Уніфікована система первинної документації, поняття, склад і вимоги

Облік формується тим середовищем, у якому він функціонує. Система обліку в кожній країні розвивалась у відповідь на місцеві вимоги облікової інформації. На тип системи обліку певної країни впливають п’ять важливих чинників:

1. взаємозв’язок між фірмою та інвесторами капіталу;

2. політичні та економічні зв’язки з іншими країнами;

3. рівень інфляції;

4. рівень розвитку країни;

5. панівна культура країни.

Бухгалтерський облік як система представляє собою сукупність елементів певного змісту і форми, які пов’язані між собою та об’єднані регулярною взаємодією. Це система інформації про стан та рух ресурсів підприємства, про характер і результати господарської діяльності, що відображає і узагальнює господарські операції в єдино му грошовому вимірнику.

Облік можна охарактеризувати як систему, оскільки він має знаки, властиві систе мі- наявність зв`язків (в тому числі зворотних), поділ на частини, наявність структури (упорядкованих елементів), цілеспрямованість, збереження певної стійкості в заданих межах під впливом зовнішніх факторів та багатоаспектність.

Розглядаючи бухгалтерський облік як систему, слід виходити з того, що на конк ретному підприємстві він здійснюється за допомогою засобів праці (обчислювальні та організаційної техніки) і праці бухгалтерії, які зайняті обробкою специфічних пред метів праці (бухгалтерських документів) з метою одержання проміжної та вихідної результативної інформації.

Бухгалтерський облік є великою системою, тобто системою, яку не можна в пов ному обсязі досліджувати з позиції одного спостерігача в часі та просторі. Система бухгалтерського обліку є підсистемою більш складної системи, а саме- системи управ ління. Бухгалтерський облік- це інформаційна система, оскільки основним завдання бухгалтерського обліку є збирання, обробка та надання інформації. Крім того, це доку ментальна система, адже бухгалтерський облік не може функціонувати без докумен тів. Таким чином бухгалтерський облік є великою та складною інформаційно-докуме нтальною підсистемою системи управління. Система бухгалтерського обліку в держа ві залежить від багатьох чинників, під впливом яких вона формується. Бухгалтерсь кий облік є складною трирівневою системою. Перший рівень- методичний, другий- технічний (рівень форми обліку), третій- організаційний.

Для системи бухгалтерського обліку характерна не лише наявність зв`язків і від носин між елементами, що її утворюють, але й нерозривна єдність з середовищем, у взаємозв`язку з яким вона проявляє свою цілісність. Бухгалтерський облік може розг лядатись як елемент системи більш високого порядку - господарської інформаційної системи, яка генерує та інтерпретує всю базу інформаційного потоку, надану різними системами, для ефективного управління. В той же час систему бухгалтерського облі ку можна розглядати як автономну, елементи якої можуть виступати в якості систем більш низького порядку. Будь-яка економічна система визначається метою, з якої вона формується, при цьому в систему включаються лише найбільш суттєві елементи з погляду досягнення поставленої мети.

Завданням облікової системи є визначення кінцевого результату діяльності су б`єкта господарювання в необхідні для управління терміни, забезпечення контролю за використанням ресурсів на рівні підприємства та центрів відповідальності. Бухгалтер ський облік виступає з`єднуючою ланкою між виробничо-фінансовою діяльністю гос подарюючих суб`єктів і особам, що приймають рішення. Діючі принципи та правила організації обліку змінюються відповідно до потреб підприємств, організацій та інших суб`єктів господарювання. Вхідним пунктом системи є найпростіші елементи. Стосовно бухгалтерського обліку такими найпростішими елементами є факти госпо дарської діяльності Саме вони є тією субстанцією, яка лежить в основі побудови сис теми бухгалтерського обліку.

Застосування комп’ютерів виносить значні зміни в організацію документування, тобто відображення документами. Ці зміни полягають з однієї сторони у використан ні електронних носіїв первинної інформації і електронних первинних документів, а з другої сторони у автоматичному складанні первинних документів.

Складання, оформлення та зберігання первинних документів, має ряд відмінностей.

При розгляді питання про комп’ютеризацію первинного обліку слід мати на увазі, що поняття документу в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації відрізняються. В автоматизованій системі обліку первинний документ мо же складатись вручну, безпосередньо на місці здійснення операцій, без створення еле ктронного первинного документу. Потім цей документ передається в бухгалтерію для перевірки і обробки, на підставі якого створюється бухгалтерська проводка і додаєть ся до масиву даних, тобто в журнал операцій електронної інформації. Паралельно цей документ в ручну реєструється в журналі реєстрацій первинних документів. До пер винних документів, що застосовуються в комп’ютерному режимі встановлені такі ж вимоги, які і при ручному способі.