Организаторам совещания.

Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в

Обратных билетах. При хорошей организации совещания рабочая группа берет на себя

Задачу приобретения билетов на обратную дорогу.

В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых

Мероприятиях культурной программы.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы,

Размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут

Выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что

Предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы.

Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с

участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время

Окончания совещания.

Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии

Системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в

Зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены

Кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д.,

Организована продажа литературы.

Ответственным этапом является документирование совещания, т.е запись

Процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ход совещания и после его

Окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход

Совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на

Совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и

Фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех

выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто

Трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на

Стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех

Выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность

Каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или

Фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные

работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и

Фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно

Дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для

Наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается

Публикация материалов совещания.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их

Протоколирование.

Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия

Решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время

Заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная

Звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время

Заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации,

Умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество

Записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является

Ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего

Бланка.

В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида

Документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или

Подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней,

Указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Например, 11-13.03.2005

Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа