Документ в СЭД РСХН
Документ в СЭД РСХН представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлов и их версий, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в СЭД РСХН, понимают специальный информационный объект – "Документ СЭД РСХН ". Документ СЭД РСХН – это совокупность трех основных составляющих: · Регистрационная карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа. · Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) - прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяется администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован подсистемой СЭД РСХН LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате. · Сведения об истории движения документа и работы с документом – представляют собой совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информационных объектов документа. При активированной системе безопасности в сведения включается информация о примененных электронных цифровых подписях. "Представление" документа в системе как "документа СЭД РСХН " позволяет придать документам СЭД РСХН то же функциональное назначение, которое имеют и обычные "бумажные" документы: информационное, управленческое и правовое.
|
