Методичні рекомендації щодо підготовки до практичного заняття. 1. Відповідаючи на перше питання плану слід підкреслити, що лист – узагальнена назва різних за змістом документів

1. Відповідаючи на перше питання плану слід підкреслити, що лист – узагальнена назва різних за змістом документів, засіб спілкування різних організацій, установ. Це найбільш поширений спосіб обміну інформацією, але водночас найскладніший, оскільки тексти листів майже не підлягають стандартизації. Листи становлять значну частину вхідних та вихідних документів і мають величезну кількість різновидів. Виокремлюють три види офіційного листування: дипломатичне (офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці), адміністративне (офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), їхніми структурними підрозділами), д ілове ( листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо).

Структура тексту листа: вступна частина (мотиви написання листа, посилання на події, факти, рішення вищих органів тощо); докази (обґрунтовується питання, викладене в листі); завершення (висновки, прохання, вимоги, пропозиції тощо).

2. Відповідь на це питання можна почати тезою, що класифікувати листи можна за різними ознаками залежно від призначення та змісту документів, їх важливості та терміновості, статусу автора та адресата, характеристиками матеріального носія та способу записування, особливостями обробки в системах діловодства.

Листи, як і будь-які інші документи, можна поділити на службові (офіційні) та особисті. Позначка «Особисто» на листах, що надсилаються на адресу організації, мають подвійне значення: 1) лист має суто особисте призначення, 2) у такий спосіб підкреслюється таємність, конфіденційність службової інформації.

Виокремлюють такі види службових листів:

1) вид зв’язку – діловий лист (надсилається поштою, факсом), телеграма, телекс, телефонограма, електронний лист;

2) територія – внутрішні, міжнародні;

3) місце в інформаційному обміні – ініціативні листи, листи-відповіді;

4) завершеність інформаційного обміну – листи, що потребують відповіді та листи, що не потребують відповіді;

5) рівень типізації – типові листи, листи в довільній формі;

6) композиція – прості, складні листи;

7) ставлення до дій партнерів – подяка, привітання, схвалення, вимога, побажання тощо;

8) точність та вичерпність інформації – запити, підтвердження, спростування тощо;

9) тематика – з питань матеріально-технічного обслуговування, фінансів, будівництва, транспорту, культурного обміну тощо;

10) ієрархія управління – листи вищих органів, підвідомчих організацій, сторонніх організацій;

11) правовий статус кореспондента – листи фізичним та юридичним особам, кільком організаціям, одній організації, структурному підрозділу, посадовій особі, листи від громадян, парламентські, депутатські запити;

12) кількість адресатів – лист на одну адресу, лист на декілька адрес;

13) кількість листів від одного автора – первинний, повторний лист;

14) наявність інформації про адресата – листи, що місять інформацію про автора, анонімні звернення.

3. Студенту необхідно знати, що реквізитами службових листів є: 1) державний герб України; 2) емблема організації; 3) зображення державних нагород; 4) код організації; 5) повна назва установи; 6) назва структурного підрозділу; 7) індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреси, номери телефону, факсу, електронної пошти, розрахункового рахунка; 8) дата; 9) адресат; 10) текст; 11) позначка про додатки; 12) підпис службової особи.

Поля залишають з обох боків: ліве – не менше 30мм, праве – не менше 8 мм, верхнє – 20мм, нижнє – 16-19мм. Нумерують сторінки, починаючи з другої. Текст друкується через 1,5 або 2 інтервали.

4. Лист-запрошення – один з найбільш поширених видів ділових поштових відправлень. Ділові контакти є необхідними, у зв’язку з цим запрошення надсилаються досить часто, причому як одному, так і багатьом юридичним або фізичним особам, що представляють ту чи ту організацію. За потреби надсилати листи-запрошення багатьом людям використовуються тексти-трафарети з вільними місцями для прізвища, імені та по батькові, іншої інформації. Дуже часто листи-запрошення мають виразно персональний характер, його адресують не абстрактній особі, а саме тій, ім’я якої стоїть у звертанні. Персонально адресоване запрошення потребує обов’язкової відповіді.

Типові мовні звороти, що використовуються в листах цього виду: чекаємо вас …; запрошуємо вас …; ми дуже хотіли б бачити вас серед (гостей, учасників)…; нам хотілося б, щоб Ви…; сподіваємось, що ви відвідаєте…; на знак своєї вдячності запрошуємо вас …; будемо раді бачити вас…; просимо не втратити нагоди й завітати до нас…; гадаємо, що ви не відмовитеся…; розраховуємо отримати вашу згоду на…; будемо дуже раді, якщо ви погодитеся…; запрошуємо вас узяти участь у…