Экономическая эффективность автоматизированных информационных систем

 

Основным условием эффективной работы предприятия является соответствие субъекта управления объекту управления (т.е. соответствие управляющей системы управляемому объекту), так как с этим связаны такие важные вопросы, как содержание функций управления, взаимосвязь процесса и структуры управления.

В настоящее время быстро нельзя рассматривать процесс управления без новых информационных технологий, которые используются для управления предприятиями самого различного профиля, с разнообразными организационными структурами управления, с разной численностью работающих.

При оценке эффективности информационных технологий как показывает опыт необходимо учитывать как количественные, так и качественные методы, причем необходима согласованная методика оценки выгод, получаемых бизнесом от информационных технологий. Эта методика должна быть фокусом демонстрации эффективности информационных служб, а не просто экономической эффективности или прибыли на инвестируемый капитал. Степень эффективности определяется, насколько выгодные решения принимаются с точки зрения функционирования бизнеса независимо от того, во сколько это обходится. Если информационные службы высокоэффективны, бизнес выигрывает от их деятельности. Здесь необходимо достичь того, чтобы информационные подразделения получали ощутимую обратную связь при решении тактических и стратегических вопросов, а руководители бы думали о зависимости успеха бизнеса от информационной технологии.

Новая экономика требует менеджеров, которые чувствуют себя удобно с новыми информационными технологиями и их компонентами. Они должны правильно оценивать угрозы и возможности в окружающей среде фирмы. Они должны осуществить постановку задачи, установить обратную связь, при необходимости изменить условия, получить варианты решений, сделать оценку эффективности полученных решений, выбрать оптимальный (или квазиоптимальный) вариант и оптимальным образом реализовать свою идею. Они должны ответить на вопросы:

· насколько эффективны существующие информационные технологии;

· как обеспечить успех бизнеса, используя информационные технологии;

· каково отношение ведущего персонала к информационной технологии;

· в какой мере возможно делегирование функций в условиях действия информационных технологий.

Информационные технологии при ведении бизнеса могут выступать в следующих качествах:

· как инструмент создания документации;

· как средство визуализации производства;

· как средство слежения (мониторинга) и контроля (протоколирование процессов производства и управления);

· как средство поддержки пользователей при принятии управленческих решений.

Большая динамика развития внутренней и внешней среды предприятия требует изменения требований к информационным технологиям, выдвигает на первый план новые цели и методы, которые диктуются современной ситуацией и которые позволяют обеспечить резкое снижение затрат времени на выполнение функций; резкое снижение числа работников и других затрат на выполнение функций; работу с клиентами и партнерами в любой точке мира в режиме «24 часа в сутки»; мобильность персонала; ускоренное продвижение новых технологий.

Информационные технологии позволяют автоматизировать существующий процесс; использовать компьютеры как инструмент проведения расчетов, анализа, т.е. для автоматизации не только ручного, но и интеллектуального труда; изменить техпроцесс обработки информации, например, внедрив сетевую обработку в реальном масштабе времени; использование единых баз данных позволит избавится от промежуточных этапов документооборота; внедрение сетевых технологий, позволит установить связь с удаленными пользователями; внедрение экспертных систем и внедрение систем поддержки принятия решений позволяет избавить менеджеров от принятия решений, передав их исполнителям, т.е. на более низкий уровень управления.

В условиях использования новых информационных технологий многие компании перестраивают свою традиционную иерархическую структуру, основанную на функциональной специализации и централизованной системе вертикального подчинения, что позволяет развивать творчество и инновационный процесс. Организационные структуры должны содержать меньшее количество уровней управления; рабочие группы должны состоять из различных специалистов, высшие руководители должны иметь возможность делегировать полномочия руководителям нижнего уровня и рядовым сотрудникам. Новыми явлениями стали сетевые коммуникации и " виртуальные офисы", повысившие самостоятельность работников, а также расширение участков прямой работы с клиентами. Виртуальное предприятие представляет собой полностью интегрированную организацию, в которой информационные потоки пронизывают все службы и отделы.

