Крикунов М.И.

Лабораторная работа №4

Документирование деятельности коллегиальных органов

Цель работы: научиться разрабатывать повестку дня, составлять документы

Для проведения собраний (заседаний) коллегиальных органов

Теоретическая часть

В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами,

Решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и

Информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на

Конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и

Т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение

Собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме

Учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).

Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда

Определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в

Обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным

Вопросам.

В зависимости от состава участников совещание может быть международным,

Всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников

Также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки

совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о

Необходимости его проведения, обсуждения выносимых на него вопросов и составления

Списка предполагаемых участников. Далее определяются время и место проведения

Совещания. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют

годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не

Разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида

Деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания.

Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в

Кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов

(советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого

Одних и тех же залах заседаний. Помещение надо выбрать до составления приглашений,

Чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают,

Прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено

достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3

Стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение,

Учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

Ha основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается

Повестка дня. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке

Совещания.

В таких коллегиальных органах, как коллегии, различные советы и т.д., имеющих

годовые, квартальные и месячные планы работы, при формировании повестки дня

заседания выносятся на обсуждение, как плановые вопросы, так и оперативные по

Указанию руководителя.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по

Которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти.

Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и

Трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии,

Инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и

начинаются с предлога "О", "Об" или формулируются в именительном падеже.

Например:

Повестка дня

О состоянии финансовой дисциплины в... (учреждениях__________)... (отрасли).

Докладчик заместитель директора В.П. Павлов

Об итогах международной деятельности в 1999 г. Управления...(название

Управления).

Докладчик: начальник Управления П.В. Толкунов