В настоящем руководстве применяются следующие соглашения относительно текста.
Система позволяет произвести действия над объектами (документами, сообщениями, файлами документа и т.д) несколькими способами:
· Выбрав команду в соответствующем меню.
· Нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (в том случае, если эта команда вынесена на панель инструментов).
· Используя контекстное меню (при нажатии правой кнопки мыши).
· Используя горячие клавиши, если они предусмотрены.
В дальнейшем, при указании действия пользователю будет предложен наиболее удобный для определенного случая способ действия.
| ТЕРМИН
| ОПРЕДЕЛЕНИЕ
|
| Архивный документ
| Информационный объект СЭД РСХН. Документ, зарегистрированный в системе СЭД РСХН и находящийся в архивном хранении.
|
| Бумажная рассылка
| Технологическая операция СЭД РСХН. Регистрация в системе факта передачи бумажного документа субъекту делопроизводства (сотруднику либо в подразделение) внутри организации. Дает возможность фиксации в системе местонахождения бумажного документа.
|
| Версия файла
| Вариант файла документа, созданный редактированием предыдущей версии файла.
|
| Внешняя отправка
| Технологическая операция СЭД РСХН. Регистрация в системе факта отправки исходящего документа внешнему корреспонденту.
|
| Внутренний документ
| Документ, созданный в организации для внутреннего использования.
|
| Входящий документ
| Документ, поступивший в организацию от внешнего корреспондента.
|
| Группа рассылки (личная, общая)
| Именованный список группы сотрудников организации, созданный для упрощения регистрации рассылки документа. Существуют личные и общие группы рассылки
|
| Действие над документом (Делопроизводственная операция)
| Технологическая операция СЭД РСХН. Регистрация в системе факта осуществления над документом какого-либо действия, зарегистрированного в справочнике "Операции". Например, визирование, согласование, подписание.
|
| Дело
| Совокупность документов, относящихся к одному вопросу и участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
|
| Делопроизводство
| Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
|
| Документ
| Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Информационный объект СЭД РСХН. Состоит из регистрационной карточки, хранимой в базе данных системы, и файлов с текстом документа, хранящихся в виде файлов определенного формата (опционально).
|
| Журнал регистрации
| Информационный объект СЭД РСХН. Картотека регистрационных карточек, в которой регистрируются документы, сгруппированные по какому-либо принципу.
|
| Замещение
| Режим работы пользователя с СЭД РСХН, позволяющий работать в системе "от имени" другого пользователя. Например, секретарь может работать в режиме замещения в системе от имени своего начальника, фиксируя резолюции, задания и т.п. При этом получатель задания видит (в полученном сообщении) фамилию начальника. В то же время в целях аудита система фиксирует в специальных журналах, кто фактически выполнил то или иное действие и от имени кого.
|
| Уведомление
| Информационный объект СЭД РСХН. Сообщение, носящее информационный характер и не требующее от их получателя специальной реакции - отчета отправителю.
|
| Исходящий документ
| Документ, отправляемый внешнему корреспонденту.
|
| Контролер
| Пользователь СЭД РСХН – субъект делопроизводства. Специально выделенный пользователь СЭД РСХН, осуществляющий функцию контроля исполнения задания. Получает отчет о выполнении задания от ответственного исполнителя.
|
| Уровень доступа
| Один из реализованных в СЭД РСХН способов регламентации доступа пользователей системы к документам.
Заключается в следующем: для каждого документа определяется степень его конфиденциальности (в виде численной оценки) и фиксируется в системе. Для каждого пользователя определяется предельный уровень конфиденциальности документов, с которыми он может работать. Система предоставляет пользователю доступ только к тем документам, уровень конфиденциальности которых равен или ниже предельного уровня данного пользователя. Число уровней конфиденциальности, а также их наименования, определяются при настройке системы и хранятся в специальном справочнике.
|
| Корреспондент
| Сотрудник (физическое лицо) либо организация (юридическое лицо), отправившая документ.
|
| Номенклатура дел
| Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Информационный объект СЭД РСХН. Специальная информационная структура, предназначенная для систематизации хранения документов в системе. Представляет собой иерархический рубрикатор – многоуровневую иерархическую структуру, каждый узел которой именован и содержит документы и наборы документов – дела.
|
| Ответственный исполнитель
| Пользователь СЭД РСХН - субъект делопроизводства. Сотрудник или подразделение, отвечающие за исполнение задания. Отчитывается в выполнении задания перед контролером.
|
| Отправитель сообщения
| Пользователь СЭД РСХН – субъект делопроизводства, осуществивший отправку сообщения.
|
| Перерегистрация документа
| Технологическая операция СЭД РСХН. Операция переноса регистрационной карточки документа из одного журнала регистрации документов в другой (например, внутренний документ может быть зарегистрирован как исходящий).
|
| Персональная настройка интерфейса системы
| Технологическая операция СЭД РСХН. Конфигурирование пользователем интерфейса. Включает выбор типа и размера шрифтов, определение состава, размера и порядка расположения столбцов в таблицах-списках и т.п.
|
| Персонифицированный доступ к документу
| Один из реализованных в СЭД РСХН уровней конфиденциальности доступа к документам.
Заключается в следующем: регистратор документа определяет перечень лиц, которые будут иметь доступ к данному документу.
|
| Получатель сообщения
| Пользователь СЭД РСХН - субъект делопроизводства, в адрес которого направлено сообщение.
|
| Получатель отчета
| Пользователь СЭД РСХН - субъект делопроизводства, который указан в атрибуте сообщения Получатель отчета.
|
| Регистрационная карточка документа
| Информационный объект СЭД РСХН. Имеет уникальный внутренний номер и номер по журналу регистрации, содержит набор реквизитов, содержащих информацию о документе - дату регистрации, краткое содержание и т.п.
|
| Регистрационная контрольная карточка документа
| Образ регистрационной карточки в текстовом формате для использования в электронном или бумажном варианте. Может быть получен в меню Отчеты командой Регистрационная контрольная карточка.
|
| Реквизит документа
| Учетная информация о документе. Такой информацией может быть, например, регистрационный номер, краткое содержание документа, дата регистрации, и т.д.
|
| Связка документов
| Информационный объект СЭД РСХН. Зафиксированный в системе факт логической связи двух документов. Виды связок документов ведутся в специальном справочнике, который заполняется при настройке системы. Связки документов в системе – двунаправленные. Примеры видов связок: "Основной текст – Приложение", "Договор - Переписка по договору".
|
| Соисполнитель
| Пользователь СЭД РСХН – субъект делопроизводства: сотрудник или подразделение, отвечающие за исполнение одного из этапов задания. Отчитывается в выполнении задания перед ответственным исполнителем.
|
| Сообщение
| Информационный объект СЭД РСХН. Направляется от одного пользователя системы (отправителя) к другому (получателю). Система поддерживает сообщения двух типов: задание, и уведомление.
|
| Состав документа
| Реквизит регистрационной карточки. Произвольный текст, характеризующий объем и состав бумажного документа.
|
| Список бумажной рассылки
| Список сотрудников и/или подразделений организации, которым направлен бумажный документ.
|
| Список внешней отправки
| Список внешних организаций, которым направлен документ, включающий все факты передачи документа - корреспондента, дату отправки и т.д.
|
| Уровень конфиденциальности документа
| Фиксируемая в системе численная оценка документа с точки зрения степени его конфиденциальности. Используется при ограничении доступа пользователей к информации документа - карточки документа и его текста.
|
| Функциональное право пользователя
| Право пользователя выполнять те или иные технологические операции в СЭД РСХН. Назначение функциональных прав осуществляется администратором системы.
|