Информационная технология сейчас играет стратегически важную роль, и среди всех инструментов, которые используют организации, ключевое место занимают компьютерные приложения. Организации, которые могут обеспечить доступ всем своим пользователям к важнейшим для ведения бизнеса приложениям вне зависимости от того, где и когда находятся эти пользователи и какими клиентскими устройствами они располагают, получают важное стратегическое преимущество в современной сетевой экономике. Для обеспечения высокой производительности организации быстрый доступ к приложениям необходим всем пользователям - сотрудникам, поставщикам, продавцам и потребителям.

Для коммерческих организаций используемые приложения играют ключевую роль в приобретении и сохранении конкурентных преимуществ. Но обеспечение доступа к приложениям в современной сложной и динамичной среде современного бизнеса требует все больших и больших затрат.

Сегодня без использования информационных технологий невозможно эффективно управлять работой предприятия, добиваться значительных конкурентных преимуществ. Однако применение информационных технологий в бизнесе современного предприятия обходится весьма недешево. Общая стоимость ИС зависит от множества различных факторов, начиная от выбора аппаратного и программного обеспечения, и заканчивая структурой отделов автоматизации предприятия и конечной производительностью каждого сотрудника. Значительную долю в общей стоимости автоматизированной информационной системы (АИС) составляют затраты на ее обслуживание, поддержку в рабочем состоянии и т. д. Когда компания решает вопрос о выборе информационной системы, выводы о затратах на обслуживание сделать гораздо сложнее. Поставщики обычно заявляют, что их система после установки работает в полностью автономном режиме. Но на практике поддержка в работоспособном состоянии информационной системы в любом случае будет требовать вложений, так как правила игры в бизнесе постоянно изменяются, и любая компания должна к ним приспосабливаться. Основными причинами этого являются:

· изменения в законодательстве;

· изменение оргструктуры компании;

· появление новых технологий (например, распространение Интернета перевернуло все представления о бизнесе).

Обычно нужно оценить расходы, связанные с владением покупкой на протяжении нескольких лет. Методы такой оценки существуют и известны под названием TCO (total cost of ownership), или совокупная стоимость владения, которая помогает оценить затраты, связанные с использованием всех составляющих элементов ИС за период их жизненного цикла.

В принципе модель ТСО призвана помочь руководителям ИТ-отделов распределить средства таким образом, чтобы добиться максимальной отдачи от инвестиций в ИТ и при этом уложиться в бюджет, выделенный на внедрение. ТСО нередко оказывается решающим фактором при выборе и внедрении (или при отказе от внедрения) какого-либо информационного продукта.

Однако большинство экспертов считает, что получение точной оценки стоимости владения затруднено, особенно в масштабах большого предприятия.

Не менее важным является вопрос о том, как снизить ТСО. По экспертным оценкам, при правильном подходе к снижению непродуктивных затрат, реальная экономия может составить до трети общих расходов на ИТ.

Основными направлениями снижения ТСО можно назвать:

· внедрение аутсорсинга;

· максимальную централизацию обработки и хранения информации;

· уменьшение числа специализированных элементов (прежде всего компьютеров с прикладным ПО);

· перенос прикладного ПО на серверы приложений;

· обеспечение возможности входа в систему с любой точки;

· обеспечение единообразного доступа, как по внутренней, так и по внешней телекоммуникационным сетям.

