Описание процедуры
1. 2. Менеджер, ответственный за регистрацию анализирует заявку с целью поручения ее выполнения конкретному лицу. Ответственные по закупаемым группам указаны в приказе по отделу снабжения. Приказы хранятся в паке «Приказы». В случае, если менеджер, ответственный за регистрацию заявки, не имеет возможности по приказу определить, кому поручить выполнение того или иного заказа, то может выполнить его сам или поручить кому-то из сотрудников ОС по согласованию. Регистрация заявки осуществляется в программе «1С Документооборот»: в главном меню выбирается опция «Документ» - «Разовая заявка» - «Новый», в открывшемся окне заполняются все необходимые графы. Номер заявки в программе выставляется автоматически, указанный номер является номером твердой копии разовой заявки. В графе «Вид» выбирается вид заявки. Виды заявки подразделяются на три группы: - заявки от производства, - заявки от КБ, - заявки на покупки хозяйственных товаров. В графе «Ответственный» выбирается менеджер ОС, который занимается закупкой данного вида материалов, согласно Распоряжению начальника отдела снабжения. После регистрации, заявка подшивается в соответствующую папку в зависимости от её вида – хозяйственные нужды, КБ, производство. Все выше перечисленные действия должны быть сделаны в течение одного рабочего дня со дня подачи разовой заявки. 3. Возможно выполнить заявку? Возможность выполнения разовой заявки оценивает менеджер, ответственный за выполнение разовой заявки. 4. Есть замена? 5. В случае, если заказ выполнить невозможно по причине отсутствия такого товара на рынке, менеджер, ответственный за выполнение данного заказа, должен согласовать с заявителем замену. Факт согласования замены фиксируется как в твердой копии разовой заявки, так в электронной форме в программе «1С Документооборот». 6. Задание на реализацию разовой заявки назначенный за выполнение менеджер получает посредством программы «1С Документооборот». При получении задания, менеджер должен найти твердую копию заявки в определенной в соответствии с её видом папке. Далее менеджер осуществляет поиск поставщика любым приемлемым способом: реклама в газетах, журналах, каталогах, Интернет и т.д. 7. В случае, если заявку на разовую закупку невозможно выполнить в срок (срыв поставщиком сроков поставки по заявке и т.д.), менеджер отдела снабжения согласовывает с заказчиком новый срок ее выполнения. Факт согласования переноса срока фиксируется в заявке на разовую закупку в соответствующей графе. 8. Оформление документов поставщика (контракта, счета) в соответствии с «Процедурой платежа», код ГД.П.. При сдаче товара на склад должны быть оформлены все документы в соответствии с Инструкцией по движению материальных ценностей на УКХ, код СС.И.15 Копии контракта и счетов, полученных от поставщиков, подшиваются в Папку копий счетов, контрактов. 9. Товары, непосредственно не участвующие в производстве готовой продукции, не указанные в спецификациях, сдаются заказчику лично в руки под подпись на заявке. Товары, находящиеся в группах «вспомогательные и расходные материалы», закупаемые на кассы для производства, внесенные в спецификации, но оформленные заявкой на разовые закупки, сдаются на склад, с оформлением необходимых документов «Закупочный акт», код ОО.З.10, и накладная, при этом подпись на разовой заявке ставится непосредственно заказчиком на основании подписи кладовщика в закупочном акте и накладной в графе «принял». Если при сдаче товара у сдающего при себе нет соответствующей заявки на разовые закупки, разрешается взять у заказчика расписку о приеме заказа или оформить накладную. После чего данные документы менеджер ОС подшивает в папку «Архив выполненных заявок» непосредственно к разовой заявке на закупку, а также делает отметку о выполнении разовой заявки в программе «1С Документооборот» в информационной карте электронной разовой заявки. 10. При отсутствии замены разовая заявка на закупку аннулируется, либо аннулируется пункт разовой заявки, который выполнить невозможно. В случае, если аннулируется не вся разовая заявка, а только определенный пункт, выполнение разовой заявки осуществляется согласно настоящей процедуре. О других причинах невыполнения менеджер должен проинформировать Заместителя директора по снабжению в виде служебной записки по электронной почте и действовать дальше по указанию Заместителя директора по снабжению. Если разовая заявка аннулирована, менеджер должен зафиксировать данный факт на твердой копии разовой заявки и проинформировать администратора СК по электронной почте или телефону об этом, для аннулирования разовой заявки в программе «1С Документооборот».
|
