Методы складского учета и хранения товаров

 

Для того чтобы обеспечить сохранность товаров, торго­вая фирма должна правильно организовать их складской учет.

Кроме того, неправильно организованный складской учет может вызвать разногласия бухгалтера с материально ответ­ственным лицом. Ведь в этом случае велика вероятность того, что работник склада допустит ошибку и данные складского учета не будут совпадать с данными бухгалтерского учета.

Учет товаров на предприятиях торговли организуется:

- в бухгалтерии - по материально ответственным ли­цам (бригадам) в стоимостном выражении;

- на складах - по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в товарных книгах, товарных карточ­ках.

На практике существует два основных метода складского учета и хранения товаров - сортовой и партионный. Орга­низация складского учета товаров зависит от выбранного торговым предприятием способа хранения товаров - парти­онного, партионно-сортового, сортового или по наименова­ниям. А от этого зависит порядок оформления складских документов.

Следует заметить, и при партионном, и при сортовом способе материально ответственные лица ведут учет това­ров в натуральном выражении. Делают они это на основа­нии приходных и расходных товарных документов.

При партионном способе складского учета каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее получен­ных товаров. На каждую партию выписывают партионную карту (унифицированная форма № МХ-10) в двух экземп­лярах. Один экземпляр остается на складе и служит реги­стром складского учета, а второй передают в бухгалтерию.

Одной партией допускается считать:

- товары одного наименования, поступившие одним ви­дом транспорта от одного поставщика;

- товары одного наименования, поступившие одновре­менно несколькими видами транспорта от одного по­ставщика.

По мере отпуска товаров в партионной карте отражают: дату отпуска, номер расходного товарного документа, наимено­вание получателя, вид транспорта, место отправления, на­именование, сорт и количество (массу) отпущенного товара.

После того как вся партия будет полностью израсходова­на (отгружена), заведующий складом и товаровед ставят в карте свои подписи. А затем ее передают в бухгалтерию для проверки.

Если при проверке выявится недостача товаров, то:

недостачу в пределах норм естественной убыли нужно списать на издержки обращения, а сверх норм - взыскать с материально ответственных лиц.

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», К-т сч. 41 «Товары» - отражена недостача товаров;

Д-т сч. 44 «Расходы на продажу» К-т сч. 94 «Недо­стачи и потери от порчи ценностей» - недостача товаров в пределах норм естественной убыли отнесена на издержки обращения;

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям», субсч. «Расчеты по возмещению материального ущер­ба», К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - недостача товаров сверх норм естественной убыли отне­сена на материально ответственных лиц.

Если товары учитываются по продажным ценам, то де­лают дополнительную сторнирующую запись:

Д-т сч. 41 «Товары», субсч. «Товары в розничной тор­говле», К-т сч. 42 «Торговая наценка» - торговая нацен­ка, относящаяся к недостающим товарам.

Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют с отнесением на вне­реализационные доходы, а в учете сделать проводку:

Д-т сч. 41 «Товары», субсч. «Товары в розничной тор­говле», К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» - излиш­ки товаров включены в состав прочих доходов.

При учете по продажным ценам дополнительная провод­ка выглядит так:

Д-т сч. 41 «Товары», субсч. «Товары в розничной тор­говле», К-т сч. 42 «Торговая наценка» - торговая нацен­ка, относящаяся к излишним товарам.

По окончании месяца остатки товаров в натуральном выражении из регистров складского учета заносятся мате­риально ответственными лицами в «Ведомость учета ос­татков товарно-материальных ценностей в местах хра­нения» (формы № МХ-19). Ведомости заводятся на год по каждому материально ответственному лицу. Путем подсче­тов исчисляется общая стоимость товаров по ведомости уче­та, которая сверяется с данными синтетического учета по счету 41, субсчет «Товары на складах». Ведомость подписывают работник бухгалтерии и матери­ально ответственное лицо.

При сортовом способе товары хранятся на складе по сортам (наименованиям). Каждая вновь поступающая партия присоединяется к имеющимся товарам того же наименова­ния и сорта. Материально ответственные работники ведут складской учет в «Журнале учета движения товаров на складе» (форма № ТОРГ-18) и в «Карточке количественно-суммового учета» (формы № ТОРГ-28).

Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При компьютерной обработке приходных и расходных документов возможен вариант получения формы журнала в виде отдельной ведо­мости на бумажных и машинных носителях информации.

