Работа с папками документов

В узле Папки документов пользователь создаёт для себя иерархию папок, удовлетворяющую его требованиям структурирования документов, и помещает в них ярлыки нужных документов. При этом он назначает права другим пользователям на папки в соответствии с необходимостью совместной работы с ними.

Ярлык – ссылка на документ, зарегистрированный в журнале регистрации документов. Ярлык ведёт себя как документ и для пользователя от документа неотличим (за исключением того, что удаление ярлыка не приводит к удалению документа). Ярлык на один и тот же документ может находиться сразу в нескольких папках, но в одной папке может быть только один ярлык для каждого документа.

Пользователь может в соответствии с правами выполнять различные действия с папками документов, а именно: создавать, изменять, удалять, перемещать, может задавать права на папку другим пользователям с помощью меню Папки документов или контекстного меню. Перемещать папки можно также перетаскиванием.

При создании и изменении параметров папки открывается соответствующее окно (Рис. 7).

Рис. 7– Создание папки документов

В этом окне можно задать:

· Способ заполнения папки вручную пользователем, например, путем перетаскивания документов из журнала регистрации.

· Способ заполнение папки автоматически по фильтру (или с помощью хранимой процедуры).

· Интервал обновления папки (в соответствии с указанным фильтром или хранимой процедурой).

· Поле с кнопкой выбора из списка Регистрационная карточка (тип карточки, поля которой будут использоваться для формирования списка полей таблицы в списке документов).