Контроль исполнения. 1. Кадровая служба может из канцелярии получить документ на исполнение с отметкой «К» или «Контроль» - это значит документ требует особого внимания

1. Кадровая служба может из канцелярии получить документ на исполнение с отметкой «К» или «Контроль» - это значит документ требует особого внимания.
Необходимо сразу определить срок исполнения (типовой или индивидуальный)

2. Кадровая служба может поставить документ на контроль самостоятельно (если документ регистрируется в кадровой службе). Ставит на контроль Начальник кадровой службы.
С контроля снимается документ после исполнения и дачи ответа начальником кадровой службы (тем, кто поставил на контроль).

3. Проверка хода исполнения:
- задания нескольких лет – ежегодно (1 раз в месяц, 1 раз в квартал, 1 раз в полгода);
- задания последующих месяцев текущего года – 1 раз в месяц;
- задания текущего месяца – каждые 10 дней, за 5 дней до исполнения срока, за 3 дня и накануне

4. Для совершенствования документооборота кадровой службы на предприятиях необходимо вести «График документооборота кадровой службы», который составляется кадровой службой, утверждается руководителем организации. Использование Графика документооброта облегчает работу с кадровой документацией.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 33 (8 часов)

Составить и оформить график документооборота отдела кадров предприятия

Работа № 65 в Рабочих тетрадях

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Какова периодичность хода исполнения документов: задания на несколько лет; на несколько месяцев; на месяц?

2. Для чего необходим График документооборота?

3. Какие сведения о работе с документом отражены в графике документооборота?

4. Какие документы регистрируются только в отделе кадров?

5. Почему приказы по отпускам и командировкам регистрируются отдельно от приказов по движению кадров?

6. При каком объеме документооборота можно использовать журнальную форму регистрации?

7. В чем заключается особенность обработки исходящих и внутренних документов кадровой службы?

8. В течение какого срока выдаются копии документов, связанных с работой у данного работодателя?

9. На основании какого документа выдаются эти копии?

10. Для чего на некоторых кадровых документах проставляется печать кадровой службы?

11. Каковы требования к копиям, выдаваемым кадровой службой?

12. Как входящие документы попадают в кадровую службу?

13. Где регистрируются исходящие документы, подготовленные кадровой службой?

14. Где регистрируются внутренние документы кадровой службы?

ЛИТЕРАТУРА ПО ТЕМЕ:

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – С. 131-137

2. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для средн. Проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия». - 2003. –С. 66-78

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ (10 часов)

Номенклатура дел (6 часов)

общее понятие и значение номенклатуры дел. Нормативная база. Виды номенклатур: типовая, примерная, индивидуальная, их характеристика. Сводная номенклатура дел: структура и индексация разделов. Работа с номенклатурой: составление, количество экземпляров, оформление; специалисты, принимающие участие в составлении номенклатуры и их обязанности. Сроки хранения документов: определение сроков хранения. Составление итоговой записи. Конкретизация заголовков дел, включенных в номенклатуру: структура заголовка к делам с различными видами документов, общие требования к заголовкам.