На каждое наименование (сорт) товара заводят отдель­ный журнал. В зависимости от количества приходных и расходных документов на этот товар журнал может состо­ять из одной или нескольких страниц.

Журнал открывается на один год. В начале года, перед тем как внести записи в журнал, в нем отражают остатки товаров на складе по состоянию на 1 января текущего года.

Записи в журнале делают на основании каждого приходно­го и расходного документа и только по количеству товара без указания его цены. После каждой записи выводят оста­ток в натуральном выражении.

«Карточка количественно-суммового учета» ведется материально ответственным лицом на каждое наименование и сорт товара. Записи в карточке производятся в количе­ственном и суммовом выражении на основании первичных приходных и расходных документов, которые материально ответственное лицо сдает в бухгалтерию с товарным отчетом.

Если количественно-суммовой учет применяется в орга­низации розничной торговли, ведущей учет товаров по про­дажным (розничным) ценам, то на однородные товары с одинаковыми розничными ценами открывается одна кар­точка. Следует обратить внимание, что в графе «Дата со­ставления» указывается дата последней записи в карточке.

Торговая организация разрабатывает порядок движения товарных запасов и учета товаров в зависимости от размера и типа торгового предприятия. Этот порядок закрепляется в распорядительных документах организации, в том числе в учетной политике, правилах документооборота. При этом необходимо выбрать:

вид учета товарных запасов: суммовой или количе­ственно-суммовой;

способ продвижения товара от поступления в торго­вое предприятие до продажи населению.

Если товары учитываются торговой организацией по про­дажным ценам, то применяется так называемый стоимост­ный (суммовой) или сальдовый метод учета товаров. Если товары в торговых организациях учитываются по покуп­ным ценам, то, как правило, ведется количественно-сум­мовой учет товаров.

Часто для оптовых организаций применяется следующая схема учета товаров:

материально ответственное лицо ведет «Журнал уче­та товаров на складе» (ТОРГ-18);

бухгалтер присваивает каждому наименованию посту­пившего товара номенклатурный номер и открывает на каждый поступивший товар карточку количествен­но-суммового учета (ТОРГ-28). Эта карточка переда­ется материально ответственному лицу. Материально ответственное лицо производит в карточке записи по приходу и расходу товара. Если в организацию посту­пает новый товар с тем же наименованием и по той же покупной цене, то новая карточка не открывается, а записи производятся в прежней карточке;

в сроки, установленные руководителем и главным бух­галтером организации, материально ответственное лицо сдает бухгалтеру сопроводительный реестр сдачи до­кументов (ТОРГ-31), к которому прилагает приход­ные и расходные документы. Если со склада отпуска­ется товар в мелкорозничную торговую сеть, то в ре­естр необходимо включить расходно-приходную на­кладную;

бухгалтер обрабатывает поступившие документы (де­лает по ним бухгалтерские проводки) и выводит то­варный остаток на балансовом счете 41 «Товары» по каждому месту хранения товаров и материально от­ветственному лицу;

5) ежемесячно бухгалтер проводит сверку товарных ос­татков, которые числятся в карточках количествен­но-суммового учета (ТОРГ-28), с товарным остатком в балансе.

Возможны такие варианты продвижения товара от по­ступления в торговое предприятие до продажи населению:

А) товар от поставщика поступает на центральный склад магазина под отчет заведующего складом. Зав. складом по накладным на внутреннее перемещение отпускает товар в отделы магазина. В отделах товар принимает материально ответственное лицо, назначенное прика­зом руководителя организации. Это может быть за­вотделом, старший продавец или продавец. При та­кой системе движения товаров товарные отчеты со­ставляют и завскладом, и материально ответственные лица отделов магазина. Эти отчеты сдаются директо­ру магазина, который проверяет их, подписывает и передает в бухгалтерию;

Б) товар от поставщика поступает на склад магазина под отчет замдиректора или директора магазина (зависит от размеров торгового предприятия). Со склада товар по заборным листам передается в отделы магазина. Товарный отчет составляется в целом по магазину ди­ректором или заместителем директора;

В) товар от поставщика поступает непосредственно в от­дел магазина под отчет завотделом или другого лица, назначенного приказом директора организации. То­варные отчеты составляет каждый отдел и сдает ди­ректору магазина. Директор проверяет эти товарные отчеты, подписывает и передает их в бухгалтерию.