Управленческого решения или издание распорядительного документа.

Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми

различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования,

Проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц,

Награждения, поощрения, переводы и командирование сотрудников.

Оформление докладных записок должно соответствовать требованиям,

Установленным в инструкции по делопроизводству.

В зависимости от того, является ли документ внутренним или

Направляется в вышестоящую организацию, оформление докладных

Записок имеет свои особенности.

Внешние докладные записки - докладные записки, отправляемые за

Пределы организации.

Применение внешних докладных записок не очень распространено,

Они используются в особо важных и принципиальных вопросах

Управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке предприятия.

Внутренние докладные записки - докладные записки,

Подготовленные исполнителем для руководства организации.

В состав типового формуляра докладной записки входят следующие

реквизиты: наименование автора (организации или структурного

Подразделения);

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным

Является угловое расположение реквизитов на поле документа.

Разберем __________оформление реквизитов докладной записки.

Наименование организации-автора документа

Данные об авторе указываются на каждом документе.

Наименование организации на внешней докладной записке должно

Соответствовать учредительным документам и включать указание на ее

Организационно-правовую форму. Кроме непосредственного

Наименования самой организации-отправителя, бланк может включать

Название вышестоящей организации, в систему которой она входит.

Если документ подпишет руководитель структурного подразделения,

Его наименование тоже может быть включено в бланк. Если в

Учредительном документе закреплено сокращенное наименование

Организации, оно помещается ниже полного в скобках.

Министерство образования

Российской Федерации

Пензенский государственный

Университет

(ПГУ)

Во внутренней докладной записке реквизиты бланка оформляются

Машинописным способом на чистом листе бумаге. В этом случае

Указывается наименование структурного подразделения автора документа,

Без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы

Левого поля.

Название вида документа

Название вида документа оформляется через 2 межстрочных

Интервала ниже наименования организации или структурного

Подразделения прописными буквами от границы левого поля.

Дата

Дата докладной записки является датой ее составления и подписания.

Она оформляется цифровым способом от границы левого поля через 2

Интервала ниже названия вида документа. Проставляется лицом,

Подписывающим документ.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - это условное цифровое (иногда

Буквенно-цифровое) обозначение документа, проставляемое при

Регистрации.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с

Ней. Обычно он представляет собой простой порядковый номер в пределах

Регистрируемого массива. Иногда может включать кроме порядкового

Номера индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре

Дел.

№03-12/25

В этом случае 03-12- номер дела по номенклатуре, а 25- порядковый

Номер.

Место составления или издания

Место составления или издания указывается в бланке внешней

Докладной записки в том случае, если географическое местоположение не

Вошло в название организации.

Например, в бланке Московского авиационного института

Место составления указывать не нужно.

Реквизит содержит указание населенного пункта, в котором

Зарегистрирован юридический адрес организации автора. Сокращения,

Применяемые при обозначении географических названий, должны