Засоби формалізованого опису економічної інформації

Загальна характеристика інформаційного забезпечення

Інформаційне забезпечення це сукупність методів і засобів щодо розміщення і організації інформації, що містить системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу і форми документів, методів створення внутрішньомашинної інформаційної бази ІС. Уся сукупність інформації об’єкта управління утворює його інформаційну базу.

Файл – це місце на машинному носії, у якому зберігаються дані і яке має своє унікальне ім’я. Автоматизований банк даних (АБД)- система організації, ведення і зберігання даних, що розташовані на машинних носіях і призначені для колективного багатоцільового використання разом з спеціальними, технічними, мовними й організаційними засобами. Правове забезпечення – сукупність правових норм, що реалізують створення і функціонування ІС.

Під організаційними компонентами ІС розуміють сукупність методі засобів, що дозволяють удосконалювати організаційну структуру об’єктів, управлінські функції, що виконуються структурними підрозділами; визначити штатний розклад і чисельний склад кожного структурного підрозділу; розробити посадові інструкції персоналу управління в умовах функціонування систем обробки даних (СОД).

Під інформацією (від латинського information- роз’яснення, викладення) розуміють повідомлення про будь який факт, подію, об’єкт, явище тощо. Економічна інформація - це інформація, що характеризує виробничі відносини в суспільстві.

За фазою управління інформацію поділяють на планову, облікову(оперативну, бухгалтерську, статистичну), аналітичну, прогностичну. Облікова й аналітична інформація характеризує фактичний стан системи. За ознакою достовірності розріз няють достовірну і недостовірну інформацію. За стадією виникнення розрізняють первинну і вторинну інформацію. Джерелом первинної економічної інформації є будь – яка діяльність підприємства або організації. Вторинна інформація отримується внаслідок обробки даних. Вторинна інформація похідна, її поділяють на проміжну і результатну. Результатна утворюється як кінцева мета обробки даних, проміжна виникає в процесі досягнення цієї мети. Проміжна інформація має важливе значення, оскільки за її допомогою визначаються шляхи подальшого розв’язання задач. За повнотою розрізняють достатню, недостатню і надлишкову інформацію. За стабіль ністю всю інформацію в системі комп’ютерної технології її обробки можна поділити на зміну і постійну. Кодування - це утворення і надання колового позначення об’єк там класифікації та класифікаційним групуванням. Умовне позначення об’єктів за допомогою знака або сукупності знаків називають кодом. Система кодування – це сукупність правил утворення коду.

Для кожного коду встановлюється:

- алфавіт коду – система знаків, що прийнята для утворення коду (цифровий,

буквенний, буквенно- цифровий);

- основа коду- кількість знаків у алфавіті коду;

- розряд коду – позиція знака в коді;

- довжина коду- кількість знаків у коді;

Залежно від того, чи передує кодуванню класифікування об’єктів, системи кодуван ня поділяють на реєстраційні і класифікаційні системи. Кожна із цих систем викорис товує певні методи кодування. Реєстраційна система кодування передбачає побудову кодових позначень, що повністю ідентифікують об’єкт, але не містять інформації про нього. Вона не вимагає попередньої класифікації і незалежна від змісту задач, що вирішуються.

До методів реєстраційних систем кодування відносять порядковий, серійно-порядко вий і метод повторення. Порядковий метод передбачає утворення кодів усіх позицій номенклатури з чисел натурального ряду без пропуску номерів. Він використовується для кодування однозначних стабільних і простих номенклатур, яким притаманна одна ознака. Серійно – порядковий метод дозволяє утворювати код з чисел натурального ряду із закріпленням окремих серій чи діапазонів цих чисел за об’єктами класифікації з однаковими ознаками.

Система кодування за методом повторення найпростіша і заснована на використанні попередньо наданих номерів, що можуть бути використані як коди (номери балансо вих рахунків, номери магазинів, автомашин тощо).

Класифікаційні системи кодування призначені для надання кодів об’єктам, що попере дньо систематизовані за певними класифікаційними ознаками. Вони передбачають застосування послідовного і паралельного методів. Послідовний метод полягає в почерговому визначенні кодів підпорядкованих групувань, отриманих за ієрархічною системою. За кожною класифікаційною ознакою закріплюється певна кількість ряд ків, яка залежить від кількості об’єктів у відповідному класифікаційному групуванні. Порядок розташування класифікаційних ознак та їх розрядів визначає структуру коду, а загальна кількість у коді – його довжину. Паралельний метод кодування полягає в наданні кодових позначень незалежним групуванням, що утворені за допомогою системи класифікацій. Кожній фасеті зі структурної формули виділяється певний розряд або група розрядів кодового позначення. При чому значення ознаки що вказа на в будь – якому розряді коду, не залежить від значень ознак, записаних в інших розрядах. Протягом останніх років отримали широке розповсюдження технології авто матичної ідентифікації на базі комп’ютерної техніки:

· - штрихове кодування;

· - радіочастотні системи;

· - оптичне розпізнавання знаків;

· - введення з голосу даних у комп’ютер тощо.

