Произвести ремонт Отремонтировать

• безличный характер изложения текста;

• употребление специальных терминов ("считаю необходимым";,

"прошу", "предлагаю")

• использование сокращенных слов (экз,. с, см., и т.д.)

• использование универсальных слов с неопределенным

Значением;

• исключение из текста архаизмов("сего года", "при сем

направляем").

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Продлить Пролонгировать

Объявление Анонс

Представить Репрезентовать

Подпись

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий

Ему юридическую силу

Оформляется подпись от границы левого поля на 2-3 интервала ниже

Текста. Реквизит включает наименование должности лица подписавшего

Документ, его личную подпись и расшифровку подписи. В расшифровке

Подписи инициалы указываются перед фамилией.

Сама рукописная подпись располагается на уровне последней строки в

Наименовании должности.

Как правило, внешнюю докладную записку подписывает руководитель

Организации или один из его заместителей, в чью компетенцию входит

Рассматриваемый вопрос.

Внутреннюю докладную записку может подписать как руководитель

Структурного подразделения - автора, так и исполнитель, подготовивший

Документ.

Например:

Главный экономист П.А. Егорина

Отметка о наличии приложений

Иногда к докладной записке могут прилагаться документы,

позволяющие уточнить и обосновать ее содержание. Тогда кроме

Перечисленных реквизитов в формуляр документа включается отметка о

Наличии приложения.

Если приложение не называется в тексте, его наименование

Указывается полностью с указанием количества листов и экземпляров.

Например:

Приложение: Договор о поставке щебня от 20.06.2005 на 4 л. в 1 экз

Если приложение называется в тексте, отметку оформляют таким

образом:

Приложение: на 6 л, в 3 экз.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля на

Интервала ниже текста, но выше подписи.

Примеры правильного оформления докладных записок приведены

Ниже.

Внешняя докладная записка

Производственное объединение Министерство связи

«Московская городская Российской Федерации

телефонная сеть»

Начальнику управления

Телефонной связи

Г.С. Аксенову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.11.2004 №34

О выделении прямых проводов

И назначении телефонных номеров

В сентябре этого года нашим объединением были подготовлены и согласованы с

Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с

новыми абонентами. Адреса абонентов: ул. Чехова, д. 7 (КРОСС АТС-295,

Контактный телефон 293-85-09) и пер. Сивцев Вражек, д. 3 (КРОСС АТС-294,

Контактный телефон 254-49-12). Выделение прямых проводов необходимо для

включения абонентов в сеть передачи данных "Инфотел" с 1 декабря текущего года.

Предлагаю выделить прямые провода и назначить телефонные номера указанным

Абонентам на договорной основе.

Заместитель начальника объединения М.И. Дуров

Внутренняя докладная записка

Бухгалтерия __________Директору комбината по

Производству музыкальных

Инструментов

В.М. Ларионову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.10.2003 №26

О состоянии учета на складе

Восьмого октября мною была проведена оперативная поверка состояния учета

Легковоспламеняющихся жидкостей на складе. В ходе проверки было установлено,

Что приходные и расходные документы на складе ведутся небрежно и сдаются в

Бухгалтерию с опозданием на 5-6 дней.

При проверке фактического наличия материалов по 14 наименованиям была

Установлена недостача 50 кг клея ПВА, 25 кг лака мебельного и 10 л ацетона.

Считаю необходимым предложить заведующей складом М.К. Люсиной

Ликвидировать недостатки в учете к 15 октября 2003 г.

Приложение: ведомость остатков расходных материалов на 2 л. в 2 экз.

Главный бухгалтер П.Н. Антипова

Практическая часть

Написать докладную записку на имя директора завода

(название придумать самим) от имени руководителя технического отдела

Этого же завода. В ней изложить просьбу о выделении средств для

Приобретения персонального компьютера. Компьютер необходим для

завершения работ по договору 174/15. Необходимо окончательно отладить