Отбор записей при слиянии

Иногда возникает необходимость использовать не все данные из источника слияния, а лишь их часть (например, имеется база адресов авиапредприятий России, требуется почтовая рассылка только по авиапредприятиям Москвы). Для этой цели в Word предусмотрена возможность отбора отдельных записей для слияния (причем сама база данных не изменяется). Для того чтобы произвести отбор записей необходимо щелкнуть в диалоговом окне Получатели слияния. При этом появится вкладка Отбор записей диалогового окна Фильтр и сортировка.

Далее в списке Поле необходимо выбрать название поля, а затем – оператор сравнения в списке Сравнение: Равно, Не равно, Меньше, Больше, Меньше или равно, Больше или равно, Пусто, Не пусто, Содержит, Не содержит. Операторы сравнения применимы как к числовым, так и к символьным полям. Прописные буквы не влияют на сортировку.

Затем в поле Значение вводится текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.

Для задания нескольких связанных условий отбора используются операторы И/ИЛИ в левом столбце.

С помощью данных операторов можно определить до шести связанных условий:

· чтобы выбрать записи, соответствующие всем указанным условиям, используется оператор И;

· чтобы выбрать записи, соответствующие хотя бы одному из указанных условий, используется оператор ИЛИ;

· способ применения И/ИЛИ определяет, какие отбираются записи данных.

· Word сначала группирует и проверяет условия, связанные оператором И, а затем комбинирует их с условиями, связанными оператором ИЛИ.

Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных.

Чтобы выбрать все записи данных из источника данных, необходимо щелкнуть по кнопке на вкладке Отбор записей.