Ввод таблицы ресурсов

 

Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно.

Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.

· Нажмите два раза кнопку прокрутки в нижней части панели режимов, чтобы отобразить невидимые на экране кнопки режимов.

· Нажмите кнопку (Таблица ресурсов) на панели режимов. На экране появится таблица ресурсов.

 

2. Назначение людских ресурсов на каждую работу

 

Мы заполним эту таблицу информацией только о людских ресурсах без учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта оборудование имеется.

· Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы поля (Название ресурса), чтобы выделить ее.

· В выделенной ячейке введите название первого ресурса - Писатель.

· Нажмите клавишу [Enter]. чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая Microsoft Project по умолчанию.

В поле(Инициалы) отображаются инициалы ресурса. Это - его сокращенное название. В поле Group (Группа) можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по производственному статусу, например, временные рабочие.

· Щелчком мыши выделите ячейку в поле(Группа), введите Люди и нажмите клавишу [Enter]. Это же название группы вы введете для всех остальных ресурсов.

В поле (Максимальное количество единиц) указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах. Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то максимальное количество единиц данного ресурса составит 300%. В нашем проекте работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100%.

В следующих двух полях (Тарифная ставка) и (Сверхурочная ставка) следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в нашем проекте работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле (Стоимость) следует ввести общую сумму, которая причитается писателю за выполненную работу - 3000 рублей.

· В поле (Стоимость) введите З000р и нажмите клавишу [стрелка свправо], чтобы закончить ввод и выделить следующую ячейку.

По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке (Распределение) можно выбрать и другие методы распределения стоимости: (Начало) и (Конец), при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть распределена в начало этих работ.

· В открывающемся списке поля(Распределение) выберите (Конец), так как работа писателя оплачивается после выполнения, и нажмите клавишу [Enter].

· В поле (Базовый календарь) выберите (Календарь 1), учитывающий праздничные дни 8-9 марта. Нажмите клавишу [Enter].

Во второй строке таблицы введем информацию о ресурсе Редактор.

· В поле (Название ресурса) второй строки введите Редактор.

· Убедитесь, что в поле (Максимальное количество единиц) указано 100%.

· В поле (Стандартная ставка) введите тарифную ставку редактора - (70 р./день).

· В поле (Стоимость) вводятся затраты на зарплату людям или на использование оборудования. Мы будем обозначать эти затраты термином " Стоимость".

· В поле. (Сверхурочная ставка) укажите удвоенное значение тарифной ставки, т.е. (140 р./день), так как сверхурочные работы, как правило, оплачиваются в двойном размере.

Ввод сверхурочной тарифной ставки позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ при возникновении необходимости.

· В поле (Распределение) для Редактора и всех остальных ресурсов должно быть выбрано (Пропорциональное), так как их работа оплачивается повременно.

· В поле (Базовый календарь) выберите (Календарь 1). Этот же календарь следует установить для всех остальных сотрудников.

· Заполните остальные строки таблицы ресурсов информацией, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

Заполненная таблица ресурсов будет выглядеть как на Рис. 15.

 

Рис. 15. Заполненная таблица ресурсов

 

· Сохраните сделанные в проекте изменения без базового плана. В следующем опыте мы назначим каждой работе необходимые ей ресурсы.

3. Назначение людских и материальных ресурсов на каждую работу

 

Теперь, когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.

· Нажмите несколько раз кнопку прокрутки в верхней части панели режимов, чтобы появилась кнопка режима (Диаграмма Гантта).

· Нажмите кнопку (Диаграмма Гантта) на панели режимов. На экране появятся две панели диаграммы Гантта.

· В поле (Название работы) таблицы щелчком мыши выберите первый вид работы - Разработка содержания.

· Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог(Назначить ресурсы) (Рис. 16).

 

Рис.1621. Диалог (Назначить ресурсы)

Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле (Название) которой перечислены ресурсы из таблицы ресурсов.

Выделенная нами работа Разработка содержания будет выполняться менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы. Первый из них - Писатель - в таблице диалога (Назначить ресурсы) уже выделен.

· Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

· Не отпуская клавишу [Ctrl]. щелкните мышью на названии ресурса Менеджер.

· Отпустите клавишу [Ctrl]. Оба ресурса будут выделены.

· Нажмите кнопку (Назначить). В поле (Единицы) таблицы диалога (Назначить ресурсы) появится количество единиц ресурса - 100%, назначенных данной работе, а слева от названия ресурса появится отметка в виде галочки \/, которая указывает на то, что данный ресурс назначен указанному виду работ.

На диаграмме Ганттасправа от горизонтальной полоски-работы Разработка содержания появятся названия ресурсов, назначенных этому виду работ.

Если назначаемый ресурс будет использоваться частично - неполный рабочий день, то в поле (Единицы) следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%. Для данного примера - 300%.

Следующий вид работ - Разработка эскизов иллюстраций - будут выполнять менеджер и художник. Назначим соответствующие ресурсы.

· Не закрывая диалог (Назначить ресурсы), щелкните мышью на названии работы Разработка эскизов иллюстраций в таблице диаграммы Гантта, чтобы выделить ее.

· В таблице диалога (Назначить ресурсы) щелчками мыши при нажатой клавише [Ctrl] выделите ресурсы Художник и Менеджер.

· Нажмите кнопку (Назначить). Указанные ресурсы будут назначены выделенному виду работ.

