Заголовок дела должен быть кратким, четким, предельно точным, так как именно по заголовку идет поиск документа, поэтому:
1. Начинается заголовок дела с указания рода документа:
ДОКУМЕНТЫ – если в деле объединены различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства ИЛИ
- документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу
В конце такого заголовка перечисляются основные виды документов (в скобках)
Например: Документы о строительстве спортивного зала (сметы расходов, планы работ, докладные записки, акты приемки работ, переписка)
ДЕЛО – употребляется в заголовках судебных, следственных, персональных, арбитражных и др. дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу
Например: Личное дело Петрова Петра Петровича
или Дело о поджоге склада в п. Иванихино Петровского района
ПЕРЕПИСКА - в заголовке такого дела уточняется
- с кем ведется переписка
- по каким вопросам
- если с одним корреспондентом, то дается его конкретное название
Например: Переписка с Росархивом о распределении молодых специалистов
- если переписка с несколькими однородными корреспондентами, то в заголовке они указываются обобщенно
Например: Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке использованной тары
- если переписка с разнородными организациями, в заголовке дела указывается только вопрос
Например: Переписка об организации факультета повышения квалификации при институте
- если группировка в дело ведется по географическому признаку, то есть переписка с предприятиями находящимися на определенной территории (крае, области, районе), то в заголовок выносится этот район
Например: Переписка со школами Зареченского района об участии в дне открытых дверей
2. Заголовок может начинаться и с вида документа:
ОТЧЕТЫ ИЛИ ПЛАНЫ – обязательно включает указание на периодичность и характер документов
Например: Месячные отчеты об отгрузке товаров ИЛИ
Отчеты по учебной работе кафедр факультета за I семестр
- если группировка в дело проводится по географическому признаку, то в заголовок выносится этот район
Например: Годовые отчеты леспромхозов Кировской области
- если в деле содержатся статистические отчеты, то в заголовке указывается название форм, их номер и условное обозначение
Например: Годовые статистические отчеты о возрастном составе учащихся института по форме 2-СТ
ПРИКАЗЫ ИЛИ ПРОТОКОЛЫ - в заголовок дела после указания вида документа указывается автор и год, а также номера с № по №
Например: Приказы директора банка по личному составу за 1995 год с № 1 по № 124 ИЛИ
Протоколы педагогического совета за 1995 год с № 1 по № 15
3. В номенклатуре не должно быть общих заголовков типа «Разные документы» или «Дела с отчетностью» или «Разная переписка»
Практическая работа № 34 (2 часа) № 35 (4 часа)
Выполняем работу № 66 и 67 в РТД
| Заголовок
| Допущенная ошибка
| Правильная формулировка
|
| Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., 1994
| М. 1999 – не нужно
| Типовая инструкция по делопроизводству в ведомствах РФ
|
| Общая переписка о поставке товаров с разными фирмами области
| Общая и разная – нельзя. Следует указать конкретно
| Переписка о поставке товаров с предприятиями Пермской обл.
|
| Разные материалы о проведении выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
| Вместо разные материалы - Документы
| Документы о проведении выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
|
| Переписка с предприятиями области об организации выставок
| Нет уточнения области
| Переписка с предприятиями Пермской области об организации выставок
|
| Дело о строительстве нового выставочного зала (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)
| Вместо дело, следует писать Документы
| Документы о строительстве нового выставочного зала (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приемки работ, переписка)
|
| Документы на Иванова Ивана Петровича
| Вместо документы следует писать – Дело
| Дело на Иванова Ивана Ивановича
|
| Материалы к протоколам заседания трудового коллектива за текущий год (справки, докладные записки, проекты решений)
| Вместо материалы следует писать – Документы и указать конкретно год
| Документы к протоколам заседания трудового коллектива за 2001 год (справки, докладные записки, проекты решений)
|
| Отчеты об отгрузке товаров
| Не указан период и форма отчета, не указан год
| Месячные отчеты об отгрузке за I квартал 2001 года
|
| Приказы директора ТОО «Маяк» по основной деятельности
| Не указан год
| Приказы директора ТОО «Маяк» по основной деятельности за 2001 год
|
| Приказы директора ТОО «Маяк» по личному составу и по основной деятельности за 2001 год
| Приказы имеют разные сроки хранения, поэтому хранятся в разных делах
| Приказы директор ТОО «Маяк» по личному составу за 2001 год
Приказы директора ТОО «Маяк» по основной деятельности за 2001 год
|
| Личные дела уволенных работников (с карточками формы Т-2)
| Личные дела и карточки форма Т-2 хранят раздельно
| Личные дела уволенных работников
Личные карточки формы Т-2 уволенных работников
|
| Акты ревизии кассы (оригинал и 1-й экз. Копий)
| В одно дело не могут поместить копии и оригиналы документов; следует указать год
| Акты ревизий кассы за 2001 год
|
| Приказы директора ТОО «Маяк» по личному составу за 1998 год (по отпускам, командировкам, приему, увольнении и переводу работников)
| В одно дело не помещают приказы по отпускам и командировкам и по движению кадров, так как разные сроки хранения
| Приказы директора ТОО «Маяк» по отпускам и командировкам за 2001 год
Приказы директора ТОО «Маяк» по личному составу (прием, перевод, увольнение) за 2001 год
|
| Общая переписка, в том числе обращения граждан (заявления, предложения, жалобы)
за 2001 год
| В заголовке не может стоять слово Общая;
Обращения граждан хранятся отдельно
Не указан корреспондент
| Переписка с предприятиями Пермской области о строительстве гаража за 2001 год
Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы)
за 2001 год
|
ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ
1. Что происходит с документами после окончания их исполнения?
2. Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?
3. Что представляет собой номенклатура дел. Как она оформляется?
4. Кто принимает участие в разработке индивидуальной номенклатуры и какова в ней роль делопроизводителя?
5. Назовите виды номенклатур дел
6. Как формируется индекс дела по номенклатуре?
7. На основании чего происходит определение сроков хранения документов?
8. Что представляет собой итоговая запись к номенклатуре дел и по какой форме она составляется?
- В каком случае в заголовке дела может стоять «документы»?
- В каком случае в заголовке дела указывается «дело»?
- Как формируется заголовок дела с корреспонденцией?
- Каковы особенности формирования заголовка дела с отчетами и планами?
- Каковы особенности формирования заголовка с распорядительной документацией
ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ
- Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский дом «Академия», 2005 – С. 139-147
2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002 – С. 283-294
3. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учеб. Пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2000. – С. 131-138
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М:Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – С. 246-249
5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – С. 144-152
6. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С. 280-287
7. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для средн. Проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия». – 2003. С. 78-79
