Подготовка к переходу на новое программное обеспечение.
Докладчик: заместитель начальника Отдела... (название отдела) А.О. Крикунов Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это Заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список Уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, И исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или Имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Например: Список участников совещания 01.02.2000 Фами- Лия Имя, От- Чество Какую Органи Зацию Пред- Став- Ляет, Долж- Дата и Способ На- Прав- Ления При- Гла- Подтвер Ждение Получе- Ния при- Глаше- Ния (дата) Согла- Сие при- Нять Участие В работе (Да/Нет) Предпо- Лагает Ли Высту- Пить (тема Выступ- Нужда- Ется ли в Гостинице Нуждается Ли в билетах На обратный Путь (самолет, Поезд, дата, Номер рейса) При- Был на Засе- Дание Ность шения ления) При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой Список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать Одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть Положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при Непосредственной организации работы совещательного органа. Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения Совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий День, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе Оповещения одновременно уточняется и список участников совещания. Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой Приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все участники совещания Являются работниками одной организации, достаточно их оповестить по телефону, Переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они Используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Пример приглашения телефонограммой: Муниципальный округ Ясенево Передал – секретарь И.И. Афанасьева Тел. 425 00 00 ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 №42 Москва Начальнику РЭУ № 5 Е.К. Четкиной Принял – секретарь А.Г. Фомина Тел. 422 0202 Ч. 15 мин. В 10 ч. 30 мин. В помещении актового зала школы № 151 (Цветочная Ул., д. 53) состоится совещание представителей РЭУ по вопросу подготовки к Работе в зимних условиях. Супрефект И.И. Иванов В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, Комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседаниях обычно Рассылается. Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, Составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания о том, кто проводит Совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, Необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного Приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении Дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать И пройти. Если предполагается рассылать повторное приглашение лицам, подтвердившим Свое участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении. Например: ПРИГЛАШЕНИЕ Мы получили вашу заявку, спасибо за участие в DOCFLOW 98! Дата проведения: 27 мая 1998 года. Место проведения: Российская академия Госслужбы при Президенте РФ, Учебный корпус № 2. Адрес: пр. Вернадского, 84. Проезд: до ст. метро Юго-Западная, последний вагон из центра, По подземному переходу при выходе все время поворачивать налево. Выйдя из метро, Вы Увидите 3- этажное здание Российской академии Госслужбы при Президенте РФ.
|