Остальные ресурсы назначьте самостоятельно с учетом того, что:

o Написание текста выполняет писатель;

o Создание иллюстраций - художник;

o Литературное редактирование - редактор;

o Верстку - верстальщик;

o Разработку макета обложки - художник;

o Корректуру-корректор;

o Цветоделение - верстальщик;

o Сдачу в типографию - менеджер.

Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки (Закрыть) закройте диалог (Назначить ресурсы). Диаграмма примет вид, как на Рис.17.

Рис. 17. Диаграмма после назначения ресурсов

Microsoft Project определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждого вида работ, которые зависят от их длительности. Длительность каждой работы определяется по формуле:

Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.

Когда вы для некоторой работы добавляете или удаляете людские ресурсы, Microsoft Project увеличивает или сокращает длительность этого вида работ в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое планирование называется принудительным и используется Microsoft Project по умолчанию при назначении ресурсов.

· Щелчком мыши выделите в таблице работу Написание текста.

· Нажмите кнопку на панели инструментов(Стандартная). На экране появится диалог(Информация о работе).

· Щелкните мышью на ярлычке (Прочие). На экране появятся элементы управления этой вкладки.

· Убедитесь, что установлен флажок(Принудительное планирование).

В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет изменять общий объем данной работы. Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо работе ее объем будет увеличиваться. В таких случаях принудительное планирование следует отключить, сбросив флажок (Принудительное планирование).

Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном принудительном планированииобъем работы будет изменяться только при удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества единиц уже назначенных ресурсов. В версиях Microsoft Project болев ранних, чем Microsoft Project 98 принудительное планирование не применялось.

Для всех работ принудительное планирование можно выключить, выбрав команду меню (Инструменты • Параметры). В появившемся диалоге (Параметры) следует перейти на вкладку (План) и сбросить флажок (Принудительное планирование для новых работ).

В поле открывающегося списка (Тип работы) вкладки (Прочие) диалога (Информация о работе) указан тип работы (Фиксированные единицы), установленный по умолчанию. В этом случае при назначении работе дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида работ пропорционально сократится.

Проверим это.

· Щелкните мышью на ярлычке (Ресурсы), чтобы перейти на эту вкладку (Рис. 18).

Рис.18. Вкладка (Ресурсы) диалога (Информация о работе)

В поле (Название ресурса) таблицы в нижней части диалога указано название ресурса - Писатель, назначенного выделенной работе Написание текста, а в поле (Единицы) - количество единиц этого ресурса - 100%.

· Щелкните мышью на ячейке первой строки поля (Единицы), чтобы выделить ее.

· С помощью счетчика увеличьте количество единиц ресурса до 200% и нажмите клавишу [Enter].

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Информация о работе). Длительность работы Написание текста в поле (Длительность) и на диаграмме сократится до 7 дней.

Если же работе назначить другой возможный тип - (Фиксированная длительность), то при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (каждым работником).

Убедимся в этом.

· Нажмите кнопку (Информация о работе) на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог (Информация о работе) с открытой вкладкой (Ресурсы).

· Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 300%.

· Щелкните мышью на ярлычке вкладки (Прочие). В диалоге отобразятся элементы управления этой вкладки.

· В открывающемся списке (Тип работы) выберите (Фиксированная длительность).

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Информация о работе).

Как видите, продолжительность работы Написание текста при назначении ей тип (Фиксированная длительность) не изменилась и осталась равной 7 дням.

При назначении работе третьего возможного типа - (Фиксированный объем работ) и увеличении количества единиц ресурсов, продолжительность работы будет сокращена. Проверим это.

· Нажмите кнопку (Информация о работе) на панели инструментов (Стандартная). На экране появится диалог (Информация о работе) с открытой вкладкой (Прочие).

· В открывающемся списке (Тип работы) выберите (Фиксированный объем работ).

Обратите внимание, что при назначении работе этого типа флажок (Управляемое возрастание) становится недоступным.

· Щелкните мышью на ярлычке вкладки (Ресурсы), чтобы перейти на нужную вкладку.

· Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 400%.

· Закройте диалог (Информация о работе), нажав кнопку ОК.

Длительность выделенного вида работ в поле (Длительность) отобразится в виде #########. Это значит, что информация не помещается в ячейке. В таких случаях ширину колонки следует увеличить.

· Установите указатель мыши на правой вертикальной границе поля (Длительность), рядом с заголовком столбца. Указатель примет форму .

· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

· Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь на несколько символов вправо. На экране появится вертикальная линия в виде точечного пунктира, указывающая новое положение правой границы колонки (Длительность).

· Отпустите левую кнопку мыши. Правая граница колонки зафиксируется.

Для увеличения ширины колонки можно также дважды щелкнуть мышью на границе ячейки в заголовке столбца. Теперь продолжительность работы Написание текста видна: она уменьшилась до 5, 25 дней.

· Восстановите сделанные в графике работ изменения, назначив работе Написание текста в диалоге (Информация о работе) тип (Фиксированная длительность) и количество единиц ресурсов 100%. После этого в поле таблицы (Длительность) диаграммы Гантта введите (14 дней).

· Сохраните изменения, сделанные в проекте, без создания базового плана.

Мы завершили еще один важный этап создания проекта, назначив ресурсы каждому виду работ и проверив на практике, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных - ресурсов в зависимости от типа работ.

4. Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать

файл с расширением.mpp, содержащий:

· заполненную таблицу ресурсов;

· диаграмму Ганта после назначения ресурсов;

· ответы на контрольные вопросы.

Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.

Контрольные вопросы

1. Порядок создания таблицы ресурсов

2. Что такое принудительное планирование?

3. Поясните понятие базового плана.

4. Перечислите возможные типы работ.