Методичні рекомендації щодо підготовки до практичного заняття. 1. До колективних форм спілкування належать: нарада, збори, конференція, переговори, презентація тощо

1. До колективних форм спілкування належать: нарада, збори, конференція, переговори, презентація тощо. Перемовини – це специфічний вид ділової комунікації, спрямований на досягнення згоди, обговорення та спільний аналіз проблем, пошук взаємовигідного рішення, уникаючи крайнощів та гострих конфліктів. Перемовини – типове явище для сучасних бізнес-структур і відбуваються майже щоденною.

Фахівці виокремлюють офіційні та неофіційні перемовини. Офіційні перемовини відбуваються з протоколом, суворою процедурою, з обов’язковим дотриманням спеціальних ритуалів. Неофіційні перемовини відбуваються за зразком невимушеної бесіди й не передбачають укладання тих чи тих угод, підписання документів, офіційних паперів тощо. Перемовини є також зовнішніми (з діловими партнерами та клієнтами) і внутрішніми (між співробітниками).

У процесі перемовин можуть виникнути конфліктні ситуації, які спонтанно та неумисно можуть втягти партнерів до накопичення негативних емоцій, ворожості, а згодом призвести до боротьби. Тому ще до початку перемовин потрібно визначитися щодо ключових моментів: ваші інтереси, можливий результат, чим можна й необхідно поступитися задля його досягнення. Також заздалегідь слід підготувати відповіді на такі запитання:

– чому саме це підприємство (організація, установа) запросила вас для перемовин? Якою є справжня причина запрошення?

– якими є стратегічні й тактичні цілі цієї організації?

– які основні характеристики цієї фірми вам відомі (професійні, соціальні, економічні)?

– хто із співробітників вашої організації уже має досвід проведення перемовин з цією організацією? Яке враження справили ці перемовини?

– чи на всі ваші запитання надавалися відповіді? Які запитання можуть викликати негативні емоції у вашого опонента?

– який вид інформації може бути найбільш зрозумілим для вашого партнера?

Перемовини можуть проводити як одна особа, так і декілька осіб. Переваги, якщо перемовини проводить одна особа: 1) опонент не має можливості адресувати запитання найслабшим учасникам вашої команди; 2) вся відповідальність лежить на одній особі; 3) опоненту не вдається послабити ваші позиції через розбіжності між членами вашої команди; 4) можна без затримки приймати рішення.

Команда краще тому, що до її складу входять люди, обізнані з різних питань, що знижує вірогідність помилки. Також команда створює більш сильну опозицію протилежній стороні.

2.Відповідь на це питання рекомендується почати з того, щодосить поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори, які проводяться з метою спільного осмислення певного актуального питання. Учасниками зборів є люди, яких єднає якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян тощо). Збори готуються заздалегідь, причому цим, зазвичай, займається робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в результаті. Керує зборами найчастіше група людей – президія, яку обирають учасники. Доповідачем призначається найавторитетніша людина, яка добре володіє предметом обговорення і вміє кваліфіковано його викласти. Після основного виступу з доповіддю за темою, винесеною на розгляд, починається її обговорення. Виступ має бути присвячений одній темі, супроводжуватися вагомими аргументами на захист позиції та містити певні пропозиції. Президія чи спеціально обрана група готують проект рішення, який потім розглядають учасники зборів та за потреби доповнюють іншими пропозиціями. Рішення складається із двох частин: констатуючої (виклад ситуації) та підсумкової (оцінка проблеми, завдання – що треба зробити, кому і коли, а також визначення особи, на яку покладається контроль виконання рішення). Збори будуть ефективними, якщо через деякий час учасникам буде доведено інформацію про виконання прийнятого рішення.

3. Нарада – один із найефективніших способів обговорення важливих питань і прийняття рішень в усіх сферах виробничого, громадського й політичного життя.

Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 осіб. Проблема, запропонована для обговорення, має бути значущою для всіх присутніх. Нараду проводить голова, який повинен мати не тільки організаторський хист, а й уміти стежити за перебігом дискусії, обмірковувати й добирати слушні запитання, систематизовувати різні погляди, вчасно робити висновки. Найбільш поширеними видами нарад є оперативна та інструктивна (інформаційна). Основне призначення оперативної наради – отримання інформації про поточний стан справ, її аналіз і прийняття рішення. Її проводять у точно визначений час і день, що дає змогу учасникам підготуватися, відносно нетривала (20-30 хв.). Таку нараду доцільно розпочинати коротким звітом (інформацією) про стан справ, виконання рішень попередньої наради, вказати на труднощі, що виникли, підсумком за минулий період; Інструктивна (інформаційна) нарада має на меті передавання учасникам вказівок і розпоряджень, роз’яснення їх і деталізація відносно конкретних умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань).

Типові помилки при проведенні нарад: 1) відсутність чіткої мети; 2) недостатня підготовка до наради; 3) нечіткі часові межі наради; 4) зайва формалізація; 5) неадекватність мети наради.