Также, по мнению экспертов, для сокращения совокупной стоимости владения АИС имеет смысл соблюдать следующие рекомендации при подборе активного сетевого оборудования:

· должна быть обеспечена возможность легкой интеграции существующей инфраструктуры сети и новейших сетевых технологий;

· системы, построенные на выбранном сетевом оборудовании, должны обеспечивать наименьшее время отклика и наибольшую производительность;

· должна быть обеспечена возможность наращивания производительности ИС в соответствии с конкретными требованиями пользователей;

· должен быть обеспечен необходимый уровень защиты информации;

Необходимо учитывать, что эффективность информационной системы закладывается на этапе ее создания, и управляющими параметрами здесь являются решения по архитектуре, стандартам, платформе, технологиям. Нередко высокая совокупная стоимость владения информационной системой - дефект, закладываемый при ее разработке. При этом надо учитывать, что совокупная стоимость владения ИС во многом определяется их эксплуатационными характеристиками, поэтому не совсем верно при разработке информационных систем делать основной упор исключительно на функциональность, а эксплуатационным характеристикам не уделять должного внимания.

Конечный смысл оценки TCO в том, чтобы заранее определить узкие места и минимизировать затраты, заранее предвидеть все сложности и сообщить о них клиенту, а главное, попытаться предупредить эти проблемы еще на этапе внедрения.

В основу оценок эффективности ИТ-проектов могут быть положены те же основные принципы, что и при оценке любых других инвестиционных проектов независимо от их технических, технологических, финансовых, отраслевых и региональных особенностей:

· рассмотрение ИТ -проекта на протяжении всего его жизненного цикла (расчетного периода);

· моделирование денежных потоков, включающих все связанные с осуществление ИТ-проектов денежные поступления и расходы за расчетный период с учетом возможности использования различных валют;

· сопоставимость условий сравнения различных проектов (вариантов проекта);

· учет фактора времени;

· учет всех наиболее существенных последствий проекта;

· учет наличия разных участников проекта;

· учет влияния инфляции;

· учет влияния неопределенностей и рисков, сопровождающих реализацию проекта;

· многоэтапность оценки.

В современных условиях достаточно быстро развивается рынок новых ИТ-проектов, которые используются для организаций самого различного профиля, с разнообразными организационными структурами управления, с разной численностью работающих. Их разработка и внедрение требует больших единовременных затрат, эксплуатационных расходов, затрат живого труда. При обосновании целесообразности осуществления таких крупных затрат инвестор обычно требует проведения расчетов по оценке эффективности проводимых мероприятий.

Основным при расчете показателей эффективности является определение результатов и затрат по каждому году расчетного периода. При этом проблемным является вопрос определения результата (дохода) от внедрения и использования или продажи данного ИТ-проекта.

Эффективность управленческих решений в области информационных технологий выражается, прежде всего, в улучшении экономических показателей управляемого объекта, а также в улучшении функционирования самой системы управления. Эффективность обеспечивается в результате использования оптимизационных и эвристических методов и моделей управления, повышения приспосабливаемости организации к внешним и внутренним условиям его существования, повышения достоверности и оперативности информации, используемой для принятия управленческих решений.

Источники экономии от внедрения ИТ-проектов различного назначения значительно отличаются между собой, что должно находить отражение в специфических методах расчета экономии.

Исходя из вышесказанного, становится понятно, что необходимо прояснить ряд вопросов, требующих решения о будущем развитии ИТ-технологий и эффективности их использования. К их числу можно было бы отнести следующие:

· Какие средства затрачиваются на ИТ? Оптимальны ли они для бизнеса?

· Насколько хорошо работает служба ИТ по сравнению с другими службами?

· Как управлять инвестированием в ИТ?

· Какие выбрать направления развития ИТ-инфраструктуры?

· Как обосновать бюджет на ИТ?

· Как доказать эффективность существующей информационной системы и службы ИТ?

· Какова оптимальная структура службы ИТ?

· Сколько должны стоить аутсорсинговые услуги по сопровождению ИТ?

· Как оценить эффективность нового ИТ-проекта?

Чтобы ответить на эти вопросы, требуется оценить текущий уровень инвестиций в ИТ, проанализировать его адекватность бизнесу и при необходимости внести коррективы.