Информационные системы в управлении

Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (с государственными органами управления, с другими объектами и т.п.) и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование.

Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов и выходов в соответствии с поставленной целью. Управление осуществляется выдачей управленческих воздействий с учетом обратной связи и внешней среды, рынка и вышестоящих органов управления. Назначение управляющей системы — формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы ее принять состояние, определяемое целью управления. В ней можно выделить следующие задачи: выживание в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на определенные рынки.

Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что цель — это выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничений; управляющие воздействия — это планы работ подразделений; обратная связь — данные о ходе производства (выпуске и перемещении изделий, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.). Планы и содержание обратной связи есть не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий являются процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, в том числе экономических. Рассмотрим их.

Информационный контур. Управляющая часть оказывает на управляемый процесс определенное воздействие. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур.

Информационная система организации. В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, о состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

Как правило, любая организация является сложным комплексом, состоящим из нескольких объектов, имеющих собственные управляемые процессы и управляющие части. Поэтому для согласованного функционирования комплекса вводится дополнительная управляющая часть, координирующая действия остальных управляющих частей и управляемых процессов (как бы локальных систем управления), ориентируя их деятельность на выполнение общей цели комплекса. При более сложном строении управляемого процесса управляющая часть может иметь многоуровневую структуру, что является характерным для большинства систем управления.

Иерархичность систем управления. Различают три уровня управления в управляющей части объекта: высший, средний и низший. Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяется миссия организации, цели управления, долгосрочные планы; стратегия их реализации и т.п. Средний уровень управления — уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, осуществляется оперативный контроль и учет и т.п.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах.

Выделение планирования или контроля как функций управления порождает соответствующие структурные элементы в организационной структуре организации, а в рамках ее информационной системы — подсистему планирования или контроля. Первая обеспечивает формирование бизнес-планов, планов производства, планов маркетинговых исследований, финансовых планов и т.п. Вторая — информационную поддержку контроля.

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха — каждую смену, мастер — наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения информации об объекте управления меньше. Соответственно, и необходимость воздействия на управляемый процесс со стороны органа управления организации возникает соразмерно с частотой получения информации.

Таким образом, в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность получения информации об управляемом процессе различна. Следовательно, и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в соответствии с ее целями будет возникать или не возникать с частотой получения информации.

Процесс принятия решений. Акт целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется принятием решения. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления.

Задача информационной системы состоит в обеспечении процесса принятия решений, а именно — предоставлении нужной информации в нужное время и нужном месте. В этой связи характер решений, процесс их принятия и дискретность оказывают существенное влияние на функционирование информационной системы организации. Применяемые при этом технологии обусловили формирование целого класса информационных систем — систем поддержки решений.

В процессе принятия решений следует различать ряд этапов:

· постановка задачи;

· оценка обстановки;

· формирование замысла предстоящих действий и отдача распоряжений;

· обоснование решения, включая анализ механизма ситуации, оценка альтернатив, моделирование предпочтений;

· принятие решения, его оформление и доведение до исполнителей плана выполнения задачи;

· организация выполнения решения, включая контроль и взаимодействие структур;

· завершение операции, под которым подразумевается оценка фактически достигнутых результатов, подведение общих итогов.

Разумеется, рассмотренная выше система управления организацией была определена с позиций кибернетического взгляда на нее. Если говорить о системе управления без некоторой абстракции, то на информационную систему организации, кроме указанного выше, оказывают влияние ее организационная структура, персонал, принятые процедуры выполнения заданий, внутренняя культура организации и многое другое. Все это предопределяет, какая информация и как хранится в информационной системе, как она обрабатывается, как работает эта система и т.д.

Классификация информационных систем (И С) способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих ИС, обеспечивает лучшее понимание предмета изучения. Существуют различные классификации, преследующие определенные цели. В соответствии с классификацией, выполненной компанией Deloitte & Touch, ИС могут быть разделены на четыре группы:

· локальные;

· малые интегрированные;

· средние интегрированные;

· крупные интегрированные.

Другие авторы делят ИС по принципу схожести/различия с ERP-системами, в которых отражены наиболее прогрессивные черты ИС. Важнейшим классификационным признаком ИС является ее масштаб и интеграция компонентов. Различают ИС следующих видов:

· локальный АРМ (автоматизированное рабочее место) — программно-технический комплекс, предназначен для реализации управленческих функций на отдельном рабочем месте и информационно связан с другими ИС (АРМ);

· комплекс информационно и функционально связанных АРМ, реализующих в полном объеме функции управления;

· компьютерная сеть АРМ на единой информационной базе, обеспечивающая интеграцию функций управления в масштабе предприятия или группы бизнес-единиц;

· корпоративная ИС (КИС), обеспечивающая полнофункциональное распределенное управление крупномасштабным предприятием (понятие КИС тождественно определению ERP-системы). Другой классификационный признак для ИС — степень формализации (структурированности) и сложности алгоритмов обработки информации функциональных компонентов и соответствующих информационных технологий. На основе данного признака выделяют:

· системы оперативной обработки данных — OLTP-системы (On-Line Transaction Processing) системы;

· системы поддержки и принятия решений — DSS (Decision Support Systems).

К системам оперативной обработки данных относятся традиционные ИС учета и регистрации первичной информации (бухгалтерские, складские системы, системы учета выпуска готовой продукции и т.п.). В этих ИС выполняется сбор и регистрация больших объемов первичной информации, используются достаточно простые алгоритмы расчетов и запросов к базе данных (БД), структура которой стабильна в течение длительного времени (логическая структура базы данных должна быть стабильной в течение 5—7 лет для эффективного функционирования прикладного программного обеспечения).

В OLTP-системах большое значение имеет защита БД от несанкционированного доступа, аппаратных и программных сбоев в работе ИС. Формы входных и выходных документов, схемы документооборота жестко регламентированы. Для повышения эффективности функционирования ИС используются компьютерные сети с архитектурой «клиент-сервер».

Системы поддержки и принятия решений ориентированы на реализацию сложных бизнес-процессов, требующих аналитической обработки информации, формирования новых знаний. Анализ информации имеет определенную целевую ориентацию, например, финансовый анализ предприятия, аудит бухгалтерского учета. Отличительной особенностью этого класса ИС является:

· создание хранилищ данных большой емкости (Data WareHouse — DW) путем интеграции разнородных источников, находящихся в OLTP-системах;

· использование методов и средств аналитической обработки данных (On-Line Analytical Processing — OLAP-технологий);

· интеллектуальный анализ данных, обеспечивающий формирование новых знаний (Data Mining — DM технологий).

Б. Инмон дает следующее определение: хранилище данных — это предметно-ориентированное, привязанное ко времени и неизменяемое собрание данных для поддержки процесса принятия управленческих решений.

На основе хранилищ данных создаются подмножества данных — OLAP-кубы, многомерные иерархические структуры данных, содержащие множество признаков:

· дата/время (период времени, к которому относятся данные);

· уровень управления (структурное подразделение), которому соответствуют данные;

· сфера деятельности (бизнес-сфера, результат), к которой относятся данные;

· субъект управления (лицо, принимающее решение);

· вид ресурса и др.

Эти признаки позволяют агрегировать данные путем произвольного сочетания признаков и вычисления статистических оценок. В результате анализа информации создается новое знание, полезное для целей управления. Содержательный анализ данных основан на применении инструментальных средств OLAP-технологий.

Классификация информационных систем по типу пользовательского интерфейса представлена в табл. 10.1.

Таблица 10.1