Способы представления данных

Данные представляются в линейной и экранной форме.

Линейные формы – это формы, предназначенные для просмотра списка записей (например, электронная картотека с перечнем фамилий).

Линейные формы предназначены для списочного отображения информации и не позволяют редактировать данные.

Выделяют основную и дочернюю линейные формы.

Основной линейной формой является Электронная картотека осужденных. Она состоит из следующих столбцов: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Снят с учета (СУ), Умер (УМ), Убытие в другую инспекцию (УБ), Находится в розыске (Р), Количество учетов (Кол. уч.).

Наличие галочки в ячейке столбца напротив фамилии означает, что данный осужденный имеет в личном деле сведения, соответствующие названию столбца.

Для поиска нужного абонента в нижнем поле нужно набрать первую букву его фамилии (с заглавной буквы). Выбранный абонент подсветится синим цветом.

С левой стороны электронной картотеки находятся информационные кнопки, которые являются дочерними линейными формами (Документы; Родственные и иные связи; Социальная помощь; Учеты и т.д.).

По линейным формам можно передвигаться с помощью мыши и стрелочек, а также клавишами Page Up и Page Down. Текущая запись линейной формы всегда выделяется синим цветом (подсвечивается). На нее указывает и треугольный маркер . Из любой линейной формы при создании новой записи мы попадаем в экранную форму.

Экранные формы предназначены для редактирования и занесения индивидуальных данных.

При нажатии кнопки Регистрация, переключаясь между вкладками, мы переходим от одной экранной формы к другой.

В верхней части Картотеки представлена панель инструментов для работы с записями линейной формы:

Кнопки соответствуют функциональным клавишам клавиатуры (F1 –F10).

– Макросы (клавиша F2)

– Текущая метка (клавиша F3)

– Правка (клавиша F4)

– Отчеты (клавиша F5)

– Контекстное вспомогательное меню (клавиша F6)

– Новая (клавиша F7) – для введения новых данных;

– Удалить (клавиша F8)

– Контекстное основное меню (клавиша F9)

– Выход (клавиша F10)

Экранные формы применяют для просмотра и редактирования информации, при этом обработка ведется по конкретному человеку, выбранному в линейной форме отображения данных.

Таблицы данных определенного вида, объединяющие информации по какой-либо конкретной тематике представляют собой справочники (классификаторы), в них могут храниться наименования статей уголовного кодекса (далее – УК), городов, профессий и т.д.

Справочники предназначены для облегчения ввода информации, исключения ошибок при заполнении данных, значительно сокращают объем хранимой и передаваемой между серверами и станциями информации. В справочниках используется ссылочная организация данных, благодаря которой мы можем впоследствии объединять данные на региональном или федеральном уровне.