “ --- “ В Графе 3: “ --- “ В Графе 4: «0005» В Графе 5: “ --- “ В Графе 6: «34267-11» записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 24.11.2010). В Графе 7 и Графе 8 подписи. В Графе 9: «37267-11» указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену. В Графе 10: «3000-00» Рассчитываем по формуле: Графа 10 = Графа 9 – Графа 6 37267,11 - 34267,11 = 3000,00 Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета) Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет. В Графе 11: «2500-00» Т.к. не была оплата по кредитной карте, но возвратов покупателям не было, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 15 –Графа 13 = 3000,00 – 0,00 – 500,00 =2500,00 В Графе 12 “ 1 “ (Количество оплат по картам) В Графе 13 “ 500,00 “ (Сумма оплат по картам) В Графе 14: «3000-00» Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 3000,00 – 0,00 = 3000,00 В Графе 15 “ --- “ (сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм) В Графе 16, 17 и 18 – подписи.
|
