Доповідна записка. Про наукову студентську конференцію

03.04.04.

Про наукову студентську конференцію

Студентка 2 курсу відділення обліково-фінансових дисциплін__________________________________________________________________________________

(Прізвище, ім’я, по батькові)

успішно виступила на_______________________________________________________

__________________________________________________________________________

Голова студентського

товариства підпис І. Дудкін

Теми рефератів

Довідково-інформаційні документи.

Звітна документація.

Запитання та завдання для самоперевірки

Дайте визначення документів: оголошення, запрошення, доповідна і пояснювальна записки, звіт.

Назвіть реквізити зазначених документів.

Тема 3.4. Укладання фахової документації

Самостійна робота 14

Питання 1. Реквізити документів та вимоги до їх написання

Література: 18, с. 27 - 34; 21, с. 33 - 44; 26, с. 20 - 38; 29, с. 13-27.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Потрібно пам'ятати, що кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів (лат. reguisium - необхідне, потрібне).

Розрізняють постійні і змінні реквізити документів. Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків:

а) для листів;

б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів - А 4 (210 х 297 мм) та А 5 (148 х 210 мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк - це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст - це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Застосування бланків надає інформації офіційного характеру.

За поданою таблицею потрібно вивчити реквізити документів та їх оформлення.

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Державний герб	Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації
	Емблема організації чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
	Код форми документа	У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа	У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
	Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа	У верхньому лівому кутку. Може наноситися з допомогою штампа або друкарським способом
	Назва структурного підрозділу	У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
	Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33. На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518
	Назва виду документа	Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встано­влюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
	Дата	Документ датується днем його підписан­ня або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спе­ціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим спосо­бом (24 серпня 1999 р.) або цифровим -трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
	Індекс	У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-операційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу; 10 - номер справи; 36 реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
	Посилання на індекс та дату вхідного документа	У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, указані в документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 135 - порядковий номер
	Місце укладання чи видання	У верхній частині сторінки. Зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видаєтьсядокумент
	Гриф обмеження доступу до документа	3 правого боку під щодо форми. Записується з середини рядка " для службового користування", " таємно", " цілком таємно"
	Адресат	3 правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем. Друкарня " Преса України " Никонову Миколі Петровичу Головному вул. Грінчеика Редакторові буд. 7, кв. 19 Романову В. О. Київ -04104
	Гриф затвердження	У верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:. слово ЗАТВЕРДЖУЮ назва посади; особистий підпис: ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження     Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л.С. Семенова 07.10.99
	Резолюція	У правому верхньому кутку. Якщо це мі­сце зайняте іншим реквізитом, то резо­люцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки докумен­та, крім полів. Складається з таких еле­ментів: • прізвище та ініціали виконавця, яко­му відправлений документ; • вказівка на порядок виконання до­кумента; • термін виконання документа; • особистий підпис керівника; • дата. Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозді­ли. Відповідальною за виконання доку­мента є особа, названа в резолюції пер­шою
	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщу­ється під назвою виду документа, відо­бражає головну ідею документа і здебі­льшого починається з прийменника " про"; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа
	Відмітка про контроль	3 лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа проставляють " К" або " Контроль"
	Текст	Складається з таких логічних елементів: вступ; доказ; закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)
	Відмітка про наявність додатка	Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітки про це оформлюють так: Додаток: на 2 арк. у 3 прим.; 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: " Проект реконструкції ділянки" на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.
	Підпис	Підписується, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: •зазначення посади (з лівого боку); •підпис (між назвою посади й прізвищем); •ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їх підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор 30Ш№ 22 30Ш№ 28 (підпис) (підпис) Л.С. Семенова Ю.Ю. Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться
	Гриф узгодження	Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими організаціями). Цей реквізит складається з: • слова " УЗГОДЖЕНО"; • назви посади службової особи, з якою узгоджується документ, та назви установи; • особистого підпису; • його розшифрування; • дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту " ПІДПИС" або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор 30Ш№ 256 (підпис) К. С. Курсанова 01.09.99
	Віза	Внутрішнє узгодження проекту документа - це його візування. Віза складається з: • особистого підпису особи, що візує; • дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище): Завідувач кафедри (підпис) В.М. Сайко 28.09.99 Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитки печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. д.
	Відмітка про засвідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово " Копія"; під реквізитом " підпис" слово " Правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою
	Прізвище вико­навця та номер його телефону	Цей реквізит обов'язків на вихідних документах (листах, довідках, висновках) складається з: • прізвища виконавця; • номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості: • стислу довідку про виконання; слова " ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; • дату скерування документа до справи; • підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
ЗО	Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: • запис " Інформація перенесена на машинний носій"; • підпис особи, відповідальної за перенесення даних; • дату перенесення
	Відмітка про надходження	Містить: • скорочену назву організації, що отримала документ; • дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи з допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа) Відбиток штампа містить: • назву організації; • дату надходження; • індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа