Аудиторний практикум. Завдання 1. Прочитайте текст

Завдання 1. Прочитайте текст. Запишіть висловлювання, які допоможуть зробити перемовини успішними.

Стратегії взаємодії під час ділових перемовин

Стратегії взаємодії під час ділових перемовин можуть бути орієнтовані на конфлікт або пошук компромісу. Так, наприклад, якщо ви заперечуватимете, використовуючи фрази на кшталт «Про це я ще не чув», «Ви це сприймаєте неправильно», «Ви мене неправильно зрозуміли», то вірогідність виникнення конфліктної ситуації значно підвищується. Натомість рекомендується ставити опоненту запитання: «Що Ви думаєте про це?», «Яке питання Ви хотіли б розглянути?».

Негативні емоції у партнера можуть викликати також ваші повчання, зокрема такі висловлювання «Ви повинні ще раз ретельно переглянути ці документи», «Ви маєте мене уважніше слухати», «А тепер Ви мене уважно послухайте».

Вірогідність конфлікту підвищиться, якщо ви будете виправдовуватися («Це, ймовірно, було так», «Про це мені ніхто не сказав»), переконувати («Ми ж маємо спільну думку щодо цього»), наполягати («Це не можна зробити іншим разом», «Я бачу це так»).

Конфлікт буде невідворотним, якщо ви почнете провокувати, ігнорувати співрозмовника або іронізувати: «Ваші пропозиції підтверджують, що Ви – теоретик. А на практиці …».

Щоб уникнути конфліктів, уважно слухайте. Якщо вам щось не зрозуміло, краще уточнити: «Я Вас правильно зрозумів», «Я з Вами погоджуюся, але …». Правильним рішенням є також аргументувати перевагу, які зможе отримати ваш опонент, якщо погодиться на пропозиції: «Це для Вас означає …», «Ви матимете гарантію …», «Це дозволить Вам…».

Завдання 2. Прочитайте текст. З’ясуйте недоліки проведення ділових нарад.

Аналіз використання часу керівників підприємства показав, що значна частина їхнього робочого часу витрачається на наради. Відповідно до анкетного опитування, вітчизняні керівники об’єднань, підприємств, організацій витрачають сьогодні до 30 % робочого часу. А якщо взяти керівників вищої ланки США, то за оцінками фахівців, вони витрачають 59 % часу на заплановані засідання, зустрічі і до 10 % — на незаплановані зустрічі.

Ефективність нарад знижується через слабку їх підготовку і непродуманий підбір учасників. Приблизно 25 % загальнозаводських нарад проводиться не за планом і без належної підготовки, до 20—30% учасників, запрошених на них, не мають безпосереднього стосунку до розглянутих питань. Відволікання значної кількості працівників від їхніх прямих обов’язків і невиправдані витрати часу на проведення нарад приводять до того, що прийняття рішень і обмін інформацією на цих нарадах коштують значно дорожче (іноді в 5—10 разів), ніж виконання такої ж роботи на підставі вивчення документів (З підручника).

Завдання 3. Прочитайте текст. Підготуйте усне повідомлення про те, як раціоналізувати витрати часу на проведення ділової наради.

Основними рекомендації щодо раціоналізації витрат часу на проведення ділової наради є такі:

– майте попередню думку з обговорюваного питання;

– починайте нараду в чітко призначений час, навіть якщо не всі з’явилися.

– якщо відсутні працівники, відповідальні за питання, що розглядаються, з’ясуйте причину відсутності і перенесіть нараду. Проведіть з ними відповідну бесіду. Якщо треба, накладіть стягнення;

– упевнено керуйте ходом наради;

– по-діловому, конкретно сформулюйте мету, запропонуйте регламент, визначте загальну тривалість наради;

– домагайтеся в ході обговорення діловитості, спрямовуйте суперечки в потрібне русло, стежте за регламентом;

– питання ставте перед усіма або конкретно запропонуйте висловитися працівнику, думка якого є важливою. Виступаючи, будьте зосереджені, враховуйте склад, рівень та інтереси присутніх, володійте собою;

– завершуючи нараду, підведіть підсумки. Доручіть підготовку рішення чи сформулюйте програму подальшої роботи над проблемою;

– забезпечте наявність стенограми чи протоколу магнітофонного запису. Робіть так, щоб у підлеглих залишилося враження дієвості та необхідності наради.