Система управления базами данных Microsoft Access

Приложение 3

Система управления базами данных Microsoft Access

Файл базы данных в программе Microsoft Access содержит следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и страницы.

Основные данные хранятся в таблицах. Таблица состоит из записей. Записи разбиты на поля, в которых могут храниться данные различных типов.

Основные типы данных. В таблицах могут храниться данные следующих типов: Текст, Поле Мемо, Дата/Время, Числовой, Денежный, Счетчик, Логический, и др.

Запросы предназначены для получения информации на основе имеющихся данных.

Лабораторная работа № 1. Создание файла БД в программе Microsoft Access

Цель работы. Знакомство с основными возможностями программы Microsoft Access.

Задача. Требуется создать файл базы данных для предприятия «Автосервис», которое занимается оказанием услуг по ремонту автомобилей. На предприятии работают специалисты, каждый из которых имеет свой профиль по ремонту и необходимо учесть их работу. У предприятия складывается своя клиентура и нужно иметь данные на каждого клиента. Также необходимо вести систематический учет оказываемых услуг. Файл базы данных должен допускать возможность получения с помощью запросов информации о выполненной конкретным специалистом работе, об услугах конкретному клиенту, об оказании конкретных услуг и т.п.

Разработка структуры таблиц. Для решения данной задачи используем таблицы «Специалисты», «Клиенты», «Услуги» и «Журнал услуг», между полями которых зададим связи.

Связи необходимы для синхронизации записей при одновременном открытии этих таблиц.

Структура таблиц и связи указаны на рисунке 1. Здесь приведены названия таблиц, полей и типов данных и с помощью линий указаны связи между соответствующими полями таблиц. Связываемые поля в данном случае имеют одинаковые имена и типы. Типы связываемых полей должны быть одинаковыми, а имена могут быть и разными.

Рисунок 1. — Структура таблиц и связи между ними

Различные способы создания таблиц данных. Для создания таблиц можно использовать мастер таблиц или создать таблицу в режиме конструктора. Создадим таблицы в режиме конструктора.

В каждой таблице выбираем ключевое поле. В ключевом поле значения не должны повторяться, поэтому в программе Access есть тип «Счетчик», значения которого формируются автоматически (номера по порядку). Поля этого типа будем объявлять ключевыми.

Связи. Далее необходимо задать связи между таблицами. Связи нужны программе для того, чтобы при отображении данных из разных таблиц синхронизировать записи по одинаковым значениям связанных полей.

Построение запросов. Запрос можно построить двумя способами: в режиме конструктора или с помощью мастера.

Формирование отчетов. Отчет предназначен для подготовки информации к выводу на принтер. В отчетах могут использоваться имеющиеся таблицы и запросы. Самый простой отчет можно создать с помощью мастера отчетов, указав поля таблицы, которые нужно вывести на печать.

Формы. Форма может использоваться для

- отображения данных из одной или нескольких (связанных) таблиц;

- для ввода данных в одну или несколько таблиц;

- для вызова запросов, программ, созданных пользователем, открытия других объектов с помощью кнопок.

Так называемая главная кнопочная форма поддерживает интерфейс пользователя для работы с автоматизированной системой обработки данных.

Задание 1. 1) Создать файл базы данных с именем «Автосервис».

2) В файле базы данных «Автосервис» создать таблицы с полями, указанными на рис. 1.

3) Задать связи между таблицами в соответствии со схемой рис. 1.

4) Ввести произвольные данные в эти таблицы.