Методичні рекомендації щодо підготовки до практичного заняття. 1.Вивчення матеріалу практичного заняття слід розпочати із з’ясування поняття довідково-інформаційних документів
1.Вивчення матеріалу практичного заняття слід розпочати із з’ясування поняття довідково-інформаційних документів. Зокрема студент має знати, що довідково-інформаційні документи є найменш регламентованими з-поміж усіх видів ділових паперів, характеризуються стилістичною різнобарвністю. Виокремлюють такі види довідково-інформаційних документів: довідка, доповідна та пояснювальна записка, запрошення, повідомлення, оголошення, протокол, витяг з протоколу, анотація, рецензія, відгук, службові листи, звіт, зведення, телеграма, телефонограма, радіограма, прес-реліз, стаття. Довідкою називається документ, який описує та підтверджує ті чи ті факти та події, зокрема юридичного та біографічного характеру. Часто довідки підтверджують обставини діяльності установ, організацій. На відміну від доповідної записки в довідці немає вимоги яких-небудь дій з боку керівництва. Довідки є службові, тобто містять інформацію про службові факти чи події, та особисті (біографічні), які укладаються з метою подання в різні установи для підтвердження того чи того факту. Наприклад, довідка, що підтверджує місце навчання чи роботи, обійману посаду, місце проживання, надає відомості про заробітну плату тощо. Види службових довідок: аналітична, звітна, інформаційна; зовнішня, внутрішня. 2. Важливо звернути увагу на те, що службові записки поділяються на пояснювальні та доповідні (службові). Реквізитами службових записок є такі: 1) адресат; 2) адресант; 3) назва виду документа; 4) заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни); 5) текст; 6) дата; 7) підпис. Пояснювальні записки складаються на вимогу керівника для письмового пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (порушення трудової дисципліни, невиконання обов’язків тощо). Пояснювальною запискою називають також вступ до якогось документа, наприклад, навчальної програми, плану, звіту. Доповідні записки поділяються на зовнішні та внутрішні. Укладаються з ініціативи автора або керівника. У них описується певний факт, повідомлення про виконання завдань, службових доручень, пропонуються заходи для кращого виконання завдань. Внутрішні доповідні записки оформлюють на звичайному аркуші паперу, зовнішні – на бланку. 3. Запрошення – документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа й оголошення про майбутню подію. Оформлюється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону. Запрошення є іменні (вони потребують пред’явлення документа, який засвідчує особу) та неіменні – офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт або вечір відпочинку. Реквізити: 1) назва виду документа; 2) звертання до адресата; 3) текст із зазначенням дати, часу, місця події, порядку денного, тематики події, прізвища доповідачів з кожного питання, прізвища й телефону відповідальної особи, маршруту проїзду; 4) підпис; 5) печатка (за потреби). Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановні, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживають формули ввічливості та подяки за увагу. 4. Оголошення – один з найбільш поширених довідково-інформаційних документів. Складається з метою подання потрібної інформації, що адресується колу зацікавлених осіб. Змістом оголошення може бути повідомлення про майбутню подію або про потребу в послугах, можливість їх надання. За формою оголошення поділяються на такі види: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. Оголошення про майбутню подію має такі реквізити: 1) назва виду документа; 2) текст, що містить дату, місце, організатора, зміст (порядок денний) події, коло запрошених осіб; 3) підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка подає оголошення).
|
