Регистрация документа в системе

Регистрация документа в системе – заполнение регистрационной карточки, содержащей атрибуты, описывающие документ и применяющиеся для идентификации и поиска документа. Регистрационная карточка помещается в один из журналов, при этом состав атрибутов регистрационной карточки зависит от того, в каком журнале регистрируется документ. К регистрационной карточке может быть прикреплен файл или несколько файлов, содержащих текст документа. Файлы могут иметь одну или несколько версий (см. п. 4.7 Электронный экземпляр документа. Файлы документов и их версии Электронный_экземпляр_документа_Файлы_документов_и_их_версии530).

Ø Выберите конкретный журнал регистрации в разделе Документы иерархической системы, в котором будете регистрировать документ.

Ø Выберите в меню Документы команду Регистрация документа или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов, или нажать клавишу Insert на клавиатуре. Откроется окно Регистрация документа (например, как показано на Рис. 10). Вид окна регистрации документа отличается для каждого журнала своим составом атрибутов.

Рис. 10 – Пример окна регистрации документа в журнале "Входящие"

Ø Заполните поля документа, доступные для ввода (выделены белым цветом). Подробно о правилах заполнения атрибутов регистрационной карточки (см. п.4.3 Правила заполнения атрибутов регистрационной карточки Правила_заполнения_атрибутов_регистрационной_карто_ки523).

Ø После заполнения полей нажмите кнопку Сохранить (Alt+C), если Вы хотите завершить регистрацию, или кнопку Следующий – если Вы хотите завершить регистрацию этого документа и приступить к регистрации следующего. При выборе этой кнопки открывается меню (отображение данного меню зависит от параметра EnableCopyERC):

o С очисткой. При выборе этого пункта меню система сохраняет регистрируемый документ. При открытии новой формы Регистрация документа, для регистрации следующего документа в том же журнале, заполненными остаются только атрибуты, заполняемые по умолчанию (например, "Дата регистрации" – текущей датой, "Уровень доступа" – общий, "Регистрационный номер" – в соответствии с шаблоном и т.д.);

o Без очистки. При выборе этого пункта меню система сохраняет регистрируемый документ и, при открытии новой формы, заполняет все реквизиты новой РК значениями, взятыми из РК предыдущего документа. За исключением реквизитов "Регистрационный номер", "Дата регистрации", которые заполняются значением по умолчанию и реквизиты "Файлы", "Связанные документы", "Экземпляры", которые остаются пустыми.

Примечание:

Регистрацию документа можно выполнить также при использовании команды Перерегистрация документа(См. п. 4.12 Перерегистрация документа в другой журнал Перерегистрация_документа_в_другой_журнал566).

Для исключения дублирования обработки одного и того же документа, зарегистрированного более чем один раз под разными регистрационными номерами, в системе предусмотрена проверка вводимого входящего документа на повторность по сочетанию признаков. Для каждого журнала регистрации администратором системы может быть установлена своя проверочная функция. Например, для журнала Входящие установлена по умолчанию, функция проверки по совпадению, с ранее введенными документами, значения полей Юридическое лицо + Исх. № + Исх. Дата.