Ждем Вас у главного входа с 8.15 до 9.00. Регистрация с 8.30 до 9.00.Схема проезда: Проходная №2 Российская академия Госслужбы М Главный вход Пр. Вернадского Центр Юго-Западная Другой пример: Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются Современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с Помощью компьютера состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, Компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое Приглашение конкретный адрес и обращение к адресату. В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по Телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке Участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении По телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.). Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и Оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, Размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального Обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады (сообщения) или Тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков. Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники Совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные Рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, Заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие Ассоциация работников Машиностроения Москвы (адрес) 00.00.0000 № 01-12/85 Об участии в совещании НИИ точного машиностроения Гл. инженеру И.П. Севрюгину Москва, ул. Правды, 2 Уважаемый Иван Петрович! Ассоциация работников машиностроения Москвы приглашает Вас на совещание, Посвященное современным проблемам развития машиностроения. Совещание состоится 15.06.2000 в 10 час. утра в зале заседаний Института приборостроения по адресу: Москва, Академический просп., 8, 2-й этаж. Проезд: ст. метро Щелковская, далее тролл. № 2 до остановки "Академический проспект";. Председатель ассоциации Т.Г. Хижняков Глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д. Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения По обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих Решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов Позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и Организовать их оформление. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем За 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также Может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса. Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских Принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение Информационных материалов для участников совещания также может быть существенной Статьей расхода. Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о Гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за Организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим Занимаются административно-хозяйственные службы. Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения Совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств Выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях Проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию Отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию.
|
