Цель организации контроля исполнения: обеспечение своевременного и качественного исполнения документа.
1. Виды контроля
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса, то есть КАЧЕСТВЕННЫЙ – отвечает руководитель
Контроль сроков исполнения, то есть СРОКОВЫЙ – отвечает секретарь, он включает:
- постановку документа на контроль – проставление отметки о контроле и отметка в регистрационных формах
- проверку своевременного доведения документа до исполнителя – роспись исполнителя в регистрационных формах
- проверку и регулирование хода исполнения – предупредительный и текущий контроль
- учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя – составление аналитических справок для руководителя
Текущий контроль:
- Придя на работу, секретарь проверяет, будут ли исполнены все задания на сегодня по сроковой картотеке (по телефону и лично)
- Если срок исполнения срывается, то об этом докладывают руководителю, который изменяет срок исполнения
Предупредительный контроль:
- Секретарь вытаскивает карточки, срок исполнения которых истекает через 3 дня и предупреждает исполнителя об истечении срока
2. Сроки исполнения
- исчисляются в календарных днях
- индивидуальные – устанавливаются руководством:
- в документах, поступающих из вышестоящих организаций – сроки указываются в документах
- в распорядительных документах, решениях коллегиальных органов – срок указывается по конкретному пункту
- на документах рассмотренных руководителем – сроки проставляются в резолюции
- типовые - для повторяющихся вопросов устанавливаются законодательством и меняться не могут
Раздаточный материал: Перечень типовых сроков исполнения
| Количество дней
| Наименование документов
|
| 1 день
| v Запросы депутатов, если не нужна дополнительная проверка
v Телеграммы, факсы, телефонограммы, требующие срочного решения
|
| 3 дня
| v Заявка покупателя (после получения заявки)
v Дополнительное соглашение
|
| 5 дней
| v Жалобы на финансовые органы и налоговую полицию
v Запросы депутатов, если требуется проверка
v Телеграммы, факсы, телефонограммы не требующие срочного решения
|
| 10 дней
| v Акт о наличии недостатков не позднее 10 дней со дня получения продукции
v Письменные консультации
v Протокол разногласий (составление и написание)
v Входящие документы, если в резолюции не указан другой срок
v Отзыв на проект документа
v Решения, постановления коллегиального органа
v Договор на поставку (подписание и возврат)
v Письма органов контроля власти
v Ответ на предложение о заключении договора
v Письма учреждений, если срок не указан в документе
v Заказ на продукцию (подписан и представлен) по получении извещения
|
| 15 дней
| v Заявления, жалобы, предложения граждан, не требующие дополнительной проверки, если требуется проверка – то до 1 месяца
v Отчет бухгалтерский и годовой баланс
|
| 20 дней
| v Долгосрочный договор на поставку (подписание и возврат)
v Протокол разногласий (рассмотрение)
|
| 45 дней
| v Акт приемки (подписание) с момента отправки продукции
|
Особое внимание обратите на сроки исполнения обращений граждан.
3. Когда документ исполнен
- на оборотной стороне карточки (в журнале) делается отметка об исполнении, указывается как решен вопрос, за каким № и когда отправлен документ (ответ)
- карточка переставляется в справочную картотеку
4. Виды картотек
Сроковая:
32 отделения: 31 – по числам месяца; 32–й – срок исполнения, которых переходит на следующий месяц; 0 – срок просрочен
Справочная:
разделы - по направлению деятельности (внутри разделов по Фамилии авторов или по вопросам
5. Хранение карточек
- в течение года у секретаря
- в течение 3 лет – в архиве
6. Ежемесячно составляются аналитические справки
- сколько документов было взято на контроль
- сколько не выполнено в срок, из них по уважительной причине
Раздаточный материал: Примерная форма сводки
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Цель информационно-справочной работы заключается в том, чтобы секретарь в любой момент могла ответить:
- у кого, где и на какой стадии находится решение любого вопроса
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу
1. Если запрос пришел в то время, пока вопрос решается (на контроле), то быстро найти ответ на запрос можно по сроковой картотеке
2. Если запрос пришел после решения вопроса (исполнения), то ответ на запрос можно найти в справочной картотеке, поэтому
после решения вопроса карточка из сроковой картотеки не выбрасывается, а используется для справочной картотеки по другому признаку (она и более полная)
Если контроль ведется на ПК, то есть специальная программа, в этом случае заполняется только 1 карточка и вносится в базу данных.
ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.[302]
Величина документооборота нужна для:
ü расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
ü расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
ü определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.[303]
1 способ расчета документооборота:
| Числитель дроби
| Количество полученных и подготовленных подлинников документов
|
| Знаменатель дроби
| Количество изготовленных копий
|
Например: издан приказ, который размножен в 10 экз. И передан на исполнение 10-ти исполнителям; составлен и оформлен протокол заседания аттестационной комиссии и размножен в 2 экз.
Значит vд = 
+ 
= 
= 14
2 способ расчета документооборота:
Складывается количество подлинников и количество копий.
Например: издан приказ, который размножен в 10 экз. И передан на исполнение 10-ти исполнителям.
Значит vд = 1 + 10 = 11
Если объем документооборота большой, то удобнее считать 1-м способом, если небольшой – рациональнее 2-й способ.
Объем документооборота подсчитывается ежедневно и вносится в сводку, где документы разбиты на 3 потока (входящие, исходящие и внутренние) и по видам документов (приказы, протоколы, письма и пр.) Или по исполнителям или по структурным подразделениям. Это решает сама организация.
ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ
1. Назовите виды контроля и содержание каждого вида контроля
2. Раскройте содержание «предупредительного» и «текущего» контроля?
3. Какие сроки исполнения существуют и где они могут быть проставлены?
4. Назовите виды картотек и по какому принципу в них располагаются карточки?
5. Раскройте понятие «объем документооборота» и способы его подсчета.
