Динамический обмен данными Упражнение № 17. Создание серийных писем

Создайте приглашение на вечер выпускников.

\Уогё предоставляет эффективный механизм работы с серийными (шаблонны­ми) письмами, т.е. с письмами, имеющими одинаковое содержание, рассылае­мыми различным адресатам.

Принцип создания серийных писем заключается в выполнении следующей по­следовательности действий:

1) создания основного текста;

2) создания данных для подстановки или открытия готового файла в формате базы данных с данными для подстановки;

3) вставки в основной текст полей, которые будут заменяться в процессе сли­яния на нужные слова, например, на имена и фамилии;

4) проверки, правильно ли работает подстановка, т.е. замена полей на реаль­ное содержание;

5) осуществления слияния документов.

I. Создание основного содержания письма

1. Выберите пункт меню Сервис\Слияние.

2. В появившемся окне Слияние активизируйте кнопку Создать под заголовком Основной документ.

3. Выберите из открывшегося списка строку Документы на бланке... После этого появится диалоговое окно, в котором спрашивается: использовать активное окно для создания документа или создать новое.

Примечание. Если перед выбором окна Слияние был открыт заготовленный для письма документ, например, со вставленным графическим оформлением, то сле­дует нажать кнопку Активное__окно.

4. Нажмите кнопку Создать основной документ.

5. Нажать кнопку Правка\Выбрать свой документ.

6. После этого введите основное содержание письма, оставив пустые абзацы или пропуски в тех местах, где будут стоять имена, фамилии, адреса — все то, что будет подставляться (при этом на экране появится новая панель инструментов).

7. Сохраните свое письмо.

II. Создание структуры источника данных

1. Активизируйте кнопку на появившейся панели Окно диолога_Слияние (либо вызовите его через меню Сервис\Слияние).

2. В появившемся окне нажмите на кнопку Получить_данные.

3. В открывшемся списке выберите строку Создать_источник_данных. Появится окно Создание источника данных. В этом окне слева можно видеть список уже го­товых полей. Существует возможность добавлять и удалять поля из списка, форми­руя необходимую структуру источника данных.

4. Оставьте пункты: имя, фамилия, адрес 1 (переименуйте в адрес), город. До­бавьте поле «Пол». Поменяйте местами поля «Фамилия» и «Имя».

Примечание. Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начи­наться с цифры. В имени поля можно использовать буквы, цифры, знаки подчер­кивания «_». Пробелы в имени поля не допускаются.

5. Нажмите на кнопку подтверждения «ОК». Появится окно Сохранить_источ- ник_данных. Сохраните его. Оно будет иметь расширение.бос.

6. \Уогс1 выводит сообщение о том, что источник данных не содержит самих данных. Нажмите кнопку Правка_источника_данных. Появится диалоговое окно для ввода информации о выпускниках.

7. Введите 3 — 4 записи. После заполнения каждой записи нажимайте на кнопку Добавить.

8. После ввода информации о всех приглашаемых на вечер сохраните источник информации на диске.

III. Вставка полей слияния

1. В окне Слияние включите режим редактирования основного текста письма.

2. Установите текстовый курсор в том месте письма, где надо расположить опре­деленное поле (пока кроме имени).

3. Активизируйте кнопку Поля_слияния и выберите из списка нужное поле.

4. Для обращения используйте перед именем приглашаемого какое-либо прила­гательное, например, «Уважаемый», «Дорогой» и т.д. Для этого нажмите кнопку

Поле и выберите из списка строку 1Р...ТНЕ1Ч...ЕЬ8Е (вставка условий в текст письма). Появится диалоговое окно.

5. Щелкнув мышью в окошечке Поле, выберите «Пол».

6. В списке сравнить установите Равно.

7. В поле Сравнить с чем введите мужской пол (точно так, как вы писали в полях документа источника данных).

8. В поле Вставить текст введите «Уважаемый», в поле В противном случае... — «Уважаемая».

9. Вставьте поле слияния Имя после данного обращения.

10. Сохраните текст письма.

IV. Осуществление слияния

Для слияния можно использовать несколько вариантов.

1. Использовать кнопки на панели инструментов:

A. Слияние с проверкой ошибок — кнопка Поиск_ошибок. Б. Слияние в новый документ.

B. Слияние при печати, если необходимо сразу выводить на печать. Г. Слияние (варианты слияния).

2. Использовать меню Сервис\Слияние\Объединитъ.

Примечание. В окне Слияние можно выбрать перед слиянием кнопку Отбор_за- писей, если не нужны все записи, т.е. осуществить выбор записей. Например, вы­брать список только жителей Красноярска или выбрать список записей только мужского пола и т.д.

Лабораторные работы