УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

УЧЕТНЫЕ ФОРМЫ

1. Приходно-расходная книга по учету бланков ТК и Вкладышей к ним
- ведет бухгалтерия и хранит в сейфе
- ежемесячно или по мере необходимости работник ОК пишет заявку на получение n-количества бланков
- получает в бухгалтерии бланки на подотчет
- в конце месяца отчитывается о расходе бланков
с приложением приходных ордеров за получение денег за бланки с работника[298]
и расходного ордера сдачи в кассу предприятия этой суммы
- если бланк испорчен при заполнении или вследствие небрежного хранения, стихийного бедствия или другие причины[299]
составляется акт на списание испорченного бланка или ТК (Вкладыша)
и сдается вместе с испорченным бланком в бухгалтерию

Книга учета движения ТК и Вкладышей к ним:
- ведет ОК
- при увольнении работник расписывается в получении ТК в книге учета и в карточке формы Т-2
Обе книги прошнурованы и пронумерованы, скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

ХРАНЕНИЕ ТК

1. Хранятся в сейфах или запирающихся шкафах

2. Отдельно от другой документации по личному составу

3. В течение всего времени, сколько работник работает на данном предприятии
Если при увольнении ТК не получена,

4. В течение 2 лет хранится в ОК - отдельно от остальных ТК

5. Затем в архиве предприятия еще 50 лет

6. По истечении этого срока – уничтожаются (по акту списания и уничтожения)

7. На руки ТК не выдается работнику в течение его работы на предприятии. При необходимости делается копия или выписка из ТК

8. По мере необходимости НО НЕ РЕЖЕ 1 раза в год работника знакомят с записями в ТК. После каждого ознакомления работник ставит подпись в карточке формы Т2

ВЫДАЧА ТК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

1. Выдается в день увольнения с внесенной записью и полностью оформленной (печати, подписи и пр.)

2. Если выдача ТК задержана по вине Администрации предприятия – за весь срок задержки работнику выплачивается средний заработок. Днем увольнения считается день выдачи ТК на руки. О новом дне увольнения пишется новый приказ и вносится новая запись об увольнении (внесение изменений в записи), старая считается недействительной

3. Если работника нет на предприятии в день увольнения – ему посылается письменное уведомление (заказным письмом) в этот же день.

4. Если работник не приходит за трудовой, а просит выслать на его адрес. Высылаем только при наличии письменного заявления, заказным письмом

5. Если работник умер ТК выдается на руки его близким родственникам на тех же условиях. В самой ТК делается запись Работа прекращена в связи со смертью, делается ссылка на № и дату приказа, заверяется подписью и печатью.

Работа № 55 в РТД

вопросы для контроля

1. Каковы правила хранения трудовых книжек?

2. Какие книги учета должны быть на предприятии и где они хранятся?

3. Каковы сроки хранения неполученных трудовых книжек?

4. Каковы сроки выдачи трудовой книжки при увольнении?

5. Как Вы поступите, если в день увольнения Работник отсутствует на работе?

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ:

1. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для средн. Проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия». - 2003. С. – 51-59

2. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С. 153-155

3. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – С. 135; 136-137

 

 

Личные дела работников (8 часов):

Состав документов личного дела, порядок расположения документов в личном деле. Оформление и пополнение личного дела. Личный листок по учету кадров (ЛЛУК) – основа личного дела работника: особенности заполнения. Дополнение к ЛЛУК, назначение, заполнение и дополнение. Хранение личных дел работающих и уволенных работников. Требования к оформлению документов, помещенных в личное дело. Лист-заверитель дела. Учет личных дел. Учетные формы. Выдача личных дел во временное пользование. Изъятие документов личного дела. Проверка личных дел. Хранение и ответственность за сохранность документов.

Тема 4.5. Личные дела сотрудников