Самостійна робота. 1. Вихідні документи, розробка форм і вибір засобів виводу

1. Вихідні документи, розробка форм і вибір засобів виводу.

2. Завдання та роль бухгалтерського обліку.

 

1.Поняття поза машинної інформаційної бази, склад робіт з її організації.

 

Ефективність будь-якої інформаційної системи обробки даних багато в чому залежить від способу організації її інформаційної бази (ІБ). Що розуміють під цим терміном? Згідно з Держстандартом інформаційна база - це сукупність упорядко ваної інформації, яка використовується при функціонуванні ІС. Тож під ІБ загалом розуміють сукупність певним чином організовуваної, збєрежуваної та контрольо ваної інформації, зафіксованої на носіях системи. Ця інформація відбиває стан керо ваного об'єкта і зовнішнього середовища.

Склад і зміст ІБ визначаються, з одного боку, вимогами системи і самою суттю управління, а з іншого - вимогами автоматизованої обробки даних на ЕОМ.

Тому при розробці інформаційної бази слід керуватися такими принципами:

1. • використання єдиної методики ідентифікації об'єктів і подій;

2. • застосування типової схеми обміну даними між системою і людьми, зокре ма формування масивів, внесення до них змін і видачу даних;

3. • застосування єдиної схеми зберігання даних, необхідних для забезпечення розв'язування задач управління;

4. • забезпечення одноразовості і незалежності вводу даних від часу розв'язу вання та кількості розв'язуваних економічних задач;

5. • забезпечення можливості поетапного і безперервного нарощування ємності інформаційної бази;

6. • використання програмного апарату, який забезпечує ефективну роботу з даними;

7. • забезпечення інформаційної взаємодії з іншими інформаційними систе мами.

Під час розробки ІБ слід ураховувати низку вимог, що ставляться з боку системи управління. Основні з них такі: повнота, своєчасність і регулярність надходження й обробки інформації, а також достовірність і точність останньої.

Вимога повноти інформації передбачає, що розміри ІБ мають бути мінімаль ними, але достатніми для прийняття управлінських рішень, оскільки надмірна інформація не сприяє ефективному її використанню і утруднює процес управління.

Порушення термінів надходження й обробки інформації робить її непотрібною для управління, а отже, вона має бути вірогідною (достовірною) і точно відповідати об'єктивним показникам об'єкта управління. Найважливіші вимоги висуваються до інформаційної бази з боку машинної обробки інформації, а саме: однозначне та формалізоване описання об'єктів і актів виробничо-господарської діяльності; засто сування методів, які сприяють ефективному збору, реєстрації, передачі, обробці, нагромадженню й зберіганню інформації; вилучення дублюючих потоків інфор мації; уніфікація, спрощення й усунення надмірної документації; забезпечення ефективної форми обміну інформацією між людиною та ЕОМ.

Отже, створення інформаційної бази - це складний, трудомісткий процес. Він визначається особливостями, що характерні для процесу переробки даних у систе мі. Ідеться про те, що мають забезпечуватися такі умови:

1) дані, які вводяться до ЕОМ, формалізовані і однозначно подані:

2) ЕОМ правильно «розуміє» первинні (вхідні) дані;

3) між станом об'єкта управління і його відображенням на носіях системи існує відповідність;

4) інформаційні масиви організовані таким чином, аби можна було ефективно оперувати ними з урахуванням обмежень технічних можливостей ЕОМ.

Коли проаналізувати перелічені умови за їх сутністю, можна помітити, що одні з них і (1-ша і 2-га) пов'язані з підготовкою даних і оперуванням ними поза ЕОМ, тобто з питаннями створення позамашинної інформаційної бази системи; решта (3-тя і 4-та) пов'язані з переробкою даних в ЕОМ, тобто з розв'язанням питань ство рення машинної ІБ.

Позамашинна інформаційна база - це частина ІБ системи, яка являє собою сукупність сигналів, повідомлень і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. У процесі створення позамашинної ІБ комп'ютерної системи виконуються такі дії:

· формалізація даних;

· вибір форм первинних документів і машинних носіїв;

· вибір способів і засобів фіксування у первинних документах і на машинних носіях;

· розробка форм вихідних документів; визначення та розробка логічної струк тури бази даних;

• вибір системи управління базою даних (СУБД); організація раціонального документообігу і т.ін.

Автоматизація обліку вносить певні зміни до організації роботи бухгалтерії. Правиль ний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттє во адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які дуже часто змінюються.

На ринку бухгалтерських програм, немає програмних продуктів, які були б стандар том для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку в Україні. Однак широкі інструментальні можливості деяких систем у взаємодії з високою кваліфікацією спеці алістів з обліку дозволяє розв’язувати найскладніші задачі.

На підприємствах основні облікові операції мають бути автоматизовані, а бухгалтер ська інформація, зібрана, оброблена і надана у вигляді, зручному для подальшого аналізу і прийняття управлінських рішень.

Для визначення стану підприємства, постійних його змін, взаємозв’язку і взаємовід носин з оточуючим економічним середовищем, визначення результатів господарюван ня ведеться бухгалтерський облік. Його значення підвищується у випадку використан ня облікових даних управлінським персоналом у процесі прийняття управлінських рішень.

Облік – це інформаційна система, в якій первинна розрізнена інформація про господарські процеси перетворюється в інформаційні дані (сутності), необхідні для управління господарством, раціонального використання матеріальних і трудових ресурсів, для інших цілей, зумовлених завданнями підприємницької діяльності.

Тобто бухгалтерський облік передбачає ведення систематичних записів про госпо дарство та узагальнення їх у вартісному вимірнику, шляхом суцільного, безперер вного і документального запису всіх господарських операцій про майно, капітал, зобов’язання та результати.

Порядок і техніка формування в бухгалтерському обліку виглядає так:

Таким чином, бухгалтер надає інформацію, яка допомогає не лише власнику у будь-який час побачити стан справ підприємства: прибуткове воно чи збиткове, погіршується його діяльність чи покращується, по яких операціях виникають прибут ки, а які приносять збитки, а також надає інформацію іншим користувачам обліку.

«Бухгалтер, - писав П. Гранэ’є, - працює для того, хто прийде після нього, тобто для адміністрації, яка буде використовувати, аналізувати його дані.

Німецьке слово «бухгалтерія»(походить від нім. слова buch furn) в дослівному пере кладі (слово бухгалтерія) означає книговедення, а в перекладі за змістом означає рахівництво.

Але облік – це не просто запис майна, це реєстрація подій, які відбуваються з активами господарського суб’єкта. Просто обчислювати – це займатися арифмети кою, а вести бухгалтерський облік – це нараховувати і сплачувати.

Вся необхідна бухгалтерська інформація для різних користувачів відображується у документах, які називаються бухгалтерськими звітами.

Бухгалтерський облік є частиною загальної інформаційної системи, яка перетворює первинні дані зафіксовані в документах на продукт для управління. При цьому введен ня поточних облікових записів забезпечує:

1.Інформацію, яка може бути використана при підготовці наступного річного плану;

2.Відповідною інформацією для щоденного управлінського контролю бізнесу;

3.Інформація для підготовки щорічної звітності і визначення доходів.