| №
| Реквізити
| Правила оформлення
|
|
| Державний герб
| Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації. Він зображується тільки у випадках, передбачених законодавством.
|
|
| Емблема організації
| За емблему як правило застосовують товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку. Розміщують на лівому полі документа нарівні назви організації чи на верхньому полі документа.
|
|
| Зображення нагород
| Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
|
|
| Код організації
| Розташовується у верхньому правому кутку
|
|
| Код форми документа
| Код за Загальноукраїнським класифікатором управлінської документації, повинен відповідати уніфікованій формі документа, що міститься в класифікаторах управлінської документації. Цей реквізит проставляється при складанні конкретного виду документа.
|
|
| Найменування міністерства чи відомства
| Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки
|
|
| Найменування організації
| Розташовується у верхньому лівому кутку
|
|
| Найменування структурного підрозділу
| Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.
|
|
| Довідкові дані про організацію
| Сюди входять: індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка в банку.
|
|
| Назва виду документа
| Розташовується зліва або посередині сторінки.
|
|
| Дата
| На бланках дату ставлять у верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складається не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (29 вересня 2004 р.), або цифровим – (29.09.2004)
|
|
| Вихідний №
(реєстраційний індекс) документа
| Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Для вихідних документів складається з декількох частин:
– індекс структурного підрозділу
– номер справи по номенклатурі, де буде зберігатися копія документа після його відправлення
– порядковий номер документа
|
|
| Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа
| Розташовується у верхній частині сторінки зліва.
Цей реквізит проставляється тільки на відповідних листах. Дата і номер для посилання переписуються з ініціативного листа. Оформляється у такий спосіб: на № 03-18/45 від 21.09.04.
|
|
| Місце складання чи видання
| Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
|
|
| Гриф обмеження доступу до документа
| Розташовується з правового боку під кодом форми документа.
Цей реквізит проставляється у випадку, якщо документ містить зведення обмеженого поширення, тобто секретну чи конфіденційну інформацію. У першому рядку цього реквізиту записується: «Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно». А у другому рядку цього реквізиту проставляється номер примірника та іноді адресат.
|
|
| Адресат
| Розташовується з правового боку у верхній частині сторінки. Цей реквізит складається з наступних елементів:
– найменування організації, підприємства (у наз. відм.);
– найменування структурного підрозділу (у наз. відм.);
– вказівка посади одержувача (у дав. відм.);
– прізвище та ініціали (у дав. відм.)
|
|
| Гриф затвердження
| Розташовують у правому верхньому куті документа. Гриф затвердження повинний складатися:
– зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ»,
– найменування посади особи, що затверджує документ,
– особистого підпису, її розшифровки,
– дати.
Якщо документ затверджується рішенням|розв'язанням,вирішенням,розв'язуванням|, наказом, протоколом, гриф затвердження|затвердження| складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви документа в називному відмінку, його дати і номери.
|
|
| Резолюція
| У резолюції фіксується вказівка керівника з приводу виконання документа. Вона пишеться від руки і проставляється у верхньому лівому куті. Якщо це місце зайнято, резолюцію проставляють на вільному місці лицьового боку сторінки або якщо немає вільного місця на додаткову листі формату А6.
Резолюція включає у собі:
– прізвище виконавця,
– зміст доручення,
– термін виконання.
– резолюція повинна бути підписана і датована
|
|
| Заголовок тексту
| Цей реквізит є обов’язковим для всіх документів. Короткий виклад змісту документа вказують у заголовку до тексту. Розміщується під назвою виду документа.
|
|
| Позначка про контроль
| Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють червоними чорнилами, постачається літерою ”К”, а також вказується дата.
|
|
| Текст
| Складається на державній мові і складається з таких елементів: вступ,
доказ, закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки.
|
|
| Відмітка про наявність додатка
| Якщо документ має додатки, які згадані в тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 10 стор. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, які не згадані в тексті, то їх потрібно перелічити з вказівкою кількості аркушів у кожнім додатку і кількості примірників
|
|
| Підпис
| Є обов’язковим реквізитом. До складу реквізиту належать:
– найменування посади особи, що підписує документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, і скорочене - на документі, оформленому на бланку з лівого боку),
– особистий підпис і її розшифровка (з правового боку).
|
|
| Гриф узгодження
| Зовнішнє узгодження оформляється грифом узгодження і має 2 варіанти:
Узгодження з конкретною посадовою особою
– складається зі слова «ПОГОДЖЕНО»,
– найменування посади особи, з яким узгоджується документ (включаючи найменування організації),
– особистого підпису, її розшифровки
– дати.
Узгодження з колегіальним органом оформляють за такою формою: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання профкому 10.04.90 N 25
Грифи узгодження розташовують нижче реквізиту «Підпис» чи на окремому листі узгодження.
|
|
| Віза
| Внутрішнє узгодження документа – це його візування. Віза – це підпис посадової особи на документі якій засвідчує її згоду зі змістом документа і складається з:
– особистого підпису особи, що візує;
– дати.
|
|
| Печатка
| Відбиток печатки варто проставляти таким чином, щоб він захоплював частини найменування посади особи, яка підписала документ. Розрізняють гербові печатки та печатки організацій.
|
|
| Відмітка про засвідчення копії
| При засвідченні копії документа нижче реквізиту «Підпис» проставляють завірчий напис «Вірно», найменування посади особи, яка завірила копію, його особистий підпис, її розшифровку, дату завірення.
|
|
| Відмітка про виконавця
| Є обов’язковим для всіх вихідних документів. Складається з:
– прізвища виконавця;
– номера його телефону
Вони проставляються у нижньому лівому куту зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.
|
|
| Відмітка про виконання документа і направлення його в справу
| Цей реквізит повинен містити:
– довідка про виконання,
– слова «До справи»;
– номер справи, у якому буде зберігатися документ.
– повинна бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа.
|
|
| Відмітка про перенесення даних на машинний носій
| Цей реквізит може включати ім’я диска, директорії і файлу, що містить документ та інші пошукові дані.
|
|
| Відмітка про надходження документа
| По можливості ставиться на першому листі, як правило, за допомогою штампу, має дату надходження документа, його вхідний реєстраційний номер
|
|
| Відмітка про реєстрацію НПА
| Зазначається лише на НПА, у верхньому правому куті.
|
3. Відповідь на останнє питання можна почати з того, що для виготовляння бланків організаційно‑розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, положень, протоколів, актів, листів тощо) слід використовувати аркуші паперу формату А4 (210 × 297 мм) та А5 (210 × 148 мм). Для оформлення документів у вигляді таблиць дозволяється використовувати бланки формату А3 (297 × 420 мм). Для оформлення резолюцій і доручень використовують бланки формату А6 (105 × 148 мм). Розмір полів у бланках має бути: ліве поле – 30 мм; праве поле – 10 мм; верхнє й нижнє поля – 20 мм.
Бланки документів виготовляють друкарським способом тільки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Залежно від характеру діяльності організації за рішенням її керівника бланки можуть виготовлятися й за допомогою офісної комп’ютерної техніки.
Бланки проектують відповідно до схем, установлених ДСТУ 4163–2003, в яких позначено фіксовані межі зон розташування реквізитів. Кожну зону призначено для розташування певних реквізитів. Реквізити розміщують у межах, зафіксованих у схемах, з допуском + 2 мм.
– загальний бланк організації для створення різних видів документів (без зазначення в бланку назви виду документа), окрім листа;
– бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), окрім листа.
На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурних підрозділів організації і (або) бланки посадових осіб у тому разі, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи в межах своїх повноважень, визначених у розпорядчих документах організації.
