Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Понятие информации и информационных технологий в процессе управления персоналом




Управление любой организационной структурой - это поддержание ее в назначенных параметрах, что означает обеспечение такого устойчивого состояния, при котором структура способна оптимальным образом выполнять свои функции.

Процесс управления осуществляется путем постоянного анализа информации о фактических значениях параметров, характеризующих текущее состояние организационной структуры, и принятия на этой основе решений о воздействии на нее.

Таким образом, управление организацией, а значит и персоналом есть понятие информационное, требующее соответствующего информационного обеспечения.

Выделяя управление персоналом, как одну из наиболее важных составляющих некоторого бизнес-процесса в так называемый бизнес-процесс управления персоналом рассмотрим все аспекты и методы его информационного обеспечения.

Договоримся о том, что под термином «бизнес-процесс» будем понимать всю совокупность процессов, действий, решений и итогов, в результате которых достигается цель хозяйственной деятельности – получение определенной материальной выгоды.

Бизнес-процесс управления персоналом осуществляется путем постоянного анализа уже собранной информации о сотрудниках организации или сбора новой, фиксации происходящих изменений, исполнения решений руководства организаций связанных с кадрами, подготовки информации для принятия решений о различных изменениях в самой организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Необходимо отметить все большее возрастание в последнее время зависимости функций управления персоналом от компьютерных технологий.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность информации, циркулирующей в системе управления персоналом при ее функционировании. А также служба управления персоналом производит обработку информации и обеспечивает выработку управленческих решений руководством предприятия. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации: комплексность, оперативность, систематичность, достоверность.

Информационное обеспечение службы управления персоналом условно можно подразделить на внешнее и внутреннее. Термины внешняя и внутренняя информация взяты по отношению информации к компьютерным технологиям, используемых в процессе управления персоналом.

Под внешним информационным обеспечением будем понимать систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Во внешней сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляющей и управляемой системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы – графики); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внешнее информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.

Внутреннее информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутреннего информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

Для продуктивной деятельности предприятия важно, чтобы обработка данных информационного пространства осуществлялось в реальном масштабе времени. Это невозможно без использования современных информационных технологий.

Внедрение комплексных автоматизированных систем управления персоналом позволяет создать единую корпоративную базу кадровой информации, обеспечить согласованную работу субъектов управления персоналом и производителей кадровой информации в единой информационной среде, сформировать оптимальную иерархию доступа к кадровой информации, персонализировать ответственность за ввод и коррекцию данных.

В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти персонального компьютера.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти персонального компьютера, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно – ориентированной базы данных к информационно – ориентированной.

Все это обусловило новую организацию банков данных в персональном компьютере, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых является совокупностью данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают полученные результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд требований:

1) рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;

2) возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутренней сфере;

3) необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Результатами применения информационных технологий в управлении персоналом организации являются:

· повышение эффективности управления предприятием в целом за счет рационального использования кадровых ресурсов;

· использование в процессе принятия решений актуальной и достоверной информации;

· повышение производительности труда за счет ускорения кадрового документооборота;

· активизация аналитической деятельности благодаря автоматизации рутинных операций и снижению трудоемкости кадрового учета;

· автоматизированная подготовка всех форм отчетности (пенсионный фонд, налоговая инспекция, статистические органы);

· рационализация процессов кадрового делопроизводства;

· оперативный контроль за исполнением управленческих решений;

· общее повышение культуры работы с сотрудниками организации.

В процессе управления персоналом происходит постоянный взаимный обмен информацией службы управления персоналом со всеми подразделениями предприятия. Это требует создания единого информационного пространства организации, в пределах которого происходит обмен информацией между подразделениями, ее обработка и последующий обмен.

Под единым информационным процессом будем понимать всю совокупность информации, описывающей деятельность предприятия.

В рамках процесса управления персоналом можно выделить ряд функций, связанных с решением отдельных задач, таких как: учет персонального состава работников, планирование и подбор кадров, обеспечение повышения квалификации и обучения персонала, проведение оценки деятельности персонала, табельный учет, ведение штатного расписания, расчет заработной платы. Каждая из перечисленных функций выполняется быстрее, качественнее и более оптимально, если используются компьютерные технологии.

Рассматривая процесс управления персоналом необходимо учесть два информационных потока, непосредственно связанных с управлением: поток прямой от службы управления персоналом к другим подразделениям и поток обратный как важный элемент эффективного двустороннего общения. Использование информационных технологий позволяет уменьшить время прохождения информации, связанной с управлением персоналом, что означает более оперативное и своевременное реагирование на какие-либо изменения или потребности предприятия и работников. Наличие в организации телекоммуникационных сетей предоставляют возможность решения большинства задач управления персоналом на высоком качественном уровне.

 







Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 2086. Нарушение авторских прав


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2020 год . (0.002 сек.) русская версия | украинская версия