Тема 1.2. Особливості професійного спілкування

Самостійна робота 2

Питання 1. Вибір форми комунікації (співбесіда, нарада, засідання, семінар тощо) та визначення об'єкта, мети, виду спілкування

Література: 21, с. 186 - 188; 25, с. 303, 311, 318; 26, с. 194 - 200.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Вивчаючи дане питання, слід мати на увазі, що неможли­во уявити розвиток людини, її існування, зв'язки з суспільством без спілкування з іншими людьми. Спілкування - одна з форм людської взаємодії.

Важливою складовою комерційного успіху діяльності фірми є вміння спілкуватися. Чим вищий рівень культури усного ділового мовлення, тим вищий авторитет людини, яка займаєть­ся підприємницькою діяльністю, тим кращі й плідніші результа­ти. У щоденній роботі виникає потреба обговорити, вирішити певні питання, налагодити комерційні стосунки, вислухати людину, зрозуміти її.

Важливим при цьому є вибір форми комунікації.

Розкриваючи дане питання, слід звернутися до тлумачного словника, уяснити зміст поняття " комунікація" (спілкування).

Виходячи з того, яку проблему потрібно вирішити, слід визначитися, в якій формі це буде проходити.

Існує ряд видів усного ділового спілкування.

Співбесіда - це різновид ділової бесіди, де домінує увага до співрозмовника, тактовність і вміння говорити. Вона призна­чена для обговорення, вирішення певних питань, налагодження комерційних стосунків тощо. Основна умова: уміння вислухати людину, зрозуміти її.

Обидві сторони ділового спілкування повинні бути ввіч­ливими, привітними, доброзичливими, виявляти щирий інтерес і повагу до співрозмовника, чемність та емоційну стриманість у полеміці, тактовність і здатність до співчуття та розуміння проблем одне одного. Розмовляючи, слід дивитися на співрозмовника, щоб відповідно скоригувати подальший хід ділового спілкування у разі втрати інтересу до теми. Для досягнення повнішого взаєморозуміння потрібно оволодіти не лише вмінням переконливо говорити, а й уважно слухати співрозмовника.

Ефект ділового спілкування залежить від того, як учасни­ки готуються до нього, чи знають, якими принципами слід керуватися на окремих стадіях, чи вміють перетворити розмову на плідний діалог, чи враховують особливості психології партнера.

Ділова нарада - це робота колективного розуму, спрямованого вмілим керівником у потрібне русло на плідний кінцевий результат.

Цей традиційний метод управління може бути високоефективним лише за умов інтенсивного, активного обміну думками підготовлених учасників. Тоді це буде дійсно зібрання, де радять (нарада), а не формальне засідання, де колективно марнують час.

Перевагою наради, порівняно з іншими формами управління, є те, що за мінімум часу невелика кількість працівників у результаті оперативного й аргументованого обміну думками може розв'язати складні питання та прийняти узгоджене найоптимальніше рішення. Спільна думка іноді важить набагато більше, ніж сума окремих думок членів даного колективу.

Проблема, яка виноситься для обговорення на нараду, може мати будь-який характер: організаційний, виробничий, дисциплінарний, інформаційний тощо.

Оптимальна кількість учасників наради - 10 - 12 осіб. Бі­льша кількість просто не зможе взяти активної участі в обговоренні, а менша не дасть змоги виявити різні погляди на проблему. Ефективність наради певною мірою залежить від рівня підготовки як самої наради, так і окремого її учасника й, безумовно, керівника.

Підготовка наради - це визначення тематики, порядку денного, приблизного складу учасників, дати та години початку, складання основної доповіді і проекту рішення, вибір і підготовка приміщення. При визначенні дати враховують необхідність підготуватися заздалегідь (дата не повинна змінюватися, в протилежному випадку треба попереджати про перенесення наради). Для участі запрошують мінімальну кількість службових осіб (тільки тих, хто дійсно потрібен). Порядок денний оголошується заздалегідь, у разі потреби учасникам роздаються матеріали для ознайомлення.

Ділові засідання. їх перевага полягає в тому, що на засіданні присутні майбутні виконавці рішень, які приймаються, і вони беруть участь в обговоренні цих питань. Види засідань:

інформаційні (директивні або інструктивні);

оперативні (диспетчерські);

дискусійні.

Інформаційні- знайомлять із новими даними, положен­нями, постановами. Диспетчерські - охоплюють збір інформа­ції, її переробку та прийняття рішень.

Дискусійні - приймаються конструктивні рішення, де кожен може взяти участь в обговоренні.

Семінар - одна з найбільш універсальних і ефективних форм ділового спілкування (від лат. seminarium - розсадник) - форма практичних і теоретичних вирішень питань. На семінарі під керівництвом головуючого розглядаються різні питання з метою поглиблення знань з того чи іншого питання. На семінарі учасники логічно мислять, висловлюють і відстоюють власну точку зору публічно.

Наради, семінари, співбесіди, засідання повинні починатися зі створення сприятливого для спілкування психологічного клімату, бо саме це запам'ятовується на емоційному рівні як враження від ділового спілкування.

Мистецтво спілкування - це здатність захоплювати, переконувати співбесідника, вироблення відповідної манери комунікації.

Запам'ятайте, при виборі форми комунікації слід визначити об'єкт, мету спілкування. Будь-яка форма комунікації по­требує попередньої підготовки, продумування її ходу, ритму. Потрібно сформулювати основні питання, які потребують з'ясування. Мета ділового спілкування досягається за умов сумлінної підготовки до нього всіх учасників та правильної його організації.

Потрібно подумати про те, як встановити взаємну довіру під час спілкування. Слід зважити, в яких умовах буде проходи­ти ділова зустріч, зняти напруження, давати співбесідникам висловитися. Необхідно бути готовим до будь-якої поведінки співрозмовника, його індивідуальної своєрідності.

Кінцевий позитивний результат спілкування залежить не стільки від мотивів, якими керується людина, скільки від уміння їх сформулювати й викласти.

Теми рефератів Особливості службового етикету. Спілкування в колективі. Етикет телефонної розмови. Прийом відвідувачів. Культура ділового мовлення.

Запитання та завдання для самоперевірки

Яка з мовленнєвих форм (усна, чи письмова) виникла раніше?

У чому полягають переваги і недоліки кожного з видів засідань?

Як ви розумієте кожну із складових підготовки наради?

Доведіть, що вміння вислухати людину, зрозуміти її - є основною умовою співбесіди.