У міжнародній практиці виробництва і торгівлі прийнято штрихове кодування това рів. Інформація про товар наноситься на упаковку у вигляді чіткого рисунка з вузьких і широких смуг. Ці штрихи і прописи між ними означають певні цифри в кодах ЕОМ. Таким чином, кожний товар отримує індивідуальний знак, який легко читається елект ронікою шляхом вимірювання інтенсивності відбиття світла від чорних і білих смуг. Облікова інформація як об’єкт автоматизованої обробки.

Економічна інформація – це сукупність даних, які відображають стан або визнача

ють напрям розвитку і змін народного господарства і його ланок.

Особливості економічної інформації:

1.Залежність від об’єкта управління.

2.Переважання алфавітно – цифрових знаків.

3.Необхідність оформлення результатів у формі, зручній для сприйняття людиною.

4.Необхідність одержання значної кількості підсумків при обробці одних і тих самих даних за різними критеріями.

Класифікація економічної інформації:

1.По відношенню до структурних підрозділів: - бухгалтерська, складська, виробнича;

- пов’язана з реалізацією.

2.За періодичністю: а) поточна: - квартальна; - за півроку; - за 9 місяців.

б)оперативна: - добова; -6-10 днів; -місячна.

3.По відношенні до підприємства, як до системи: - вихідна, вхідна;

- внутрішня, зовнішня.

4.За стабільністю: - постійна; - умовно – постійна; -змінна.

5.За ступенем обробки: - первинна, проміжна; -зведена.

6.По відношенню до персоналу: а)інформація МВО: - комірників, касирів, зав. цехів, зав. виробництва;

б)інше: - директора, заступника директора, головного бухгалтера, адміністратора, зав. складу.

Інформаційне забезпечення включає в себе методичні та інструктивні документи, систему класифікації і кодування, інформаційну базу. ІБ включає в себе машинну і позамашинну ІБ (частина ІБ системи, яка являє собою сукупність документів, призна чених для сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки).

Носій даних - матеріальний об’єкт, який містить відомості, доступні або лише люди ні, або лише ЕОМ, або одночасно людині і ЕОМ.

Класифікація носіїв економічної інформації:

1.За фізичною основою:

а)паперові; б)магнітні; в)діелектричні.

2.За конструкцією: а)довільної форми; б)стрічкові; в)карткові; г)дискові.

3.За видом запису: а)витирається; б)не витирається.

4.За можливістю використання: а)одноразові; б)багаторазові.

5.За засобом доступу до даних: а)прямий; б)послідовний.

6.За формою подання: а)друковані; б)рукописні.

7.За способом обробки: а)ручні; б)машинні; в)змішані.

8.За видом інформації, яка фіксується на носії: а)первинні; б)проміжні; в)результатні.

Засоби формалізованого опису економічної інформації включають в себе:

· 1.Класифікацію.

· 2.Кодування.

· 3.Моделювання.

Система класифікації - це сукупність методів і правил кодування інформації. Система кодування - це сукупність методів і правил, позначених об’єктів заданої множини. Використовують наступні методи кодування інформації: а)порядковий; б)серійно порядковий; в)послідовний; г)паралельний.

Порядковий передбачає утворення кодових позначень об’єктів з натурального ряду

чисел.

Серійно - порядковий застосовується для кодування двоознакових номенклатур об’єктів кодування. При цьому методі елементам вищої ознаки відводяться серії номе рів, а в межах кожної серії елементи нумеруються за порядковим методом.

Послідовний. При цьому методі кожній ознаці відводяться певні ознаки коду, в ме жах яких нумерується їхні значення.

Паралельний. Використовується для кодування об’єктів номенклатури, що характе ризується кількома незалежними ознаками.

З метою уніфікації класифікації техніко-економічної інформації створена єдина система класифікації і кодування техніко-економічної

інформації (ЄСККТЕІ), вона складається з сукупності взаємопов’язаних класифі каторів техніко – економічної інформації, і служб, які виконують роботи з класифі кації та кодування. Модель-це такий матеріально чи образно поданий об’єкт, який в про цесі дослідження змінює об’єкт оригінал, і використовується для вивчення об’є кту оригіналу. Позамашинна ІБ включає в себе нормативно – довідкові дані і інформа тивні повідомлення. Вдосконалення інформаційного забезпечення систем пов’язане з удосконаленням форми первинних документів з їхньою уніфікацією. Для цього ство рена уніфікована система первинної документації, яка за своїм складом являє комп лекс взаємопов’язаних документів, процесів і правил документування даних і докуме нто-обороту; за змістом - це засіб функції інформаційних процесів для документо ваного обліку даним. Форми виводу результатної інформації визначаються експлуата ційними можливостями застосованих технічних засобів. Форми виводу ділять на:

1.Призначені для візуального використання (папір, машинограма, графіки).

2.Призначені для машинного використання (магнітні носії – картки, диски, стрічки, мікрофільми).