Службовий лист

Лист – це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління різними процесами діяльності організацій і установ. Лист – найпоширеніший вид документації в системі управління. Через листування ведуться переговори, з’ясовуються ділові стосунки між підприємствами, викладаються претензії. Листи можуть супроводжувати матеріальні цінності.

Звичайно службовий лист оформляється на виготовленому друкарським способом бланку з позначенням усіх необхідних реквізитів. Такі листи називаються стандартними. Крім стандартних, існують листи індивідуальні.

Залежно від кількості логічних елементів листи бувають простими і складними. Прості листи містять лише висновки, складні – мотивування і висновки. Якщо докази йдуть перед висновками – це прямий порядок викладу, а якщо висновки передують доказам – зворотній порядок.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають відповіді, й такі, що не вимагають її. Серед тих, що вимагають відповіді, виділяються листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. А серед тих, що не вимагають відповіді, листи-підтвердження, листи-попередження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні та колективні. Звичайний лист надсилається одній інстанції. Циркулярний лист надсилається цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела. Колективний – пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на одну адресу.

Усі види листів оформляються за єдиними вимогами, але відрізняються змістом тексту.

Листи-запити і листи-прохання – найпоширеніший вид ділової кореспонденції. За змістом вони поділяються на дві частини: мотивуючу (констатація фактів, явищ) та основну, в якій висловлюється запит чи прохання.

Листи-відповіді повинні містити посилання на номер, дату й суть листа-запиту. Це дає можливість (при одержанні листа-відповіді) швидко й легко відшукати потрібний лист-запит у справі та ознайомитися з ним.

Лист-інформація містить повідомлення про стан справ, що можуть зацікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається. Порядок і форма викладення змісту індивідуальна.

Гарантійні листи укладаються з метою підтвердження певних зобов’язань або якихось умов. Як правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, терміни її виконання, якість виконання робіт, робота за фахом, житло та ін.

Супровідними листами користуються при пересиланні іншим організаціям, підприємствам чи особам різних документів (протоколів, довідок, актів тощо). Вони доречні лише тоді, коли містять додаткові роз’яснення до тих документів, що надсилаються разом з листом, або якщо ці документи великі за обсягом.

Листи оформляються в одному примірнику, претензійні – у трьох або чотирьох примірниках.

Реєструються службові листи в спеціальних журналах чи картотеках як вхідна кореспонденція в установі, на яку був адресований лист і як вихідна – в установі, з якої надійшов лист.

Реквізити:

1. Штамп (повна назва і адреса організації-відправника листа (індекс поштового відділення, повна поштова адреса, телефони, факс, електронна пошта, назва відділення банку, розрахунковий рахунок)).

2. Номер і дата листа.

3. Назва одержувача листа (назва посади, назва організації, прізвище, ініціали (у формі давального відмінка)).

4. Заголовок до тексту (може бути).

5. Текст.

5.1. Опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа.

5.2. Висновки та пропозиції.

6. Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

7. Підпис керівника організації.

8. Печатка.

9. Віза.

ВІННИЦЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

КОМІТЕТ

З ФІЗИЧНОЇ КУЛЬТУРИ І СПОРТУ

Хмельницьке шосе, 7, м. Вінниця, 21000

тел.: 39-91-25, 35-18-79, 32-06-83, факс: (0432)32-07-61

Код ЗКПО – 0283445,

рахунок 394396102 НБУ м. Вінниця,

МФО 302506

18.06.2007 № 01/52

Ректорові

Вінницького національного технічного університету академіку Мокіну Б. І.

У зв’язку з участю в міжнародних змаганнях з легкої атлетики в м. Біла Церква 20 червня 2007 року просимо перенести державний іспит студентові Петренку Ігорю Васильовичу на інший термін.

 

Голова комітету з

фізичної культури і спорту (підпис) Р. Ф. Іванчук

 

Вінницький національний технічний університет

Хмельницьке шосе, 95, м. Вінниця, 21021

тел.: (0432) 33-58-23, факс: (0432) 45-67-73

 

25.03.2007 № 16/23

 

Ректорові

Вінницького національного медичного університету

проф. Морозу В. М.

Про стажування

Ректорат Вінницького національного технічного університету просить прийняти на стажування з 28 березня по 28 квітня 2007 року старшого викладача кафедри історії Мельника Сергія Івановича.

 

Проректор з

навчальної роботи (підпис) В. О. Леонтьєв